邹文华

【摘要】本文研究了如何进行人事档案管理工作，首先分析了人力资源管理和人事档案管理的内容，然后分析当前档案管理工作存在的不足和人力资源管理的需求，最后研究采取怎样的策略开展档案管理工作。

【关键词】人力资源管理;人事档案;创新;管理方法

现代人力资源管理工作和传统的人力资源管理有很大的不同，为了满足企业竞争的需要，人力资源管理工作和人事档案管理工作都要满足现代的要求。通过改变理念、应用科学的方法，才能够推动管理水平的提升。

一、人力资源管理和档案管理的内容

（一）现代人力资源管理的概念。现代人力资源管理的核心在于对人的管理，推动各种工作的展开。由于目前行业竞争十分激烈，人才流动速度加快，对于企业而言需要将人力资源管理工作作为吸引人才和留住人才的重要措施。因此，现代人力资源管理不仅仅要能够推动各项工作的进行，也要观察企业的人才政策、加强人才的储存，为企业的长远发展提供动力。

（二）人事档案管理。人事档案是人员准确无误的档案资料，能够反映一个人的个人经历，并且反映出人在思想、业务成绩、个性上的特点，也能够记录人的专长爱好，帮助企业对员工进行全方位的考察。人事档案是人力资源管理工作的基础，让企业能够获得人才的信息和数据，这样能够让企业更好地进行人力资源的开发，了解企业目前的状况。也可以根据目前的人员情况，科学构建企业文化。

（三）现代人力资源管理工作和档案管理的关系。人力资源管理的职能是和档案管理密切相關的，建立科学人事档案管理方式，可以更好地记录人才各个方面的信息，企业的人事管理人员在进行人才选拔时，就可以对人才有准确的定位。对于人才而言，他们在被正确看待的情况下，就可以减少被压制和埋没的情况，人才工作的精神状态也会更为良好。依靠人事档案管理，可以健全人力资源管理工作，为人力资源管理工作提供良好的依据，配合企业的发展情况，合理地选择人才，提升工作效率。

二、人事档案管理工作中存在的不足

（一）人事档案的利用率低。很多企业都有人事档案利用效率低的问题，并没有将档案的作用完全地发挥出来。首先，很多企业在观念上就存在着对人事档案的不重视，对于档案都是收藏起来，并没有考虑到应用的需要。导致人事档案资料管理人员完善了资料之后，就极少拿出来使用，人力资源管理人员并不会根据档案来确定人力资源管理的方式和方法，削弱了人力资源档案的作用。其次，由于人事资源档案的重视程度不够，导致企业可能缺少专门负责人事档案管理的人员，人事档案的内容并不完整，缺少分类和统计，利用时并不方便，造成人力资源管理者对档案的重视程度进一步降低，人事档案的作用难以得到发挥。

（二）档案的规范性和真实性不足。对于企业而言，档案的规范性和真实性是档案工作的基础，但是目前很多企业的人事档案都面临规范性不足和真实性不够的问题。比如一个档案并不能够将一个人的个性完整地表现出来，在内容上也都大同小异，人力资源管理者无法应用这些档案。有些档案的内容并不真实，一些假证明混入其中，很难把档案参考作用和利用意义发挥出来。

（三）人事档案管理的整体水平不足。很多企业的人事档案管理水平很低，在整理档案、收集信息时都缺少科学的方法，工作的机制也并不完善。由于缺少专业的档案管理人员，导致档案的归档、收集、分类工作效率十分低下，而且缺少专人对档案的内容进行分析。再加上管理人员的不重视，导致档案的存放也并完善，容易出现档案缺失和损坏的问题。

三、现代化人力资源管理和人事档案的要求

（一）多层次的评价体系。人力资源管理工作正在从传统人事考核向人力资源评价转变，在工作方式和理念上与过去都有巨大的不同。对人才的评价，不仅仅是依据单一考核进行，还要根据绩效、优异绩效、人员性格等不同的方面进行评价，强调企业绩效、组织绩效和团队绩效。因此，人事档案也需要反映出这方面的情况，以便满足现代人力资源管理工作的要求。

