颜 丛

( 福建工程学院 档案馆， 福建 福州 350118 )

2020 年6 月20 日， 第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订了 《中华人民共和国档案法》 (以下称“新《档案法》”)[1]。新 《档案法》 的出台为新时代档案工作发展提供了新保障， 也提出了新要求。 新 《档案法》出台后， 国内对档案职业能力发展的探讨也有不少， 如周秋萍探讨了档案法修订的新指向和档案职业能力的发展方向[2]； 梁兰英结合新 《档案法》 的修订分析如何适应档案工作的管理、 安全、 开放等基本职能[3]。 也有探讨高校档案未来工作发展的文献， 如甄子莹等结合新 《档案法》 对高校档案工作发展做出整体性思考[4]。但现有文献结合新 《档案法》 对高校档案工作职业危机与档案工作者能力提升的研究还比较少， 笔者拟结合 《档案法》 新修订的部分内容，探讨高校档案工作者在新的发展时期的职业能力提升问题。

一、 新 《档案法》 背景下高校档案工作职业危机

高校档案工作在全国档案工作中占比不小，然而却因未能得到高校领导的足够重视等原因，近些年来档案工作在高校工作中日益 “边缘化”， 尤其是在新 《档案法》 出台后， 高校档案职业危机暴露得更为明显。

1. 职业与专业分离危机

从职业特性上分析， 档案工作平淡枯燥， 工作内容被动性强、 周期性长、 挑战性小、 存在的不确定性因素少， 因此， 长期以来， 高校档案馆人员流动性较小。 新 《档案法》 第十一条提及档案工作人员应具备相应的专业知识与技能。 这里的 “专业知识与技能” 是指档案人员的专业性素质， 可理解为在学期间专门学习档案相关专业或拥有1 年以上档案相关工作经验的人员， 也就意味着就职于档案部门的人员入职前必须具备档案专业性知识与技能。 然而， 事实上， 不少高校在档案馆选人用人上较少从专业化角度进行岗位竞聘， 相当一部分档案馆新进人员学的并非档案相关专业， 甚至进馆之前从未接受过档案专业方面的培训。 职业性与专业性的分离往往令高校档案工作面临职业危机: 专业性的降低使得高校档案工作难以全面有效地开展， 间接导致高校档案工作在高校大环境中被逐渐 “边缘化”； 高校档案工作越来越得不到重视， 档案工作者权益得不到切实保障， 影响其工作和学习的积极性， 形成 “恶性循环”。

2. 档案信息化能力危机

新 《档案法》 的第五章整章为新增的档案信息化建设内容。 这方面又是众多普通高校的软肋。 一个重要原因是高校档案系统的工作者多数年龄偏大， 很少接受信息化技能培训， 信息化能力较弱， 使得高校档案信息管理模式相对单一、陈旧。 在大数据时代、 档案信息化的今天， 高校老一辈档案工作者相对缺乏对档案数字化和信息化格局的把控能力， 这种把控能力不仅仅指对档案软件的应用、 电子档案的整理和收集等具体可操作性的办公能力， 还包含了对档案数字化工作理念的认同感和对档案信息化建设的创新性思考。 如果高校档案队伍长期缺乏信息化能力高的人才， 将影响高校档案信息化建设工作的开展，不利于高校档案工作的长远发展。

3. 档案开发利用危机

档案是历史文件、 资料的原始记录载体， 它继承了文件的记录性， 同时也再现了历史的真实面貌。 而今， 高校档案工作者在保护 “历史”和服务 “现在” 的同时， 还应该思考和寻求进步的目标——档案的 “未来”， 亦即 “档案开发”。 档案开发在高校档案工作中十分重要， 却又是现阶段档案工作中最容易被忽视且操作难度较大的一点。 新 《档案法》 第四章第二十七条规定: “县级以上各级档案馆的档案， 应当自形成之日起满二十五年向社会开放。 经济、 教育、科技、 文化等类档案， 可以少于二十五年向社会开放。”[1]也就是在一般情况下， 县级以上各级档案馆档案的开放时间比原 《档案法》 中提出的 “三十年” 提前了五年。 值得注意的还有，新 《档案法》 中提到国家鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案， 档案馆还可以通过网络形式定期公布开放目录[1]。 这些内容从法律层面为高校档案的开发利用提供了保障性的支持。 然而， 近年来除了一些高校档案馆在开发利用档案进行校史研究上有较大建树外， 高校档案在其他方面的开发利用成效有限， 这与高校档案工作者的档案开发利用能力不足有很大关系。

二、 新 《档案法》 背景下高校档案工作者应对职业危机的策略

高校对档案工作人员的选用上应 “择专选录”， 并加强档案工作人员职业能力的培养。 按照 《档案法》 新修订的章节和条款， 在新档案时代的新发展、 新格局、 新挑战中， 高校档案工作者应从以下3 个方面提升职业能力， 以不断拓展和开发自身潜能， 促进高校档案工作往良好的方向发展。

