摘 要：中学档案管理具有非常关键的作用，科学的档案管理能够有效提升档案管理的效率，能够有效优化档案资源的开发与利用，同时还能够在很大程度上推动中学的发展。在信息技术快速发展的今天，中学档案数字化管理具有非常重要的作用。档案数字化管理，能够扩展档案管理的范畴，能够实现档案资源的信息化和数字化。本文将分析中学档案数字化管理现状，科学全面分析它的路径。

关键词：中学档案；数字化管理；现状；路径

随着社会经济的快速发展，信息技术的全面进步，档案数字化管理已经成为档案管理工作的新方式。科学的数字化管理，不仅能够有效提升档案管理的效率，充分发挥档案资源的利用价值，同时还能够保证档案资源的安全。当前中学档案管理中，数字化管理程度存在明显的差异。通过简要的调查与分析，能够科学认知到中学档案数字化管理的现状。结合当前中学档案数字化管理中存在的问题，运用科学的优化路径，全面提升档案数字化管理的水平。

一、 档案数字化管理的特点

在信息技术快速发展的今天，中学档案管理数字化渐成规模。在中学档案管理实践中，积极利用信息技术手段，不断提升档案管理的信息化程度，有效运用档案数字化管理的特点，能够全面提升中学档案管理的整体水平。档案数字化管理具有显著的特点，首先，档案管理数字化，能够优化档案管理的水平，能够有效提升档案管理的效率。档案管理数字化能够将传统的纸质资料以电子、数字等形式保存到网络系统中。当人们进行查询、调取等时，无需翻阅厚重的书籍，只需要按照查询流程进行快速化检索，即可以快速获取相关资料。同时，档案管理数字化，还扩展了人们档案利用的时空范围。人们通过PC端、移动客户端等就可以实现档案资源的查询和调阅，这本身能够提升档案资源的利用率。其次，节约管理成本。中学档案数字化管理，还能够在很大程度上节约管理成本，节约人力资源。数字化档案以数字信息的形式而存在，人们通过计算机系统就可以实现档案管理，这就能够实现人力资源的节约。同时，在信息资源的利用过程中，人们可以自主查询下载，无需承担扫描、复印等费用。最后，合理保护纸质档案资料。事实证明，纸质档案资料在长时间翻阅过程中，很容易发生破损。但档案数字化管理则能够全面很大程度保护原件，人们在利用档案的过程中，完全可以通过网络或移动客户端进行阅读和查询。

二、 中学档案数字化管理现状分析

在中学档案管理实践中，数字化管理是一种新颖的档案管理方式，能够提升档案管理的效率，能够优化档案资源的利用率。通过调查与走访100所中学，可以得出结论，当前中学档案管理数字化程度整体处于中下游水平。其中，53%的中学没有任何信息技术设备，仍采用传统的人工管理的方式，依靠纸质媒介来进行档案资料的整理。25%的中学档案数字化管理程度偏低，依托于图书馆系统来进行档案管理工作。但通过图书馆借阅系统，很难进行数字化档案资源的利用。10%的中学档案数字化管理能力较高，拥有较为完善的信息化管理系统，但由于缺乏专业的管理维护人员，信息化管理系统的利用价值难以全面凸显出来。5%的中学档案数字化管理能力优越，学校不仅有完善的管理系统，也制定了明确的管理流程，包括查询流程、输入流程、纸质与电子同步等流程。同时，这些学校的档案管理人员具备较强的档案开发意识，注重档案数字化信息的主动推送。结合调查结论，可以将中学档案数字化管理现状大致归为以下方面：

（一） 档案管理传统陈旧，人员呈现“老龄化”

在受调查的100所中学中，其中53所中学的档案管理方式陈旧，在管理实践中仍然采用传统的档案管理方式，依靠大量的人力来进行机械化的工作。在这些学校中，有的档案室甚至连电脑都没有，当老师借阅档案资料时，需要进行人工登记。还有部分学校，虽然配置了电脑，但却没有配备网络。档案管理人员利用电脑中的EXCEL工具来进行档案资源的统计与分类，经常出现重要档案资源的丢失和遗漏。此外，档案管理人员“老龄化”问题突出。参与档案管理的人员多为学校的老职工、老教师。在档案管理中，他们的职责与其说是管理，不如说是保管。

