高校学生报销效率的影响因素和引导机制探析

2021-12-09刘馨阳

会计之友 2021年23期

刘馨阳

【关键词】高校; 财务助理; 报销效率; 影响因素; 引导机制

【中图分类号】 F234.3;G647.5 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2021）23-0126-08

隨着高校科研经费资金量的逐年上升，高校财务部门人员数量有限，报销体量和工作效率面临很大挑战，很多高校实行了科研财务助理制度。林学延[ 1 ]对科研财务助理制度的背景进行了研究，黄新英[ 2 ]对科研财务助理制度进行了研究，张茂[ 3 ]对科研财务助理制度的实施进行了探讨，但均停留在理论层面。现实中，学生是兼职科研财务助理的主力军，学生参与财务报销，不管是对老师还是对学生自身都有很大优势，但是对财务部门报销效率而言，存在突出的问题。本文采用调查研究的方法，在统计学数据分析的基础上，分析存在的问题和学生对财务报销效率的影响因素，试图针对问题和影响因素，提出建立学生财务报销引导机制的政策建议，减少学生报销退单率，从而提高学生参与报销的效率。

一、高校学生参与财务报销的优势

有研究显示，越来越多的高校学生利用课余时间参与到老师科研课题中，成为科研财务助理的主力军[ 4 ]。杨朝晖等[ 5 ]提出高校财务报销实行学生兼职财务预审制度，使高校学生参与财务报销的每个环节，直接影响学生综合素质能力的提高，也影响项目负责人和财务部门的报销效率。高校学生参与到财务报销的环节有一定的优势，高校应该鼓励学生参与其中。

（一）节约老师人力成本

随着科研经费体量增大，老师投入科学研究与教学的时间和精力有限，无法对科研经费的报销亲力亲为，目前很多高校实行了科研财务助理制度，试图为科研人员解除财务报销的后顾之忧。但是在实行科研财务助理制度的过程中，聘请专职科研财务助理人员的成本是很高的，一位项目聘用人员的工资每年至少需要20万元左右，老师为节约成本，选择学生作为兼职科研财务助理，只需要每月给学生发放一些劳务费即可，每年平均不超过2万元，同时，学生也无需额外的办公室，课余时间较为灵活和充裕，大大降低了财务报销的人力成本。

（二）锻炼学生综合能力

高校学生参与财务报销，是学生积累实践工作经验的一部分，是学生理论知识与实践能力结合的一部分，是学校培养高水平人才的一部分。在财务报销过程中，学生有时间、有精力学习财务相关知识，不仅能够增长财务知识、增强财务风险意识，还可以更加迅速地适应和熟悉高校机关的办事流程，更快地融入校园环境，可以在与财务老师沟通交流中，提高自身沟通能力，同时通过财务报销能更好地了解科研经费，以便更好地促进科研项目研究，达到提升学生自身综合能力的效果。

（三）提升高校管理水平

华亚[ 6 ]认为，高校提升财务服务水平的路径之一就是学生参与其中，高校学生参与财务报销，为学生提供了更多参与学校管理的机会，从学生思考问题、发现问题的角度，为学校的管理和建设提出有效建议。目前很多高校提供了诉求平台，学生从诉求平台提出管理建议的体量很大，这些都是学生主体地位提升的体现，学生与老师、与高校管理人员沟通联系紧密，能够为高校管理水平的提升注入新鲜的血液和力量。

二、高校学生参与财务报销存在的问题

虽然高校学生参与财务报销存在节约老师人力成本、锻炼学生综合能力、提升高校管理水平等优势，应该鼓励高校学生参与其中，但在参与的过程中，仍存在一些引发师生矛盾、降低财务报销效率的问题，这些矛盾和问题阻碍了财务报销的高效运行。