（二）职业化衡量人力。通过职业化地衡量人力资源的管理水平，可以更好地面向世界，接受不同国家的竞争。在对人员进行衡量时，还需要清楚人员的职业道德、职业技术水平、职业精神、对职业规范的遵守，以及人员的价值观念。人事档案中需要将以上的内容全都反映出来，让人力资源管理人员可以全面衡量人员的职业能力，根据系统整合的观念，科学地选拔人才，让人才能够在最合适的位置发挥作用，确保人力资源的工作效率。

（三）建立合理的薪酬体系。通过建立合理的薪酬体系能够促进员工工作的积极性，为此薪酬体系必须要能够为员工带来足够的激励。员工的薪酬因素应该逐渐向工作业绩上转变，注重员工的个人技能，企业也可以通过股票期权和员工奖金分红来加强对员工的激励措施，促进员工工作水平的提升。

（四）建立企业核心价值体系开展管理。依靠企业的核心价值体系，有利于企业内部各种政策推动，是企业可持续发展的支撑。为此，企业需要通过人力资源管理工作加强自身的文化建设，让人员的观念更加统一，从而促进企业的战略发展。

四、完善人事档案管理工作的措施

为了能够促进企业的发展，提高企业的行业竞争力，企业的人事档案管理就需要适应企业的人力资源管理需要。为此，人事档案的管理方式需要围绕人力资源管理进行，以便提升企业的人力资源管理水平。

（一）建立完善的人事档案管理制度。全新的人事档案管理制度需要根据企业所处行业的全新情况，来建立更为完整的人事档案管理制度，这样才能够让管理工作更加规范化。所以，企业首先需要完善档案收集工作的制度，做好信息真伪的鉴别，根据一定的原则来筛选信息，使人事档案的信息科学有效。企业还需要根据实际情况进行具体的分析，在档案的借阅和使用上，建立灵活的机制。由于人力资源管理部门对于人事档案的需求和其他部门有明显的不同，所以人力资源管理部门需要有更高的借阅权限，这样一方面保证了人事档案的应用，同时也让人事档案能够保密。

（二）建立专门的人事档案管理机构。很多企业面临着人事档案管理工作人员专业性不足的情况，为此需要建立专门的人事档案管理机构，才能保证档案有更高的质量，以及推动人事档案管理制度的执行。为此，企业需要做好人才培养工作，选拔具有专业档案管理背景的人才从事人事档案的管理工作。对于人事档案管理机构，也需要通过定期的培训和学习保证工作人员可以具备足够的素质。企业需要加强对人事档案管理人员在文化和业务知识上的培训，不仅要做好技能的训练工作，同时也要通过道德教育，让人员具有更强的保密意识和服务意识，让他们能够具备良好的综合素质，解决人事档案工作中所遇到的问题。

（三）科学进行人事档案的管理工作。为了保证人事档案管理的现代化，就需要引进科学的管理理念和管理方法。为了提升管理的效率，企业需要充分利用计算机技术开展管理工作，促进录入信息的完整程度，并且做好信息的分类。另一方面，对于人事信息，企业需要做好备份，避免信息出现遗失的情况。建立人力资源信息数据库，做好对人才的评价，方便人力资源管理人员对人才进行选拔。纸质信息需要通过扫描来进行数字化保存，资料本身也要做好日常的保养和维护，方便人力资源管理者拥有足够的依据，选拔优秀的人才。

五、结束语

人力资源管理工作和人事档案管理是密不可分的，为了能够提高人力资源管理工作，就需要人事档案管理工作同步提高。通过建立合理的档案管理机制，提升部门人员的水平，使用科学的方式进行人力资源档案管理，才能够促进人力资源档案水平的提升。

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