王继红

【摘要】中小学档案管理工作可以记录学生的学习经历和实践经历等多方面的内容，是评估学生发展前景的依据，因此，档案管理工作的重要性日益凸显。但是，现阶段我国中小学档案管理人员的素质水平欠佳，难以保障中小学档案管理工作的效率和水平。本文阐述了中小学档案的定义、档案管理人员的基本素质要求、新时期档案管理人员素质现状以及提升档案管理人员整体素质的有效途径，希望能为中小学档案管理工作质量的提升提供参考。

【关键词】中小学  档案管理  人员素质  提升措施

【中图分类号】G271.6   【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2021）06-0189-02

中小学档案管理人员的素质高低能够影响档案工作的顺利开展。新时期，中小学档案管理人员存在缺乏服务意识以及创新意识等问题，并且档案人员流动频繁，队伍结构不稳定。档案管理人员应该根据档案管理人员的基本素质要求，不断提升自身的服务意识、创新意识、保密意识等，不断增强自身的专业素养和道德素质，认真对待自己的工作，为学校的发展贡献自己的力量。

一、中小学生档案定义

凭借文字、声音、图像等为载体记录个人、组织以及机关在社会活动中的经历，将这些文件存储起来以备查考，便形成了档案。中小学生档案主要针对中小学生，记录其初中阶段和小学阶段的成长经历和学习经历等，通过对中小学生档案的查询，可以了解学生过去的发展状况并为中小学生今后的发展提供参考。

二、档案管理人员的基本素质要求

（一）要树立起集服务意识、安全意识和创新意识三种意识为一体的机制

随着社会的发展，档案的建立、保存和管理工作的重要意义日益凸显。传统的档案管理主要侧重于档案的保存，这种模式已经落后于时代发展的潮流。当今档案管理要求相关管理人员具备服务意识、创新意识以及安全意识，把握社会动态以及发展趋势，及时掌握档案管理的新理念、新方法等，充分发挥出档案管理的作用，不断提升档案管理工作的有效性和先进性，造福广大人民群众[1]。现阶段，中小学生档案的应用范围逐渐扩大，学生升学考试以及档案转存都离不开档案管理工作，档案也是对学生发展趋势评估的重要参考依据。所以，档案管理工作具有十分重要的意义，档案管理人员应该提升自身的责任意识，不断改革创新，根据社会需求不断调整档案管理工作的不足之处，研究和探讨档案管理工作中存在的难点，提升档案管理工作的效率和质量。

（二）要打造出操作能力、管理能力以及学习能力的三种能力的培养

档案管理工作的开展需要相关工作人员具备一定的专业素养，重视自身学习能力、操作能力以及管理能力的提升，确保档案整理、档案保护以及档案录入工作的顺利开展。与此同时，为了档案管理工作开展的规范化和有序性，档案管理人员还需具备足够的耐心，以最佳的工作状态和最细致的服务完成自身工作，体现自身价值。其次，综合管理能力也是当今时代下对档案管理人员要求之一，只有具备良好的综合管理能力，才能确保档案管理程序的良好衔接。一名合格的档案管理人员还需要具备自我提升意识，依托自身的学习能力，将新的活力融入到中小学生档案管理工作中，满足时代发展对档案管理工作提出的要求。

三、新形势下档案管理人员素质现状

（一）档案管理人员缺乏服务意识

目前，中小学生档案管理人员在服务意识方面比较欠缺。档案管理人员对自身工作理解有一定的偏差，很多人仅仅局限在做好物品保管工作，服务开发意识落后，不仅造成了人力、物力以及财力资源的浪费，还给中小学档案管理工作作用的发挥造成了阻碍。档案管理人员应该将新兴的科学技术与档案管理工作充分结合起来，让中小学档案管理工作的效率和效益都得到提升，打造更高层次的档案信息归档，满足现代经济爆发式增长带来的档案管理需求。

（二）档案人员流动频繁，队伍结构不稳定

中小学档案管理工作人员很少接受过专业培训，专业人才数目较少，且有很多工作人员的工作類型为兼职，没有充足的时间进行档案专业知识和档案管理方法的学习，缺乏档案意识。与此同时，由于中小学档案管理工作的待遇一般，导致了工作人员缺乏奉献精神和责任感，在日常工作中常出现偷懒的现象，且在转交档案工作时常会造成档案收集难度增加，导致了档案管理、分类混乱的问题。其次，与招生就业处、教务处以及学生处相比，中小学档案管理工作的待遇相对不高，档案管理人员认识不到自己的职业价值，看不到自己的发展前途，档案管理人员不忠于职守的现象严重，且他们倾向于调到其他部门发展，档案管理部门的人员流动频繁[2]。

（三）档案管理工作人员缺乏创新意识

档案管理人员缺乏创新意识，管理方式和管理理念较为传统、陈旧，导致中小学档案管理工作效率低下。由于学校的领导还未认识到档案管理工作的重要性，很少会给工作人员学习交流的机会，档案管理方法难以实现及时更新，档案管理效率严重不足。与此同时，档案管理人员采用的管理手段普遍为手工检索，且工作人员难以实现计算机技术与档案管理工作的融合，不能熟练掌握计算机操作技能。中小学档案管理工作的可持续发展需要转变工作人员固步自封、不思进取的状态，培养工作人员的创新意识。

四、提高档案管理人员整体素质的对策

（一）加强档案管理人员的职业道德教育

现阶段，中小学档案管理工作的首要任务应该集中在档案管理人员的职业道德教育的加强上，从而推动档案工作的稳步发展。中小学校应该在日常的工作过程中通过讲座等形式潜移默化地影响档案管理人员的职业道德素养，帮助档案管理人员认识到自身工作的作用、地位和性质，激励他们以最佳的状态迎接每天的档案工作，提升他们的责任心和事业心。这样才能为实现档案管理工作效率的提升以及工作人员无私奉献精神的形成奠定基础，引导他们树立为师生、为教学服务的思想。

