林峰屹

摘 要：档案管理工作不仅有助于单位掌握更多有价值的信息与资料，还能够为一系列工作的开展提供依据与支持。就离退休干部服务工作而言，通过细化档案管理能够使相关部门关注与了解离退休干部的生活状态，从而制定相应的政策，给予离退休干部更好的待遇，使其既能够安享晚年，还能够充分发挥自身价值。基于此，从多方面通过细化档案管理，做好离退休干部服务展开研究，包括其落实的必要性、现状以及优化建议等，旨在助力相关工作有效开展，进一步提高离退休干部档案的科学管理水平。

关键词：细化档案管理；离退休干部服务；实践

近年来，我国人口老龄化问题日益严峻，退休人口基数不断增加。为更好地了解这个群体的生活现状，保障离退休干部的晚年生活，还需加强重视档案管理服务工作，给予其更好的体验。同时，通过做好离退休干部档案管理服务，还能够进一步发挥老干部的才能优势，使其能够在离退休生活中再次实现并发挥自身价值，助力我国社会良好发展。因此，关于如何通过细化档案管理做好离退休干部服务，还需深入研究，确保离退休干部档案管理服务得到优化落实。

一、做好离退休干部档案精细化管理的必要性

近年来，随着社会经济的发展，全民身体素质不断提高，人均寿命持续增加。但同时，人口老龄化问题也随之加剧，使得退休人员逐步增多，这就对国家社会保障工作提出了巨大挑战。从现阶段退休体制实施情况来看，通过加强离退休干部档案精细化管理，能够对现有问题做出有效改善，既能够为离退休干部提供更好的保障服务，还能够将这些优质资源充分利用，弥补现阶段人口老龄化所带来的各种问题。

一方面，能够保障离退休干部安享晚年。档案资料记载了离退休人员学习及工作履历，这不仅是保障其基本利益的重要依据，也是相关部门工作参考和了解的重要信息内容。因此，通过实现档案的精细化管理，能够更好地为离退休干部提供优质服务，使其晚年生活更加精彩。另一方面，能够使离退休干部发挥余热，助力离退休干部的“二次就业”。相较于年轻工作群体，离退休干部的管理能力更优、具有丰富的管理经验，从事技术岗位的离退休人员，其技术水平也更为熟练。通过加强档案管理工作，能够充分了解离退休干部的身体状况和能力水平，有助于针对性地选择和使用人才，使其能够继续为社会创造价值。现阶段，已初步实现离退休干部的“二次就业”，例如，大学聘请退休专家为师生提供学术科研指导，企业通过聘请退休技术专家为工作人员提供技术指导等。总体而言，通过加强离退休干部的档案管理服务工作，具有诸多现实意义，既能够丰富离退休人员的晚年生活，实现离退休人员的“再配置”“再利用”，还能够在一定程度上填补离退休干部退休后的心理落差，使其能够继续发挥余热，彰显人生价值。

二、离退休干部档案管理现状分析

1.档案管理意识较为薄弱

档案管理工作相对较为枯燥，从现阶段该岗位人才选聘要求情况来看，其门槛相对较低，这就导致档案管理人员之间存在较大的差异，包括学历、年龄以及学习能力等各方面。就思想意识角度分析，现阶段大多数档案管理人员的管理意识相对较为薄弱，对这一岗位工作的重视度普遍不高，认为工作枯燥、没有职业晋升优势等，导致工作状态消极，不仅工作效率较低，而且在一定程度上影响了档案管理工作的进程与发展，难以满足新时期档案管理工作的需求。

2.档案管理制度不完善

目前，退休人员档案管理制度并不完善，导致在实际工作中，制度体系并未发挥实质性作用，各种档案管理工作问题接踵而至，沒有得到有效解决。比如，在档案资料的整理上，缺乏规范的编号标准，不仅不方便查找档案资料，还难以保障档案资料的完整性；再如，在档案资料的收集上也缺乏完整性，或是存在资料缺失等问题。在档案资料的借阅方面，未形成系统化和标准化的借阅流程，导致借阅管理工作的开展难以顺利推进，易于造成资料丢失等问题。究其根本，是档案管理制度的缺失，从而影响档案资料的使用价值，难以有效地为相关人员提供参考依据。

3.档案信息化管理滞后

档案信息化管理在当前已成为必然的发展趋势，但从当前离退休干部档案管理工作情况来看，由于对档案管理工作缺乏较高的重视，导致信息化管理并未得到全方位落实，不仅信息化设备设施未能有效落实，而且管理手段较为滞后，未能充分发挥信息化管理的便捷性优势。在手动检索档案资料过程中，不仅降低了档案信息的调阅效率，更增加了档案资料的管理难度。此外，部分工作人员在应用信息化管理时，还存在一定的档案管理疏漏，或是档案信息丢失，或是数据管理缺乏科学性等，影响了信息化管理的有效性。