（二） 档案管理信息程度低，没有单独实施管理

在调查过程中，可以发现25所中学的档案数字化管理水平处于偏低的水平。部分教师虽然认知到了档案管理数字化的意义和价值，但由于学校领导的不注重，学校档案管理的投入不足等，使得学校档案管理的数字化程度整体偏低。在调查过程中，还发现这些学校并没有进行档案管理的独立化，而是将档案管理与图书管理统筹起来，利用图书馆借阅系统来实施档案管理工作。当人们利用该系统进行查询与查阅时，很难快速精准找到所需的档案资料。

（三） 档案管理人员素养不高，难以发挥管理系统作用

在中学档案管理实践中，10所中学结合学校档案管理特点，不断加大资金投入，紧密结合时代发展潮流，构建了较为完善的档案管理信息系统，但由于档案管理人员的专业素养不高，档案管理人员的技术素养偏低等，使得档案数字化管理系统中的很多功能和优势难以凸显出来，这在很大程度上影响着档案管理的整体成效。比如档案数字化管理系统中的主动信息推送等服务功能难以有效凸显出来。

三、 中学档案数字化管理的优化路径分析

在信息技术快速发展的今天，中学档案管理工作应该紧密迎合时代发展潮流，不断顺应时代变革，全面提升档案管理的科学性与信息化，积极构建档案数字化管理系统，综合性提升档案管理的效率和水平。

（一） 提高档案管理人员的信息素养

在中学档案管理实践中，实现数字化管理应该有效提高档案管理人员的信息素养，全面优化档案管理人员的认知，引导他们注重档案管理信息化建设，不断提升自身的岗位技能和业务素养。一方面，学校应该构建完善的档案管理制度，从制度层面来规范档案管理工作，不断提升档案管理的整体水平。另一方面，要全面加强档案管理人员的教育培训，形成长效的培训机制，督促档案管理人员在提升自身岗位素养的同时，更要优化信息素养，掌握一定的信息技术应用能力。

（二） 积极推动数字化管理系统建设

在中学档案管理过程中，构建科学全面的数字化管理系统，中学应该结合自身条件，积极寻求社会资金支持，不断优化和完善档案数字化管理系统的建设。同时，要成立专门性的档案管理室，将档案管理工作从学校行政工作、图书馆工作中脱离出来，有效提升档案管理的整体质量。此外中学还应该采用绩效考核的方式来约束和激勵档案管理人员，引导他们在各自的岗位上，明确自身职责，不断提升业务素养。

（三） 注重原始资料保护同步做好电子档案管理

在中学档案管理实践中，努力推动档案数字化管理系统的建设，中学应该充分迎合时代发展潮流，始终保持与时代接轨。可能因资金、技术、人员等问题，部分中学很难进行档案数字化管理系统的建设，但这并不妨碍中学档案管理人员信息素养和管理意识的优化。在工作实践中，档案管理人员在进行纸质档案管理中，就应该提前做好未来数字化管理的准备，加强纸质档案的科学分类，尤其是要做好原始档案的管理。有条件的中学，即便具备优良的档案数字化管理系统，也应该同步做好纸质档案和电子档案的管理工作。

四、 结论

在信息技术快速发展的今天，中学档案管理应该积极建构数字化管理系统，不断提升档案管理的整体水平，全面优化档案管理的效率，综合性提升档案资源的开发与利用。当前中学档案管理的信息化、数字化程度整体不高。积极推动数字化管理的稳步实施，应该提升档案人员的技术素养，加大资金投入，同步做好档案管理工作。

参考文献：

[1]陈青云.中学档案数字化管理现状及路径分析[J].兰台内外，2017（5）：24-25.

[2]杨波.中学档案数字化管理的现状及对策[J].文学教育（中），2012（5）：35-36.

作者简介：

陈华忠，广东省湛江市，岭南师范学院附属中学。