（二）建立培训机制，提高档案管理人员的业务素质

为了提升档案管理工作人员的业务素质，中小学应该积极建立健全培训机制。首先，培训的内容需要具有针对性，通过综合考虑实际的工作情况来决定培训内容，例如為了不断适应新时期档案管理工作的需求，工作人员应该在学习专业理论知识的同时，掌握计算机的基础理论和技能，重视网络知识教育培训，实现档案管理工作的与时俱进的目标[3]。通过定期的教育培训工作，实现档案管理工作人员的档案意识、认知结构以及档案技术能力等的全面提升。培训工作的成效还需要依赖于一定的考核制度，只有考核合格的档案管理人员才能上岗，并将考核成绩记入年终考评。

（三）加强专业人才的引进与培养，稳定档案管理人员队伍

中小学档案管理工作人员需要注入新的活力，中小学应该积极投入成本进行专业人才引进工作，打造一支专业性强的团队。首先，中小学领导应该意识到档案管理工作的潜在意义，在思想和行动上支持档案管理工作的改革和创新，积极引进高层次、高水平档案管理人才以及信息技术人才，让档案人员的平均学历得到提升，实现档案管理队伍的知识结构的完善，保障中小学档案管理人员的综合素质[4]。与此同时，针对高层次的专业型档案管理人才，中小学相关部门应该提升其福利待遇，避免出现人才流失的问题，留住人才，改善人员流动频繁的问题，保持人才队伍的稳定状态。

（四）档案管理人员需要积极开拓创新

新时期，只有具备创新意识的档案管理人员才能真正实现档案管理工作的实质性发展和进步，满足人们和社会对档案管理工作的需求。档案管理工作人员自身应该转变固步自封的心态，努力实现封闭管理型的档案管理方式到开放服务型的档案管理方式的转变，弥补传统落后的工作方式的弊端。工作人员还需要树立终身学习的观念，及时更新知识结构，不断拓展在档案管理领域的知识储备，深入研究新时期档案工作中出现的新问题、新特点，适应时代发展，积极迎接挑战。与此同时，中小学档案管理工作人员还需要努力学习计算机知识，将档案管理工作与网络技术融合，改变传统人工操作效率低下的问题，或者通过创新和摸索，寻找促进档案管理操作便捷性提升的技术，不断完善自己，提升自己处理和解决问题的能力，转变思考方式，更新自己的原始的思维模式[5]。

（五）营造竞争氛围，建立激励体系

在中小学档案管理工作中，良好的竞争氛围可以推动档案管理工作水平的提升，并促进工作人员整体素质的提升。首先，学校相关部门应该提升档案管理工作的地位，树立“档案管理工作也是创造效益的重要方式”的理念，转变人们对档案管理工作的误解[6]。其次，相关部门应该努力营造“激励、竞争”型的文化氛围，在思想上引导档案管理人员的行为。与此同时，激励机制的建立也是提升中小学档案管理人员素质的重要途径，通过适当的奖励和惩罚手段来给他们压力和动力，通过定期考核档案管理人员的实际操作业务技能，考核结果不好的员工其薪资水平也要受到影响。

（六）提高档案管理人员的待遇及职业道德修养

档案管理人员需要具备良好的职业道德修养，增强他们的保密意识、合作意识和责任心。因此，可以通过培养方案管理人员的实际动手操作能力以及文化知识学习能力来提升档案管理工作的整体水平，鼓励工作人员通过积极向上的心态投入到档案管理工作中，积极开拓进取、创新取得成效，成为一个能够实现自身职业价值的有用之才[7]。与此同时，为了激发档案管理工作人员的工作热情，相关部门应该为他们打造更加人性化的服务机制，提升他们的福利待遇，鼓励他们创造更多的经济效益和社会效益。在中小学档案管理工作人员处于职业生涯的倦怠期时，学校的鼓励措施可以帮助他们面对困境，调整好自己心态。此外，良好的福利待遇可以留住专业型人才，推动档案管理工作高效有序地进行[8]。

五、结语

综上所述，新时期给中小学档案管理工作带来了机遇和挑战。为了适应时代发展的潮流，相关工作人员的素质提升可以从职业道德教育的加强、竞争氛围的营造、激励机制的建立、创新意识的培养、专业人才的引进培训机制的建立等多方面着手，帮助档案管理人员真正认识到自身工作的重要意义，不断提升中小学档案管理人员的专业素质和道德素养，打造一支优秀的人才队伍，为中小学档案管理工作水平的提升奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]房祥伟.教育类档案管理工作存在的问题及应对措施[J].传媒论坛，2020，3（13）：113-114.

[2]邱明磊.互联网背景下中学档案管理人员素质培养策略研究[J].办公室业务，2020（9）：145-146.

[3]梁霄.中小学档案管理信息化建设的初步研究[J].兰台内外，2019（7）：13-14.

[4]黄莉莉.中学档案管理人员工作现状及未来发展趋势[J].办公室业务，2018（13）：156.

[5]孔亚萍.中小学档案信息资源开发利用研究[J].档案时空，2018（6）：36-37.

[6]何新华.中小学档案规范化管理实践与探索[J].城建档案，2017（10）：81-83

[7]张晓莉.谈如何利用信息化手段加强档案管理[J].才智，2017（29）：205.

[8]黄映红.做好中小学学籍档案管理工作的意义和途径[J].办公室业务，2017（18）：146+160.