4.档案管理工作者综合素质偏低

就现阶段档案管理工作情况而言，存在管理效率低和管理人员缺乏专业性等问题。不仅管理理念较为陈旧，而且管理方法相对落后。同时，在信息化时代背景下，工作人员的信息化管理能力也明显不足，难以为档案管理工作提供有效的支持。另外，在人员培训方面，表现为培训力度不足等问题，培训的目的难以落实，导致档案管理工作的收效甚微。还有部分管理人员对档案管理工作有错误的认识，认为这一岗位工作不具备技术含量，自身学习意识也相对不足。如此一来，则不能保障档案管理工作的高质量开展。

三、离退休干部档案精细化管理的优化建议

1.强化档案管理意识

思想主导行为。在单位的管理工作中，档案工作往往属于不被重视的部分，特别是离退休干部档案管理工作，管理人员缺乏正确和全面的认识，认识不到档案管理工作的重要性，导致工作状态消极和闲散。同时，档案管理工作本身具有一定的枯燥性，整体工作成效不尽理想，不仅工作效率低，还易出现工作失误等情况。因此，在做好离退休干部档案细化管理工作前，要先转变相关部门及人员的档案管理意识，使其能够充分明确档案管理工作的重要性及其价值所在。尤其是分管离退休干部较多的部门及工作人员，更需认识到离退休干部档案细化管理的重要性。有效地转变思想认识，才能够从根本上提高工作效率，避免出现各类问题。另外，作为单位领导人员，更需加强对离退休干部档案管理工作的重视，将其纳入工作重点，并做好宣传教育工作，确保工作人员上下一心，逐步形成良好的工作责任感和岗位光荣感，真正从思想上意识到档案管理工作的责任与使命。只有这样，才能够使离退休干部档案管理工作顺利开展。

2.健全档案管理制度

为了满足离退休干部对档案管理服务工作的需求，应建立健全相关制度规定和服务标准规范，不断地提高服务质量和水平。同时，应注重与离退休干部群体深入沟通交流，及时掌握他们的需求和意见建议，为他们提供更好的服务体验。

建立健全档案管理制度，既是开展档案管理工作的基础前提，也是推动档案管理工作顺利开展的重要因素。现阶段，针对离退休干部的档案管理制度并不完善，还需结合实际情况及离退休干部档案管理特征，优化档案管理制度，使其能够达到规范工作标准的效果，提高档案管理工作的约束性。具体在档案管理制度的制定上，需注意明确各岗位及工作人员的工作职责，确保工作责任落实到个人。同时，在制度建立上，还需加大监管工作力度，例如，档案资料归还制度、维护制度、信息安全管理制度以及使用借阅制度等。

首先，在档案归还制度方面，需明确资料的归还范围、标准以及归还时间，避免出现档案资料缺失和遗失等问题；其次，在档案维护制度方面，需涉及档案资料、档案保存地以及相关设备设施等方面，做到全方位维护档案资料，保障资料的完整性，避免出现破损、丢失等问题；再次，在档案信息安全管理制度方面，这一制度的建立旨在约束管理工作人员的行为，使其能够依据工作标准，保障档案资料信息的安全性，包括资料的完整度和保密工作的落实等，防止出现信息资料被泄漏的现象；最后，在使用借阅制度方面，应体现档案的借阅以及使用的手续及方式，明确规定档案资料的借阅流程，确保档案管理工作顺利开展，保障档案资料的完整性。

此外，在精细化管理离退休干部档案资料时，还需对工作流程加以重视。首先，要做好资料的搜集与整理工作，确保档案资料的真实性和完整性，为后续档案细化管理工作的开展提供保障；其次，对于纸质档案资料，需与信息化管理相结合，将相关档案信息录入信息管理系统，实现无纸化管理；最后，则需优化档案数据，即做好信息的分享与保密管理，可通过设置权限的方式，以保障档案信息的安全性和使用便捷性。

3.实现档案的信息化管理

步入信息化时代，在加强落实离退休干部档案细化管理工作期间，需要与时俱进，实现档案的信息化管理。应根据离退休干部的实际情况，建立相应的组织机构，加强对档案管理服务工作的领导和指导，制定档案管理服务工作相关规章制度，明确职责范围、工作流程以及标准规范等内容。同时，应注重提高档案管理人员的专业素养和业务能力，使其能够熟练掌握档案管理服务工作的基本技能和方法。为了更好地了解离退休干部的生活状况，保障他们的晚年生活，应不断丰富档案内容，将其所涉及的信息、数据以及图像等内容详细记录和整理分析。同时，应及时更新档案信息资源库，使其能够满足离退休干部对信息资源的需求。