1. 提升档案信息化能力

在互联网时代， 应加强对电子档案的规范和重视， 结合数字化技术， 让纸质档案通过另一种方式传承、 保留下来。 新 《档案法》 新增的档案信息化建设内容[1]， 是根据近年社会发展与档案信息化发展的趋势， 经充分考虑、 密切研究讨论制定的， 不仅强调需积极推动电子档案管理信息系统建设， 还强调要加强档案信息资源共享服务平台建设， 推动档案数字资源跨区域、 跨部门共享利用。

一是提升档案信息化管理操作技能。 新《档案法》 第五章第三十六条中强调， 要推进电子档案管理信息系统与办公自动化系统、 业务系统等相衔接[1]。 将高校档案系统与OA 办公系统、 教学系统、 财务系统、 资产系统等业务系统相关联， 做好高校档案资源联网共享的系统建设和平台维护， 是高校档案数字化建设进程中重要的一环。 高校档案工作者需在日常工作和培训中提高应用档案管理软件的能力， 规范电子档案建档程序和系统管理， 了解OA 系统和其他业务系统的操作方式， 积极与高校机房总控连结， 提升档案信息化管理操作技能， 从知识技术层面提升高校档案的权威性和公信力。

二是转变工作思维方式， 适应档案信息化的要求。 新 《档案法》 出台后， 档案信息化有了相应的法律保障。 高校档案工作者应转变工作思维方式， 适应高校电子档案增多、 档案数字化进程加快等变化。 一方面是档案服务手段的改变，档案利用和审批程序由传统的纸质化向电子化发展， 查档和审批手续的逐渐简化提高了档案服务的便利性和高效性； 另一方面是档案安全意识的改变， 档案工作者要主动提高对电子档案规范和安全措施的重视， 明确电子档案内容的开放时限和开放范围， 加快转变工作思维方式， 从职业素质层面提升高校档案的信息化程度。

2. 提升档案开发利用能力

高校档案工作者要改变 “边缘化” 的现状，亟需找到发展的突破口。 立足于高校自身发展的视角， 高校档案工作者在档案开发和利用上应着眼于高校得天独厚的环境因素， 将档案开发利用与科研、 宣传、 人才培养等工作相结合， 全面提升高校整体规划和高校档案区域发展的能力。

一是提高档案科研能力， 助力高校发展。 新《档案法》 第一章第六条中强调， 国家对档案科学研究和技术创新予以鼓励和支持， 积极推动科技成果在档案工作各个方面的转化和应用； 第四章第三十三条中也提出， 档案馆应当配备研究人员， 研究整理档案， 系统性编辑出版档案材料并在一定范围内发行[1]。 新 《档案法》 从法律层面鼓励高校档案工作者提高自身科研能力， 并将档案方面的研究成果整合成档案类出版物发行。高校档案工作者的研究方向可与校史编撰研究、党建工作、 二级学院档案室管理等相关内容进行全方位结合， 深入挖掘高校档案可持续性发展的潜力。 从档案工作者的角度出发， 档案科研成果是对档案工作的进一步思考和创新， 不仅有利于高校档案馆未来的发展， 也是档案工作者在专业技术岗位上晋升的必要条件， 是对自身档案综合素质和专业技能的充分展现。 从高校发展的角度来看， 档案的内容也是评价其他科研工作的依据， 通过带动校企合作、 校政合作、 资产招投标和大学生创业孵化等应用型研究和项目， 实现高校经济效益和发展潜能的提升。

二是提高档案开发能力， 发挥高校档案价值。 新 《档案法》 第四章第三十四条中提到国家鼓励档案馆开发和利用馆藏档案， 通过专题展览等多种活动形式， 发扬传承中华优秀传统文化[1]。 为充分开发和利用高校档案的价值， 档案工作者还应积极增强组织宣传、 布展、 多媒体软件应用操作等业务能力外的综合能力。 一方面， 高校档案的展览可借鉴地区各级综合档案馆的展览形式， 将珍贵的高校历史档案进行专题分类， 按照时间、 类型、 人物等分类形式展出； 也可结合如党史学习、 校庆等热门话题， 联合校史馆等部门， 收集大量文献资料后再联合布展； 还可以在高校档案馆网站上制作虚拟展厅， 为校友和社会人士的参观阅览提供便利。 另一方面， 高校档案工作者可以定期举办小型公益讲座， 将开放的高校档案资源与本校内其他部门或周边高校档案馆交流、 整合， 积极建成线上线下资源共享平台[5]。 面对高校档案职业发展的需要， 档案工作者应多渠道、 多方式地展现高校档案的价值。