（一）学生财务报销的积极性不高

学生课余时间比较灵活，兼职参与财务报销可以获得额外的劳务收入，但是很多不是勤工俭学的学生并不愿意花时间和精力去做与专业内容无关的工作，尤其是科研压力、学业压力比较大的理工科学生，做财务报销的工作需要重新学习，他们认为这不是学生的主业，会浪费时间精力，完全是为了完成老师交给的任务。虽然田巧娴[ 7 ]等学者研究落实科研财务助理制度，试图解决科研经费“报销繁”的问题，以祝红霞[ 8 ]为代表的学者探索“最多跑一次”的报销模式，但财务制度和规定毕竟是复杂的，学生在实际报销时总会找出各种理由退出、拖延报销或怨声载道，这些学生的消极行为不仅降低了财务报销的效率，而且可能会引发财务人员与学生之间、学生与项目负责人之间的矛盾，不利于和谐校园的建设。

（二）新手学生参与财务报销效率低

财务部门对参与财务报销的高校学生的培训压力非常大，尤其是对新手学生，基本就是从零开始。这个培养过程，从财务理论知识到系统操作，再到报销流程，基本平均至少需要一个学期的时间，这期间退单率非常高，财务人员将会反复与学生沟通退单原因，学生也会反复跑财务部门补齐相关手续，对学生和财务部门来说都是一种煎熬，严重影响财务报销效率。学生能够独立办理常规报销业务并降低退单率的时间周期大概在一个学年。新手学生往往是本科大二年级或硕博新生，刚熟悉业务一年后就面临毕业找工作或深造，财务部门就又要在培养新手的路上了。所以如何有效培训新手学生，对财务部门来说尤为重要，也是值得研究的课题。

（三）信息不对称容易引发师生矛盾

高校学生在财务报销环节会面临各种各样的问题，需要财务人员与学生沟通解决，但是学生作为项目负责人和财务人员的中间人，往往由于业务不熟练、财务知识和风险意识不足，传递给项目负责人的报销问题及信息有误，存在信息不对称的情况，造成师生的不满情绪，或者学生只是负责跑腿，并不了解经费的使用情况，使得财务人员还需要重复和项目负责人沟通，从而引发财务报销效率低下和矛盾。

（四）学生缺乏财务经验，造成损失

财务报销过程中发现的丢票、未即时核销暂付款、自行垫付超限额资金等不符合财务规定的情况，大多是由于学生缺乏财务报销经验和报销常识所致，导致老师受到损失，造成财务后续工作和环节繁多，从而引发财务报销效率低下和矛盾。

三、学生财务报销效率的影响因素分析

一些学者聚焦财务报销效率进行研究，例如刘立军等[ 9 ]探索了提高高校财务报账效率的途径，王平[ 10 ]对财务报销人员类别与报销效率进行了实证研究，赵红漫[ 11 ]对高校财务科研报销行为进行了博弈分析，但这些研究都没有聚焦问题，也没有针对学生。本文将针对前文所述学生参与财务报销存在的问题，采用调查研究和实证分析的研究方法，探索学生财务报销效率的影响因素，为建立学生财务报销引导机制提供研究基础。

（一）调查对象基本情况

本研究共选取北京10所高校的220位学生作为调查对象，其中：男性学生85例（占38.6%），女性学生135例（占61.4%）;本科在读117例（占53.2%），硕士在读89例（占40.4%），博士在读14例（占6.4%）;新生77例（占35%），非新生143例（占65%）;财经类专业81例（占36.8%），理工科专业105例（占47.7%），其他专业34例（占15.5%）;有担任学校学生干部的经历161例（占73.2%），有担任科研财务助理或专职财务助理的经历100例（占45.5%）。

（二）调查对象参与财务报销情况

针对前文提出的财务报销问题，对调查对象参与财务报销的情况进行了调查研究，调查研究的内容基本能够印证上述问题，具体调查结果如下：

1.学生参与财务报销的动机

调查结果显示，65%的调查对象表示参与财务报销的原因是完成老师交给的任务，19.5%的调查对象为勤工俭学，15.5%的调查对象为提高自身业务水平。由此看来大多数的高校学生参与财务报销的动机只是为了完成老师交给的任务，学生参与报销的主观能动性有待提高。只有提高主观能动性，才能更迅速地学习财务知识，更高效地完成财务报销任务。