随着社会经济和科技的不断发展，档案管理服务工作也需要不断创新和优化。应积极应用互联网和云计算等先进技术手段进行档案管理服务工作的信息化建设。同时，应加强对电子文档和数据资源的安全保护和管理，确保数据不被泄露和破坏。具体从以下几方面着手：

其一，做好离退休干部档案管理信息化规划。首先，应建立信息化平台，借助专门的档案管理信息系统，为档案管理工作的高效开展提供基础支持。在系统平台的建设中，还需落实各部分软件技术支持，包括信息的收集、处理以及发布等。其次，为充分发挥网络资源优势，还可利用大数据技术在系统功能中实现“数据结构化”“流程再造”等内容，通过对相关信息的收集、调查以及分析，以保障信息系统的操作性与完整性，以便更好地发挥信息系统的功能优势。最后，考虑各部门间的工作衔接问题，还需进一步落实信息共享和提高信息处理速度等方面，确保信息系统的完善性。

其二，需加大资金投入力度。资金是支持信息化建设的基本保障。在开展信息化档案管理时，不仅需要硬件支持，还需要软技术及人才支持，这就需要投入一定的资金，以保障信息化管理有效落实，顺利开展。对此，可采取财政专项拨款的方式，针对信息化建设提供资金支持。其中，对于人才资金支持方面，旨在培养工作人员的信息化素养，以便更好地开展信息化档案管理工作。针对这一部分，则可投入相应的资金作为人才培养专项资金，并建立相应的人才培养机制，从而提升档案管理人员的信息化水平。

其三，需加强文化建设。离退休干部档案管理工作涉及诸多方面，只有不断加强文化建设，才能够更好地开展各项工作，深化相关工作人员的思想认识及价值观理念，从而建立健全信息收集与反馈机制。同时，加强文化建设还能够进一步完善相关法律法规和开展培训教育，使档案管理信息化建设有效实现有法可依，从而有助于增强相关人员的综合素质。

其四，需建立档案管理信息化安全体系。档案管理信息化实现了信息资源的共享，也伴随着一定的信息安全风险，这就要求在建立信息化管理体系期间，还需做好信息化安全体系建设，确保档案信息的管理具备较强的安全性。一方面，可通过设置权限的方式，增强档案信息的安全，避免信息被泄露和篡改。另一方面，则需做好信息备份和加密管理，避免档案信息的遗失，确保信息的完整性。

4.提高工作人员的素质

细化档案管理，做好离退休干部服务工作的前提，还在于对工作人员综合素质的关注与培养，使其能够具备较高的档案管理水平，保障工作效率，更好地提供档案服务。首先，在人员的选聘上，应提高选聘标准，确保选聘人员业务能力、职业素质、学习能力与岗位需求相吻合。其次，在内部人员素质方面，既要做好培训工作，也要加强机制建设，确保工作人员整体素质得到有效改善和提高，使其能够更积极地开展档案管理工作。具体而言，在培训工作上，需建立长期有效的培训体系，包括培训内容的全面性和培训方式的多样性等，全方位增强档案管理人员的业务技能与职业素质，使其能够掌握理论知识，以及具备较好的实操能力，还能够具备较高的职业素养，从而更好地为档案管理工作服务，实现档案管理事业的高质量发展。在机制建设方面，则需围绕人才综合素质机制建设，例如，岗位优胜劣汰机制、培训考核机制以及激励机制等，全面激发工作人员的学习积极性，使其能够有意识地提高自身职业综合素质，更好地开展离退休干部档案管理工作。

四、结语

在全民经济生活水平不断提高的社会发展趋势下，社会老龄化问题亦需要加强重视。其中，离退休干部作为老年人群体的一部分，其不仅为社会做出了许多贡献，还具有丰富和专业的管理与技术能力。通过做好档案管理工作，充分发挥这些资源价值，不仅能够有效保障离退休干部的晚年生活质量，还能够实现离退休干部的“二次就业”，助力我国社会良好发展。具体而言，需在明确其必要性和工作现状的基础上，探索更优的服务模式，例如，强化档案管理意识、健全档案管理制度、实现信息化档案管理以及提高工作人员素质等，从而助力离退休干部档案管理工作提质增效。

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（作者单位：乳山市老年大学）