3. 提升档案监管能力

新 《档案法》 第六章监督检查的内容是新增的[1]。 为保障实体档案和电子档案的安全，高校档案工作者应在认真学习新 《档案法》 的基础上制定或修订符合高校档案馆自身情况的监管制度。 建立健全高校档案馆安全管理机制， 提高档案工作者危机应急处置能力， 加强档案库房风险管控， 明确监督检查和管理工作应紧密结合， 以 “预防为主、 防管结合” 的监管方针强化高校档案工作者的监管能力。

一是夯实实体档案的监管能力。 对于高校档案工作者来说， 实体档案管理的条件和环境不同于地区综合档案馆， 因此， 制定适合高校自身情况的实体档案安全管理制度尤为重要。 高校档案馆负责人在符合国家档案法律法规的前提下， 综合高校资金、 库房选址等内部环境因素， 对保障档案库房安全的设施、 设备进行适配， 定期全方位检查实体档案保存情况和库房的温度、 湿度、报警系统、 消防系统等， 进行必要的维护和调整； 考虑到档案工作存在一定的保密特性， 对身边的档案工作者要及时溯源， 互相交流动向； 高校档案工作者还需定期组织移交档案部门负责档案工作的相关人员参加培训， 指导他们做好档案工作， 而移交档案的部门要重视和监测存放档案的环境和人为因素， 实时动态监察移交档案时的具体情况。 在实体档案开放和利用的监管上， 高校档案工作者要明确馆藏档案开放的范围和内容， 在实际操作中强化对纸质档案 “保护为主，合理利用” 的理念， 将具体监管分为两个方面。其一， 针对高校开放性实体档案， 应在利用前审查使用者信息， 使用后做好利用登记。 对于纸质档案展出或其他公益性开放利用活动， 应提前上报上级档案机构或上级档案负责人， 如档案部门领导和分管校领导； 活动中应在场馆内配备监控设备， 活动后要及时清点档案数目并检查纸质档案使用情况等。 针对高校未开放的实体档案， 依照新 《档案法》 第四章第二十九条规定， 根据经济建设、 国防建设、 教学科研和其他工作的需要， 允许按国家相关规定利用档案馆未开放档案； 新 《档案法》 第三十三条也强调， 档案馆应根据自身条件， 为国家机关制定法律、 法规、政策和开展有关问题研究提供支持和便利[1]。除档案利用的规定性审批手续外， 高校档案工作者还应将使用者意图和纸质档案存放情况纳入考量， 视具体情况决定可否予以利用。 其二， 针对纸质保密档案的利用， 要严格遵循 《中华人民共和国保守国家秘密法》[6]的规定， 未经原定密机关、 单位或者其上级机关批准， 不得复制和摘抄； 收发、 传递和携带外出， 应当由指定档案工作人员负责， 并采取必要的安全措施， 如存放于保密库房或保密柜等。

二是强化电子档案的监管能力。 伴随档案信息化建设的深入， 高校档案在管理和利用上越来越向电子档案倾斜， 迫切要求高校档案工作者加强对电子档案的监管。 传统的电子档案监管是建立健全网络安全系统， 如强化防火墙设置； 针对完全开放、 未开放、 密级的电子档案进行严格分级管理和利用； 定期检查和维修电脑的软硬件设备。 高校档案工作者对电子档案的监管措施在加强和巩固的同时， 也需要发展和革新。 一方面，采取 “互联网+监管” 模式[7]， 连结高校办公系统和部门业务系统达成信息共享， 建立多平台监测系统， 实行连网同步监管； 外网的利用查询可针对不同人群在验证方式上区分识别， 如教师、学生查询可通过校园卡查询[8]， 校外人员查询可通过身份证查询。 另一方面， 新 《档案法》第四章第三十九条规定， 档案馆可以对重要的电子档案进行异地备份保管[1]。 这种跨地区备份虽存在一定的安全风险， 但只要在前期设立相对完善的协议条款， 就能规避大部分风险； 反之，还能在很大程度上避免电子档案因外界环境因素和不可预知因素带来的损毁和丢失。 高校档案馆可以采取异地异校备份保管方式， 降低电子档案丢失风险的同时， 也能加强高校间的协作互通，共享信息资源， 提高使用的便利性。

三、 结语

高校档案工作者职业能力是开展其本职工作的必要能力， 也是掌握高校档案职业话语权的重要条件。 新 《档案法》 出台后， 高校档案工作也进入了新时代。 高校档案工作者要在熟知法律的前提下， 提高对档案职业的敬畏心和责任心，通过强化政治性、 纪律性、 专业性， 提升运用法律维护自身利益和档案权益的能力。 同时， 也要根据新 《档案法》 的要求不断提升专业能力和综合素质， 为推进高校档案职业的专业化进程作出贡献。