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医院医疗设备档案管理与使用的探讨

2015-06-01吴萍吴天棋白玫

中国医疗设备 2015年12期
关键词:精细化管理

吴萍,吴天棋,白玫

首都医科大学宣武医院 医学工程处,北京 100053

郭卫,王磊,赵志强,黄松,王喆,陈一星,吴兵

首都医科大学 设备与实验室管理处,北京 100069

医院医疗设备档案管理与使用的探讨

吴萍,吴天棋,白玫

首都医科大学宣武医院 医学工程处,北京 100053

本文介绍设备档案管理的重要性、管理原则和内容,对比医院现行的两种设备档案管理模式、实施方法,指出不同管理方法的优缺点和互补性。完善医疗设备档案管理工作并将其信息化对医院的设备管理具有重要意义,并能为临床工作提供有力保障。

医疗设备档案;档案管理;档案分类;设备维修周期

0 前言

随着我国医疗的普及以及诊疗水平的不断上升,医院内医疗设备的种类和数量都在显著增加,各种临床设备已广泛应用于疾病的预防、诊断、治疗、预后等各个阶段,它是医院进行诊断治疗和科学研究的物质基础[1],也是提高医疗质量和工作效益的重要因素。因此医疗设备已成为评价医院现代化水平的重要参考依据[2],同时也能够客观反映医院的医疗水平和整体实力[3]。由此可见,医疗设备的管理对于评价医院的医疗水平和管理水平都具有重要意义。

医疗设备的档案管理是指医疗设备具体信息的记录与维护,其信息更新周期从临床科室提出需求申请开始,直至设备达到使用年限或因其他原因报废为止。设备报废后,该档案还需根据需求继续保存,以便为日后其他相同或相近设备的使用提供参考依据。

1 档案管理原则

医疗设备档案是医疗设备购置、验收、使用、处置等环节中重要的资料存档,对设备使用情况具有可追溯性,对同类设备的购置和使用具有指导意义,对医学装备管理具有重要作用。根据《档案法》等相关法规,档案管理的原则包括以下几方面:①档案完整,资料真实可信,具有可追溯性;②各层级条理清晰,便于档案查询,对重要信息有适当的备份,保证档案具有较好的使用效率;③由专人负责档案管理,档案收集和使用有明确工作流程和记录。

2 设备档案内容

2.1 购置档案

医疗设备购置档案是指设备申请及购置过程中的全部公文资料,设备购置一般采用公开招标或院内议价两种方式。公开招标方式产生的购置档案主要包括委托代理协议、招标文件、政府采购合同等资料;院内采购方式产生的购置档案主要为采购合同等。此外,还需医院医学工程处形成包括设备购置申请(由需求科室提交)、大型设备专家论证、设备资质证明等相关资料(由设备生产商或供应商提供),一同并入设备购置档案留存。

2.2 验收档案

医疗设备技术档案是指设备到货验收的相关资料,主要包括验收时设备配备的操作手册等相关资料、备用零部件及初始测试部件、设备验收报告、设备厂家提供的培训记录、预维护方案等。其中,为了保证设备到货准确无误、设备功能正常,验收现场应有科室负责人、医工处负责人及供应商三方人员在场,设备验收报告中应包含三方人员签字。

科室自行保存所需的必要说明书及零部件,需在设备验收报告中明确标明,其余随设备一同到货的资料全部交由医学工程处登记并建立验收档案,由专人负责建档登记保管。同时,随同验收的医工处相关人员在验收完成时也需进行登记,该登记以设备验收时间顺序为依据,记录设备到货日期、到货情况、培训情况、安装科室及相关设备信息,用于设备快速查询及到货情况核对等。

2.3 维修维护档案

据国外统计,不合格设备中约10%会导致严重伤害,33%会导致伤害,其他会导致轻微或潜在伤害[4]。因此,发达国家的医院已经把医疗设备的质量检测列为医疗质量管理体系的重要内容,要求医院相关部门严格执行设备质量标准和质量控制体系[5],保证设备正常运行,最大程度消灭或降低由于设备故障带来的医疗事故。

维修档案包括:

(1)送修登记。指设备由于故障送到医学工程处进行维修,由送修人员进行的送修和取回的记录,为保障设备流转记录的可追溯[6]。

(2)维修记录。其主要包括:①维修人员对设备进行维修后,登记设备的故障缘由以及维修情况;②设备维修后进行质量控制检测时的检测数据。登记内容包括送修日期、送修科室、送修设备及附件、故障缘由、送修人等信息。医学工程处人员在自行维修或返厂维修后,对设备进行质量检测,在保证设备达到质量控制标准后联系科室取回设备,并在取回时完善送修记录,确定设备及附件完好齐全的情况下取回临床使用。