2.学生参与财务报销的退单情况

调查结果显示：33.2%的调查对象可以一次报销成功90%的单据，37.3%的调查对象可以一次报销成功70%～90%，20%的调查对象可以一次报销成功50%;67.3%的调查对象表示一张单据平均需要2—3次报销可以成功，只有21.8%的调查对象表示一张单据平均经过一次报销可以成功;在退单原因方面，报销流程不全（如缺乏领导审批）占比28.3%，缺少报销所需附件（如盖章清单、合同等）占比25.0%，发票粘貼或报销单据填写不规范占比23.4%，发票内容和预算开支范围不符占比21.3%;在阻碍财务报销方面，报销流程繁琐占比最高，其次为报销规定及相关标准不明确，最后为排队等候时间长。调查研究结果说明学生参与财务报销的准确性和单据质量有待提高，财务部门应采用信息化手段加大宣传报销规定和财务政策的力度，进一步简化报销手续和流程，学生需要接受更有效的培训和引导降低退单率，提高财务报销效率。

3.学生获取财务知识途径

调查结果显示，学生获取财务知识主要途径为高年级学长传授经验，其次为财务网站学习或者阅读财务书籍、咨询财务报销专员，参加财务知识培训的占比最低;在咨询财务报销的形式方面，现场咨询的比例最高，其次为电话咨询;在接受财务知识培训的等级方面，23.5%参加过院系财务培训，32.4%参加过学校财务培训，14.6%参加过校外专业财务培训;在接受的财务培训频次方面，41.8%没有参加过财务培训，29.5%每学期1次，25.0%每学年1次，3.6%每月1次。大部分学生选择高年级学长传授经验，说明财务知识培训的力度和方式存在一定的问题，学生更偏向于现场和电话咨询问题，这给财务人员带来很大的咨询压力，将会降低财务报销效率。

4.学生沟通能力

学生沟通能力同样间接影响报销效率，与财务人员沟通顺畅、主动沟通交流的学生与喜欢默默自己做事情的学生参与财务报销的效率肯定是不同的。

从上述调查对象参与财务报销情况中可以看出，学生主观能动性、财务报销的退单量、学生获取财务知识途径及学生的沟通能力等因素都影响报销效率，但是归根结底，这些因素都直接影响财务报销成功率。报销成功率提高意味着报销效率提高，故下文将从单因素和多因素两个方面探究报销成功率的影响因素。

（三）调查对象报销成功率影响因素的单因素分析

从前文中的数据结构来看，财务报销成功率以单据报销一次成功的比例70%为基准进行实证分析较为合适。下文将采用卡方检验和独立样本t检验的研究方法，从学生特征及主观能动性、财务知识获取途径、学生沟通能力等方面，比较70%以上和70%以下报销成功率的影响因素，结果如表1和表2所示。

1.学生特征及主观能动性

（1）学生特征

交叉分析结果显示，年级、是否为新生、获取财务知识主要途径、接受财务知识培训的频次对报销成功率的卡方检验P值均小于0.05，说明影响有统计学意义。从构成比可知，博士研究生报销成功率为70%以上的占比显著高于硕士和本科学历学生（？字2=7.092，P=0.029），非新生的报销成功率为70%以上的占比显著高于新生（？字2=24.683，P<0.001），而报销成功率70%及以上的调查对象和70%以下的调查对象之间性别、专业类型、是否担任学校学生干部、是否在学校担任科研财务助理或专职财务助理构成比无显著差异（P>0.05）。

（2）学生主观能动性

在参与财务报销意愿、平常主动学习财务报销规定、主动关注财务制度变更动态等方面，报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分均大于3分，说明两组调查对象在参与财务报销意愿、平常主动学习财务报销规定、主动关注财务制度变更动态的现状处于中等偏上水平，且报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分与成功率小于70%的调查对象之间无显著差异。

2.财务知识获取途径

（1）财务知识获取情况

在具备一定财务知识方面，报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分为2.86，成功率小于70%的调查对象平均得分为2.78，均小于3分，说明两组调查对象在具备一定财务知识方面的现状处于中等偏下水平，有待进一步改善，且报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分与成功率小于70%的调查对象之间无显著差异（t=0.767，P=0.444）。

