王亚琴

摘 要：信息技术的有效应用可以使档案管理工作获得高水平支持。本文首先对当前档案管理工作存在的主要问题进行了总结，并结合信息技术创新发展的背景条件，从技术性工作的角度出发，制定了档案管理工作的改进策略。

关键词：信息技术;档案管理;应用策略

引言

实现信息技术的高质量应用可以为档案管理工作的改进提供帮助。目前，信息技术的创新推广速度较快，实现信息技术在档案管理中的有效使用，可以使档案管理工作获得高水平的支持。因此，很多档案管理人员都对信息技术的应用具备较高水平的关注。

1 信息技术在档案管理中应用存在的不足

1.1 档案信息化管理系统不够成熟

档案信息化管理系统的构建质量直接决定着信息技术在档案管理工作中的应用水平。但是，部分企业的档案管理人员缺乏对现有信息系统可操作性的详细考察，没有结合软件开发的实际情况制定信息化技术的应用步骤，导致档案信息化建设工作的实施无法在项目设计和需求分析方面取得进展，也使得信息化系统的安全性与稳定性难以得到有效维护。一些档案信息化管理系统的建设虽然进行了需求分析，但缺乏对需求说明书的规范化设定，未能对档案信息化管理工作的主要原则进行总结，导致档案管理标准化体系的建设价值难以得到体现，也使得动态性管理方法难以在档案管理工作中实现普及推广。一些档案信息化管理系统在具体建设的过程中，缺乏对系统扩展性特征的有效分析，没有结合系统功能特点进行数据模型的创新设计，难以保证信息化技术在档案管理工作中发挥作用。一些档案管理信息系统的建设对于计算机软件的开发经验吸收应用存在不足，档案管理技术的设计缺乏对系统建设过程的创新调整，导致档案管理的基础性工作和信息技术难以得到高质量的结合，无法在档案管理业务模式创新方面取得积极成效，也使得档案信息化管理系统所具备的应用价值无法实现高水平开发。

1.2 档案数据检索质量较差

数据检索质量直接影响着档案信息的应用水平。然而，部分企业虽然推进了档案数字化管理，并对信息技术进行了推广应用，却缺乏对档案检索目录的高质量设计，使得信息技术在档案管理工作中的普及無法获得更高质量的外部支持。部分档案数据检索工作的实施对于可视化分析技术缺乏足够的关注，没有使用图表方式实现对档案数据的有效展现，导致档案信息的处理举措无法得到相应的调整创新。

1.3 档案服务能力缺乏有效拓展

部分档案管理人员缺乏对档案服务能力建设工作的重视，导致新型信息技术所具备的突出应用优势无法得到显现。一些档案服务能力的建设工作对于档案信息所具备的应用价值分析不够完整，缺乏对数据挖掘技术的应用，没有从信息全文检索需求的角度出发，对信息集成技术进行合理使用，导致档案的检索效率及精准性无法得到提升，难以为档案服务功能的充分拓展提供帮助。一些档案管理人员在应用信息技术的过程中，对于数据资源的录入和整编缺乏必要重视，没有对档案管理系统各类权限进行合理设置，导致档案借阅管理及报表制作等基础性工作无法得到改良，档案数据的备份以及系统维护等业务难以得到信息技术的高水平支持。一些档案服务功能体系的构建对于网上信息查阅渠道的重视程度较低，未能对网页检索功能进行充分开发，无法保证档案信息所具有的重要价值得到全面利用。

1.4 档案信息资源缺乏有效整合

档案信息资源的整合是提升档案应用水平的关键。但是，一些信息技术的应用对于档案信息现有的服务效果缺乏必要总结，未能对不同类型信息化系统的运行情况实现系统性研究，导致财务系统和资源调度管理系统无法与档案管理系统实现充分结合，也使得办公自动化系统难以在档案信息的帮助之下得到进一步优化。一些信息技术在应用过程中，虽然尝试了档案信息资源的整合，但对于档案数字化过程中的基础性信息源重视程度较低，没有对档案管理工作中的主体信息渠道进行充分总结，导致档案信息化管理平台的应用价值难以得到全面显现，无法在构建信息化管理总体规划过程中，更好地适应档案信息开发利用需要。一些档案信息整合工作对于实体档案数字化所带来的各方面影响缺乏完整的分析，没有对档案管理工作中的存量信息资源进行有效的整合，不利于信息技术的有效应用。

2 信息技术在档案管理中的优化应用策略

2.1 提高档案信息化管理系统的成熟度

档案管理人员在探索信息技术的应用途径过程中，要加强对档案信息化管理系统构成情况的分析研究，并对工程项目建设的基本原理进行考察，使档案信息化管理方案的构建可以具备更强的可操作性，并保证档案管理所需的软件可以在这一过程中实现高质量应用。要加强对档案信息化管理需求需求的分析，并对系统当前的功能优势及使用性能进行考察，保证系统具备足够的稳定性与安全性。档案信息化系统的建设工作需要加强对说明书制定工作的关注，尤其要对档案管理标准化体系建设所需的基础条件加以分析，保证档案动态化管理方法得到有效构建，使信息技术所具备的突出应用优势得到明确。要加强对档案信息化管理系统功能和数据构成情况的考察，并对系统架构以及功能模块进行有效的创新，保证系统安全管理体系可以在这一基础上得到更加成熟的构建。档案信息化管理系统的建设还需要加强对计算机软件开发状态的关注，尤其要保证档案管理人员充分参与到系统建设工作中，确保软件开发过程可以得到明确，为档案管理系统价值的充分开发提供有利支持。

2.2 提高档案数据检索工作质量

档案数据检索工作在开展的过程中，必须加强对信息技术普及规律的重视，并将各类主题词及相应的检索内容加以总结，使档案信息利用需求可以得到优化，有效提升档案检索工作效率。要加强对可视化分析技术的重视和应用，尤其要对图表形式的信息进行重点研究，使数据检索精准度得到提高。档案数据检索工作还需要对特殊信息进行集中处置，尤其要对数据分析模型进行灵活使用，为档案信息利用效率的优化提供精准支持。