维护记录卡是设备进行日常巡检后的相关记录,巡检工作由医工处人员去临床科室进行外观检查,主要巡视设备是否能够正常工作、外观是否完好等基础内容,与医护人员进行沟通,了解设备的使用情况,纠正不正当的操作,及时排除疑难问题[7],并作相关记录。记录内容包括本次维护日期、维护人、下次维护日期,并制作成卡片形式固定在设备机身上,以便查询和下次维护。当维护记录卡记录已满时,更替新的卡片并将已有卡片交由医工处相关负责人员进行统一管理。不同设备的维护周期有所不同,除颤仪、输注泵、监护仪等生命支持设备维护周期为每3个月1次,大型影像设备维护周期为半年或1年1次。

3 档案管理的模式

医疗设备档案管理主要体现在收集、保管和利用3个环节。首先要依据相关法规,联系工作实际情况,制定和完善档案管理的规章制度。我院在医院档案管理办法的基础上建立和完善了医疗设备档案管理办法,并严格执行。在实行医院、医学工程处、使用科室的三级管理基础上,加强各环节管理,明确设备档案的收集归档范围,规范建立设备各项档案,注重收集设备风险评估和预防性维护的原始记录,使医疗设备档案管理更加规范化和科学化。其次,应充分利用档案的扩展律和时效律,挖掘和利用医疗设备档案资源的价值。例如,根据设备的购置档案结合维修维护档案,编写设备经济效益分析报告,为医疗设备购置前期论证、规划设备升级换代等工作提供有力的基础数据[8];或根据设备的验收档案结合维修维护档案为设备的临床使用和维修维护工作的开展提供指导。档案管理有多种模式,目前医院中比较常见的是以下两种。

3.1 档案分类管理模式

分类管理是根据档案类别不同进行档案分类,我院采用该类管理模式,档案内容主要分为购置档案、验收档案、维修档案和其他4个类别。

(1)购置档案以购置项目为保管单位,依设备采购时间和资金来源为位置索引存放。资金来源以英文字母表示,如Z代表政府采购、Y代表院内采购等。购置档案案卷编号由采购时间、资金来源和案卷顺序组成,例如S-13-Z-1表示2013年政府采购项目1号卷案。卷脊信息还包括:项目名称、设备名称、卷内文件。每案卷购置档案中可能包含多台设备的采购信息。

(2)验收档案以设备验收批次为保管单位,依设备类别和立卷顺序分别为一级位置索引和二级位置索引分类顺序存放。设备类别以英文字母表示,如A代表心电类、D代表超声类等。验收档案案卷编号由设备类别、档案在该类别中的序号和档案的卷号组成。例如S-D-17-1表示超声类别中17号卷案的第1卷。卷脊信息还包括案卷题名、生产商、产地、编制日期等信息。详细的卷案目录、卷内目录和卷内文件的档案编号登记均为档案调用效率提供了保障。

(3)维修档案根据设备的种类和维修维护的模式分为:①小型设备的送修记录采取统一登记,其预防性维护记录和质量控制记录采取分类登记,且均实现了电子化管理,以便查询和统计;②保修设备,包括核磁共振、CT、 X线血管造影机等,其维修记录和预防性维护记录由服务商的专业技术人员出具,以独立设备为保管单位,依设备采购时间和种类为位置索引存放,便于核对设备维修详情和年度维护进度,能够对公司的设备预防性维护工作起到监督和敦促的重要作用。

(4)其他档案是相对独立的记录档案,包括设备计量合格证、设备巡检记录卡、不良事件上报记录等。

档案分类管理要求档案人员在档案利用时,能根据利用需求,快速定位档案类别,定位档案卷案,提取档案信息。

3.2 档案集中管理模式

档案集中管理是以设备主体为保管单位,依立卷时间为位置索引,即每台设备建立一卷档案,每卷档案包含设备的全部信息。从科室提交设备申请开始为设备立卷,档案中包含设备购置申请论证、购置合同等资料、设备验收资料、设备维修维护记录、售后服务记录等档案信息,随着设备使用,信息不断增加,直到该设备报废时,设备档案停止更新。已报废设备的档案应根据医院自身情况及相关档案管理规则,保存一定年限,为后期设备信息查询及设备更新换代提供依据。目前,首都儿科研究所、北京大学人民医院等医院采用该管理模式。