在对报销制度了解方面，报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分为2.96，成功率小于70%的调查对象平均得分为2.76，均小于3分，说明两组调查对象在对报销制度了解的现状处于中等偏下水平，有待进一步改善，且报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分与成功率小于70%的调查对象之间无显著差异（t=1.941，P=0.054）。

（2）财务知识获取途径

在经费开支或报销前会向财务人员进行咨询方面，报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分为3.62，成功率小于70%的调查对象平均得分为3.31，均大于3分，说明两组调查对象在开支或报销前咨询财务人员的现状处于中等偏上水平，且报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分显著高于成功率小于70%的调查对象（t=2.290，P=0.023）。

每月参加1次财务培训的报销成功率70%以上的占比显著高于其他频次（？字2=11.062，P=0.011），咨询财务报销专员的报销成功率70%以上的占比显著高于高年级学长传授经验、财务网站学习或者阅读财务书籍（？字2=14.146，P=0.003）。

3.学生与财务沟通能力

独立样本t检验结果显示，经费开支或报销前会与财务人员进行咨询、平常主动关注财务制度变更动态、喜欢与他人交流自己的想法、能大胆与陌生人交流、喜欢默默一个人做事情的独立样本t检验P值小于0.05，说明上述因素对报销成功率影响有統计学意义。

在喜欢与他人交流自己的想法方面，报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分为3.79，成功率小于70%的调查对象平均得分为3.50，均大于3分，说明两组调查对象在喜欢与他人交流自己想法的现状处于中等偏上水平，且报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分显著高于成功率小于70%的调查对象（t=2.708，P=0.007）。

在能大胆与陌生人交流方面，报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分为3.71，成功率小于70%的调查对象平均得分为3.45，均大于3分，说明两组调查对象在能大胆与陌生人交流的现状处于中等偏上水平，且报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分显著高于成功率小于70%的调查对象（t=2.352，P=0.020）。

在喜欢默默一个人做事情方面，报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分为3.07，成功率小于70%的调查对象平均得分为3.37，均大于3分，说明两组调查对象在喜欢默默一个人做事情的现状处于中等偏上水平，且报销成功率大于或等于70%的调查对象平均得分显著低于成功率小于70%的调查对象。

（四）调查对象报销成功率影响因素的多因素分析

以报销成功率是否大于70%为因变量，以年级、是否为新生、获取财务知识主要途径、接受财务知识培训的频次、经费开支或报销前会向财务人员进行咨询、平常主动关注财务制度变更动态、喜欢与他人交流自己的想法、能大胆与陌生人交流、喜欢默默一个人做事情为自变量进行二元Logistics回归，赋值表如表3所示，逐步回归结果如表4所示。

由表4可知，是否为新生、获取财务知识主要途径、喜欢与他人交流自己的想法对报销成功率是否大于70%有显著影响。此统计结果也与单因素分析的结果基本一致，但比单因素分析的结果更细化、更聚焦。

以新生为参考，非新生是报销成功率大于或等于70%的积极因素，非新生报销成功率大于或等于70%的概率是新生的7.419倍（OR=7.419，P<0.001）。新生新接触校园和财务知识，比起有经验的学生而言，一定是效率极低的。

以参加财务知识培训为参考，财务网站学习或者阅读财务书籍、高年级学长传授经验获取财务知识是报销成功率大于或等于70%的消极因素，通过财务网站学习或者阅读财务书籍获取财务知识的调查对象报销成功率大于或等于70%的概率是参加财务知识培训的0.256倍（OR=0.256，P=0.035），通过高年级学长传授经验获取财务知识的调查对象报销成功率大于或等于70%的概率是参加财务知识培训的0.175倍（OR=0.175，P=0.004），而通过咨询财务报销专员获取财务知识的调查对象报销成功率大于或等于70%的概率与参加财务知识培训的调查对象之间无显著差异。

喜欢与他人交流自己的想法对报销成功率大于或等于70%有显著正向影响，喜欢与他人交流自己想法的学生，一定是沟通能力相对较强的，与财务人员的沟通较为顺利对成功报销的作用是积极的，喜欢与他人交流自己想法的得分提高1个单位，报销成功率大于或等于70%的概率提高1.688倍。

