APP下载

新时期档案管理工作规范化的新途径探究

2021-09-13王斌

兰台内外 2021年23期
关键词:新途径新时期

王斌

摘 要:在我国的院校不断发展的进程中,档案管理越发受到关注。档案管理在单位管理中是非常重要的一部分,可以保证单位工作顺利运行。当前大部分院校的档案管理工作都在规范化进程中,可以满足上级的需求,但是档案管理工作也存在许多困境,需要不断研究工作方法,从而提高档案管理工作的效果,这样才能让单位得到良好发展。

关键词:新时期;档案管理工作规范化;新途径

在档案管理工作进行中,可以充分考量自己学校的管理模式,并吸收其他学校的管理方式,创新档案管理工作措施。但是,当前档案管理工作并不能满足学校的发展,效果也比较差,不能紧跟时代发展的进程。因此,山东省平原中等师范学校应该对从事档案管理工作的人员进行培训,从而提高其办事效果。

一、学校档案管理工作存在的困境

1.没有制定完善的档案管理制度

现今,大部分学校都有档案室,但是并没有制定完善的档案管理制度,工作人员素养比较低,设备也不是非常完善,这样档案管理工作就是不完善的,工作人员的责任并没有严格区分,学校应该注重对档案管理制度有足够的关注,不断完善档案管理制度,这样才能提高档案管理工作的效率。

2.管理控制工作没有紧密相连

档案管理工作主要分为收集、整理、存储与分类等环节,其中收集与整理是非常重要的,特别是收集与整理和学生相关的资料,这需要学校中的所有部门一起努力,将每个部门与学生相关的资料发送给档案室,让档案室进行整理。不过,当前大部分学校在对档案进行管理的环节中,一般都认为档案管理是档案室的工作,其他部门不需要参与。因此,相关部门就不会配合档案室的工作,这给档案室的工作提供了难度,给档案收集增加了难度,而且在发展的过程中也会出现困境。

3.管理方式滞后

在科技不断发展的进程中,信息技术被运用到了各行各业中,这也是社会发展的大趋势。信息技术给档案管理提供了大量契机,不仅可以减少大量人力与时间成本,还能提高管理效果。不过,大部分学校的档案都是运用纸张记录,没有紧跟时代的发展,这样就不能将档案细化,档案内容也非常缺乏,这给档案工作的发展带来了阻碍。

二、新时期档案管理工作规范化的新途径

1.找到工作效率低的因素

因为大部分中专院校中的档案管理工作人员并没有相关工作管理经验,或者是依然采用以往的档案管理方式,没有紧跟时代的发展,也就没有及时更新档案管理的思想,对档案管理工作没有足够的关注。这样档案管理工作就没有认真进行部署,也没有完备的工作设备,更没有专人负责档案管理,这样档案管理工作的安全就得不到保障。大部分院校都没有关注档案管理工作,这样就不能促进档案管理工作的顺利实施,这也会阻碍学校其他工作的实施。

在信息化时代,档案管理工作迎来了新的发展契机,大部分工作人员都可以借助电子文件对档案进行管理。另外,信息技术设备比较快捷,传输速度比较快,也方便攜带,虽然大部分文件也需要转变为纸质文档进行管理,但是二元制管理模式更能保障档案管理的安全,并且工作效率也会有所提高。各大院校都在运用纸质文档,没有适当的运用电子文档,这样也就没有适应时代的发展。因此,学校应该紧跟时代发展,这样才能推动档案管理工作顺利发展。

在一些规模小、民办学校中,因为资金或其他方面的影响,档案管理工作有时不能及时完成。另外,一些院校在学校工作考核中并没有将档案室建设融入其中,学校领导也不关注档案室的建设。因此,在学校的经费预算中,对档案室建设也没有投入适当的资金,没有在科研与学术研究中有所投入,这样档案室就不能得到扩建,设备也比较缺乏。档案室的建设如果没有大量的资金投入,软硬件设备也就不够完备,不能保证档案素材的完备性。

2.保证档案管理工作的规范性

学校中的科研、学生以及教学信息都是由档案工作人员进行管理,是学校发展的第一手资源。但是,大部分学校还在运用以往的档案管理形式,都是运用纸质文档对资源进行管理,这样的管理形式会消耗大量的人力与时间,还需要大量的保存空间,在寻找档案时也需要一定的时间,也不能保证档案的完整性,这样档案资源就容易丢失。在信息化时代,推动档案管理工作规范化主要是运用信息技术对档案进行管理,这也是当前一种保存档案的潮流方式,同时也可以提高学校的教学效率,保证档案管理工作的效果。因此,在新形势下,对档案管理工作严格进行约束,将档案管理工作落到实处,也可以保证管理工作的严密性,推动学校中的其他工作的办事效果,提高学校的整体发展水平。

现今,我国的中专院校主要是给社会培养大量实用性人才,推动我们国家经济的发展。在满足社会需求的状况下,技术型人才越来越少,中专院校的发展越发受到国家关注,并向中专学校拨入了一定的资金,这样学校才会有大量的资金保证校园建设。在这样的基础上,学校档案管理工作的要求也变得越来越高。为了推动中专院校的可持续性发展,给社会发展提供大量的能量,档案管理人员应该紧跟时代的发展,满足社会的需求,不断创新档案管理工作的模式。

3.及时更新档案管理工作的思想

为了保证中专院校的可持续性发展,档案管理人员应该不断创新。学校领导应该对档案管理工作有足够的关注,档案管理工作人员应该及时更新管理思想,树立端正的档案管理观念,将档案管理工作看作是学校工作中的一部分。在具体情况中,在学校的发展规划中,应该将档案管理工作内容融入其中,并规划好档案管理工作的细则,对相关工作人员进行考评,给工作人员提供完备的场地和设施,并投入一定的经费。另外,档案管理应该以专业人员为主,但是为了促进档案管理工作的顺利实施,教师和学生也应该树立一定的管理档案的观念。

首先,学校应该对相关专业人员进行培训,这样才能有效提高档案管理工作的效果。其次,在平常的生活中,学校还要注重对档案管理工作的宣传,让教师和学生都对档案管理有足够的关注,并配合相关专业工作人员的工作,从而推动学校档案管理工作的实施。只要学校中的教师和学生都意识到档案管理工作的重要性,相关工作人员才能得到教师和学生的支持,并且在教学环节中帮助档案工作人员进行记录,留住那些优秀成果,并不断对学校中的档案素材进行拓展,一起促进学校档案管理工作的发展。

猜你喜欢

新途径新时期
论新时代中国特色社会主义的理论意蕴
新媒介环境下信息技术课所面临的新问题及新途径
新闻传播网络化的新途径研究
手机依赖影响下的高职学院学风建设新途径
浅谈基层宣传思想文化建设工作新途径
1980—1983年电影中的审美体验
新时期国有企业党建工作新思路
新时期农村气象观测及防灾服务探索分析
新时期高校思想政治教育管理的创新研究