4 讨论

档案分类管理的方法比较便于同类或同期档案的集中管理,有利于设备之间相同或相近信息的横向比较。不论是以项目类别划分的购置档案,还是以类别划分的技术档案,都能够在查找特定档案的同时对比同期或同类其他档案内容,使得管理人员对于档案内容具有感知,便于档案的整体管理。在档案编目过程中,分类管理的方法能够便于档案分开管理,有助于档案存储和相关统计工作;在档案调用过程中,该方法能够缩小被调用档案所在区域的范围,有效提高档案查询和调用的效率。

该方法实施过程中也有许多弊端。例如,由于档案内容缺乏一定的连贯性,因此如果需要单一设备的所有档案,就需分别查找多个区域才能将全部内容拼接在一起;每一部分档案都需要独立的空间存储,在设备量较大而存储区域有限的情况下,该方法容易导致存放混乱,容易出现人为错误的现象等。

档案集中管理的方便比较便于单个设备全生命周期的管理,有利于单个设备使用过程中的纵向比较。由于每件档案中包含一台设备的各类档案,在查找特定档案时能够获取该设备有关的全部信息,同时在存放过程中能够节约空间,方便存放。由于所有档案的统一管理,使得管理人员能够较容易检查设备档案是否全面,并针对不齐全的档案作出相关处理。在档案编目过程中,档案集中管理的方法能够便于档案整体管理,有助于统计设备使用过程中的连续性问题;在档案调用过程中,该方法能够快速查询与特定设备有关的全部信息,保证设备信息的完整性。

该方法的不足之处在于,档案的建立依赖于单个设备的到货时间,因此档案建立顺序受时间影响较大;又由于设备资料常有无法一次性到齐的情况,导致设备技术档案容易延迟建档或出现多次弥补的情况,致使档案的时间排序标准不统一,给管理工作带来诸多不便;设备在使用过程中维修维护记录在不断更新,造成技术档案被频繁修改,加大了人工工作量,间接提高了档案管理成本等。

5 展望

档案管理是医院医疗设备管理最基础的工作内容,未来发展趋势具有以下两个方向:

(1)综合性。本文介绍的两种方法均在不同医院中实施,充分说明两种方法各有利弊,需要医院结合自身情况选择适合的管理模式。医学工程处及相关部门也可以根据两种不同方式进行综合管理,在发扬单个管理模式长处的同时,有效减少和避免单个模式的弊端,使得医疗设备档案管理工作能够更加便捷,为临床使用和设备本身工作提供有力保障。

(2)信息化。从工作模式上看,档案管理的工作具有一定的重复性,且信息量日益增加,因此信息化管理成为医疗设备档案管理的必要趋势[9]。我院正在着手开发设备管理平台,其中很大程度都为设备档案管理提供服务,收集整理设备信息并能实现信息更新功能,实现无纸化办公,同时也能够规范管理档案内容,快速查询信息等。未来发展趋势是不断完善信息化管理平台,并与医院科室、医院信息系统配合,共同做好档案管理工作。

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医学院校实验室危险有害废弃物的精细化管理实践

郭卫,王磊,赵志强,黄松,王喆,陈一星,吴兵

[摘 要]实验室的安全运转是学校发展最为基本且至关重要的管理环节。医学院校的实验室中涉及到的有害危险物比较多,对于实验室危险有害废弃物的精细化管理非常必要。本文阐述我校从完善规章制度、多种途径开展培训教育和工作流程规范化、细节化3个方面采取措施实现实验室危险有害废弃物的精细化管理。

[关键词]医学院校实验室;实验室废弃物;精细化管理;三废处理

Abstract:The secure operation of the laboratory serves as the most basic and critical management in the development of the university.In the laboratory of medical colleges and universities, there are multiple hazardous substances.Therefore, the fi ne management of the laboratory hazardous waste is necessary.This paper took the practice of Capital Medical University in fi ne management of laboratory hazardous wastes from three aspects as an excellent example, including improvement of the rules and regulations, provision of training and education in diversi fi ed ways, as well as work fl ow re fi nement and standardization.