（五）调查对象意见建议

本文针对影响因素，对如何提高财务报销效率进行了调查，如表5统计结果所示。在提高财务报销效率意见方面，规范并优化报销流程占比最高，其次为线上预审批报销单据，再次为组织报销人员系统培训;在建议公布财务报销规定方面，学校官网占比最高，其次为公众号智能AI和系统培训;在财务人员沟通建议方面，对报销存在的问题一次性给出明确答复占比最高，其次为提高服务意识、减少厌烦情绪，再次为提高业务水平。

四、如何建立高效的学生财务报销引导机制

基于前文实证分析中学生参与财务报销的影响因素及调查对象本身提出的意见建议，提高学生财务报销效率，需要从提升学生和财务人员的理论知识与主观能动性、丰富学生获取财务知识的途径、提升学生与财务的沟通效果等方面，建立一个完整的学生财务报销引导机制。

（一）加强相关知识培训及发挥能动性

1.从学生角度

财务理论知识是学生今后走到工作岗位中必备的常识性知识，涉及财经法律法规、税收政策、发票政策等方面，不仅对学生深入了解科研经费和科研课题研究有帮助，而且对学生综合理论知识的完备有帮助。主观能动性决定学习效果，只有学生提升了自身主观能动性，才会采取多种方式提高报销的成功率和办事效率，才能真正做好财务报销。

2.从财务部门角度

（1）调动学生的积极性。财务部门应创新方式方法帮助学生提高理论知识和主观能动性。学生参与财务报销的可持续发展，关键在于学生的选拔，财务部门应与学院联手，优先选拔责任心强、品学兼优、有财务知识储备、有相关实践经验的学生，同时还可以将学生参与财务报销纳入到实习经历或学生考评体系，这样不仅可以保证参与财务报销的学生质量，而且可以调动学生学习财务知识和参与报销的积极性。

（2）提高会计人员的专业能力。财务部门应不断提升会计人员的理论知识和学习的主观能动性。财务规定和政策需要财务人员不断学习，只有熟练掌握财务规定和政策，才能够更加准确、高效地把规定传授给学生。另外，财务人员在理论知识丰富和主观能动性强的前提下，可以有能力优化财务报销流程，简化报销程序，提升财务核算的管理效果和服务质量。

（二）拓宽学习渠道及提升创新性

1.从学生角度

从前文实证分析得出的结论看，学生咨询财务人员成为咨询的主要方式，而且大部分停留在现场或电话咨询等最原始的咨询方式，效率低下，学习的途径大部分也停留在向高年级的学长学习，政策规定变化快，根本无法学习到最新政策。在当今智能信息化的时代，网络信息化如此发达，学生需要转变观念，不要依赖财务人员的现场或电话解答，一方面财务人员也有百密一疏回答不周全的时候，另一方面财务人员如果每天回答所有学生问题，将没有时间和精力审核单据，对财务人员的耐心也是一种考验，容易引发矛盾，影响报销效率。学生从财务部门的官网、培训及操作手册中可以系统、全面地学习财务报销规定和理论知识，按照相关材料准备，一定可以提高报销效率。

2.从财务部门角度

（1）拓宽沟通渠道。学生以现场或电话咨询为主，缘于学生自身理念，也说明财务部门提供的咨询方式有待创新。在信息化的网络时代，很多研究都提出了财务信息化的建议，例如廖一蔚[ 12 ]提出了高校业财融合的信息化路径，阳叶萍[ 13 ]提出了高校智慧财务建设，张颖[ 14 ]为高校财务管理信息化提供了路径，范玲玲等[ 15 ]为财务信息化建设提供了研究思路，刘梅[ 16 ]为高校会计信息化建设创新了思路。高校财务部门应结合研究成果，以信息技术为抓手，打破传统财务咨询方式，采取例如智能AI等多种信息化的咨询方式，将财务规范性的制度和政策制作机器人知识库，使用机器人进行通用问题解答，或者将财务规范性的制度和政策制作成操作手册指南，或在财务部门官网进行可视化展示，这些方式不仅可以使学生反复学习，而且可以减轻财务人员的咨询压力，达到双方共赢，提高报销效率。