Key words:laboratories in medical colleges and universities;laboratory hazardous wastes;fine management;disposal of three kinds of wastes

doi:10.3969/j.issn.1674-1633.2015.12.052

[文章编号]1674-1633(2015)12-0160-02

首都医科大学 设备与实验室管理处,北京 100069

实验室是人才培养、科学研究、学科建设的重要基地[1]。随着近年来办学规模的扩大和国家对各类型实验室条件建设的投入不断增长[2-4],对实验室的安全管理工作也提出了更高的要求。实验室的安全运转是学校发展最为基本且至关重要的管理环节[5-7]。对于实验室危险有害废弃物的处理是其中的重要一环,尤其是医学院校的实验室中涉及到的有害危险物比较多,对这个环节进行精细化管理是十分必要的。实验室危险废弃物通常是指实验室在教学、科研活动等过程中所产生的,列入《国家危险废物名录》或根据国家规定的危险废物鉴别标准和鉴别方法认定的废弃物及其污染物。其分类主要包括固体废弃物、液体废弃物和生物废弃物。固体废弃物是指实验过程中使用的各种试剂瓶、以及接触过有毒试剂的容器等;液体废弃物是指实验过程中产生的各种化学废液。生物废弃物是指实验过程中使用动物产生的尸体以及带菌、带毒器械等。通过对我校的实验室危险有害废弃物进行精细化管理并采取相应措施,使得相关人员的安全意识不断提升,引导学生对实验室有害废弃物的处置有清晰的认识和正确的处置方法,也有效地提升了专职管理人员的工作效率。

1 实验室危险有害废弃物的管理现状

国外对实验室危险有害废弃物的管理方面做得非常出色[8-9]。美国的多数高校实验室采取EHS管理体系,废弃物存放和回收的位置、统一的安全标识是其安全管理的重要环节[10]。以美国罗格斯大学的实验室为例[11],除制定了处置实验室器皿、危险废物、医疗废物的制度外,还专门制定了化学药品倾倒指南等。对危险废物的培训方面也很细致,培训内容包括危险废物确定、废液处理、给危险废物贴标签、容器管理和废物兼容性、危险废物收集、减量化、实验室用容器的处置以及通用有害废物如电池、含汞的恒温控制器、温度计等的处置等。管理部门专门指定有害废物堆积区域,规定产生有害废物的实验室要检查盛装容器的标签且密封完好,并及时清洗任何可能发生的微小泄露或溅出,管理人员为危险废物的确定提供必要的帮助[11]。日本京都大学编制了详尽的安全指导手册指导了有害废弃物的收集及处置要求,新加坡大学实验室的安全员需要具有专业资质,保障了危险有害废弃物的安全处置[9]。

国内的高校也已经越来越重视实验室的安全工作,大多数高校都设置了专门的管理部门,从事实验室安全管理工作,但是仍存在一些问题,例如:①由于招生规模扩大,学生增加了,但是后期的教育管理工作没有跟上,很多学生的安全环保意识薄弱,学生不知道如何对有害废弃物进行分类收集;②国家对实验室建设的投入逐年增大,以前的制度已经无法适应实验室的高速发展,庞大的实验室体系缺少科学有效的制度保障,很多危险有害废弃物往往凭经验处理,没有形成制度;③实验室安全管理人员的工作理念没有跟上快速发展的新形势,人员数量不足,结构不合理等问题仍需不断改进和提高[11-16]。

以我校为例,自2013年以来,随着学校的大发展,基础科研楼的落成,科研工作的推进,以及法制社会对环境保护的要求日益提高,危险有害废弃物处理所面临的压力也越来越大,对工作提出的要求也越来越高。从危险废弃物产出量来看,2010年产出量为5.27 t,2011年为23.7 t,2012年为7.86 t,2013年为13.5 t,2014年为25.6 t,由于2011年产出量受搬家影响误差较大,所以把2011年数据剔除,得到年度废弃物产出量曲线图,见图1。从图1可直观地感受到,危险有害废弃物处理所面临的压力。从投入的人力来看,原来在一个人指导、监督、管理下进行的集中、转移、存储废弃物,发展成为由一个专门的小组来完成。

图1 近5年危险有害废弃物处理量图示

2 实验室危险有害废弃物进行精细化管理的措施

对实验室危险有害废弃物处理的基本要求是要做到分类收集、集中存放和定期清运处理。我校主要从完善规章制度、多种途径开展培训教育和工作流程规范化细节化3方面采取措施实现实验室危险有害废弃物的精细化管理。