（2）创新培训宣传方式。财务人员应定期组织学生进行培训，针对新手学生、新变化的政策、容易出错的问题有针对性地进行专题培训，同时针对学生参与报销量大的学院定点进行学院培训、交流和答疑。很多高校虽然建立了科研财务助理制度，但是对参与财务报销的人群缺乏管理和培训，应对参与财务报销的学生进行上岗前培训，培训后持证上岗，使学生人群相对固定，便于管理和定期培训。另外，老手带新手是学生学习财务知识的主要途径，但是学习效果并不好，可以让老手带新手一个学期，新手学生作为老手学生的助理，通過财务培训考核合格后方可持证上岗。

（三）加强沟通力及强化服务性

1.从学生角度

学生与财务人员的沟通对财务报销效率至关重要，学生多数是报销的经办人，很多事宜需要与项目负责人沟通确认，所以学生作为项目负责人与财务人员传递信息的桥梁，与财务人员沟通后的理解力及传递给项目负责人信息的准确性直接决定财务报销的效率。梁勇等[ 17 ]曾对信息不对称的高校财务沟通问题进行研究，认为学生与财务人员沟通的信息不对称及情绪化等问题，将会导致消极的沟通效果，还有可能带来师生矛盾。学生的沟通能力也是建立在一定的理解能力和学习能力基础上的，只有具备一定的财务理论知识后，才能更快更好地理解和领悟财务人员提供的信息，才能一次性成功报销，提高报销效率。

2.从财务部门角度

高校财务人员要提升沟通力。服务师生的理念早已深入财务人员内心，但是面对一届又一届的新手学生，面对完全没有接受过任何培训、没有任何财务理论常识的学生，财务人员对他们的解释越详细、耽误的时间越多，就意味着将挤占他们报销审核的时间，就意味着报销效率低下，还有可能会影响财务人员的制单数量和质量，甚至影响财务人员的收入。所以面对这样的情况，财务人员沟通的意识需要到位，沟通的方式需要调整，要配合其他宣传和咨询措施，尽量减少财务人员面对面、电话咨询的时间，这样才能提高财务报销效率。

综上所述，高校必须重视学生参与财务报销长效引导机制的建立，对参与财务报销的学生有效管理，列入常态化的会计实践工作计划，作为日常财务管理的重要组成部分。建立长效引导机制，既能让学生在财务报销中获益，又能解放财务人员的咨询压力。当下，从实证分析的角度探索学生参与财务报销的引导机制，提高财务报销效率，不仅具有理论意义，更有实践和现实意义，必将进一步激发学生的积极性与创造活力，进一步提升财务管理的新高度，为学生和财务部门实现共赢及高校财务工作健康快速发展保驾护航。

【主要参考文献】

[1] 林学延.高校科研财务助理的制度背景分析[J].金融经济，2019（8）：203-205.

[2] 黄新英.关于高校科研财务助理制度的思考[J].会计师，2019（5）：68-69.

[3] 张茂.高校科研财务助理制度初探[J].商业会计，2017（23）：103-104.

[4] 田瑞，黄麒玮.财务助理模式的探究[J].中国集体经济，2019（34）：126-127.

[5] 杨朝晖，孙思惟，黄怡.高校财务报销实行学生兼职财务预审制度的探讨[J].福建农林大学学报（哲学社会科学版），2012，15（5）：56-59.

[6] 华亚.高校提升财务服务水平的路径探讨[J].内蒙古煤炭经济，2019（17）：97，99.

[7] 田巧娴.落实科研财务助理制度，解决科研经费“报销繁”[J].现代经济信息，2019（10）：171-172.

[8] 祝红霞.“最多跑一次”在高校财务中的探索与实践[J].教育财会研究，2019，30（4）：28-31.

[9] 刘立军，李森森，张新.提升高校财务报账效率的途径[J].會计之友，2012（22）：102-103.

[10] 王平.高校财务报销人员类别与报销效率的实证研究[J].商业会计，2020（18）：121-126.

[11] 赵红漫.高校财务科研报销行为的博弈分析[J].会计之友，2015（7）：121-124.