2.1 完善规章制度,保障工作有序开展

完善规章制度是实验室安全高效运转的重要保障。针对实验室的废弃物制定相应的管理规定和指导手册:如针对危险有害废弃物的处理制定相应的实验室废弃物实用指南,帮助学生和教师对实验室的废弃物进行科学管理,内容包括对废弃物的分类、如何鉴别危险有害废弃物、如何分类倾倒废弃物,规定哪些物质可以倒入下水道及倒入下水道的方法程序,如何对废弃物进行安全标识,从哪里可以寻求帮助等。

2.2 采取多种途径开展培训教育

采取多种途径对实验室危险有害废弃物的相关内容进行培训。针对非专业人员,联合相关部门开展与实验室有害废弃物有接触人员的普及教育。与实验室有接触的人员不仅仅包括学生和教师,与教务处联合将实验室安全作为新生入学的必选课,与人事处联合对新入职教师进行岗前教育;还包括实验楼中负责保洁和保安的工作人员等,与后勤物业管理联合对保洁、保安等临时工作人员在上岗培训过程中树立他们的安全意识,提高他们发现安全隐患的能力,能够及时将问题反映给相关管理部门。

2.3 工作流程规范化细节化

对实验室危险有害废弃物处理的过程要精细化,从分类收集、集中存放到定期清运处理[17],每个细节都有规范的指导。我校对存放废液的容器进行专项管理,统一配置和统一回收。在对实验室垃圾进行分类的基础上,为所有实验室提供不同规格和标注的垃圾袋用于存放不同类型的垃圾。对实验室废液进一步划分为一般化学废液、剧毒化学废液、废旧化学试剂、废旧剧毒化学试剂,其中一般化学废液又分3类:含卤有机物废液、一般有机物废液、无机物废液。要求所有盛装危险废物的容器必须贴上一个黄色的危险废物标签,并完整地填上成分浓度及实验室联系信息,其中废液的成分浓度便于专职管理人员对废液进行细化分类提高废液辨识的准确度。由于废液腐蚀性非常强,在经过短距离的转运、收集过程后,极可能对记录在黄标签上的信息产生破坏性影响,因此,我们对黄标签的粘贴位置进行了明确的规定,将黄标签贴在远离桶口的平面上,保证黄标签上的信息不受影响。学校不仅帮助实验室人员对有害废弃物的鉴别提供帮助,而且有专职的管理人员在实验室危险有害废弃物进行分类收集至集中存储区域后,组织北京市指定的机构将这些实验室危险有害废弃物运至政府指定的地点进行处理。此外,对每个实验室产生的有害废弃物,全部称量,并且分别按实验室记录、相加,最后得到各个实验室产生危险有害废弃物的总量,从而实现对实验室危险有害废弃物的产出量进行监督,掌握各个实验室产生危险有害废弃物的规律,为发现问题和深入调查提供依据。

3 结束语

按照医学院校以人为本、预防为主的理念,对我校实验室危险有害废弃物处理从多个环节进行精细化管理。虽然在管理部门的不断指导、监督、规范及学校广大师生的共同努力下,实验室危险有毒废弃物的管理水平也在步步提高,但是与美日等发达国家相比,还是有较大的差距,因此,在结合我国实验室安全体系架构的基础上,继续并不断完善实验室安全的各项细节工作是医学院校持续发展的必要工作。

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Discussion on M anagement and Use of M edical Equipment Archives in the Hospital

WU Ping, WU Tian-qi, BAI Mei
Departm ent of M edical Engineering, Xuanw u Hospital, Capital M edical University, Beijing 100053, China

The importance, rule and content of medical equipment archive management were introduced in this paper.Then, through comparisons between the two present equipment archive management models and implementation methods, their advantages and disadvantages as well as the complementarity were put out.Improvement and informatization of the medical equipment archive management played a signi fi cant role in equipment management in the hospital, which also offered powerful guarantee for clinical work.

medical equipment archives;archive management;archive category;equipment maintenance cycle

Practices in Fine M anagement of Hazardous Wastes in the Laboratory of M edical University

GUO Wei, WANG Lei, ZHAO Zhi-qiang, HUANG Song, WANG Zhe, CHEN Yi-xing, WU Bing
Department of Equipment and Laboratory Management, Capital Medical University, Beijing 100069, China

R197.3;G271

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.12.051

1674-1633(2015)12-0157-03

G642.423 [文献标志码]C

2015-01-28

作者邮箱:814471957@qq.com

收稿日期:2015-09-08

首都医科大学校长基金重点课题(13GLZ04)。

吴兵,研究员,硕士。

作者邮箱:wanglei@ccmu.edu.cn

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