摘 要：本文分析了医院人事档案收集突出表现的“不完整”“不及时”“不准确”问题，有针对性地提出了解决之策，并进一步探究了医院人事档案利用策略，有利于做好人事档案利用，发挥人事档案价值，进一步规范医院人事资源管理，提升医院整体竞争力。

关键词：人事档案;档案收集;档案利用

概述

浙江台州常住人口662.29万人，拥有台州市中心医院、浙江省台州医院等二乙及以上医院共31所公立医院、4所民营医院，医务从业者6.6万余名。做好不同类型医院人事档案管理意义重大。医院人事档案是人事部门根据干部人事管理政策和权限，在医院培养、选拔及任用过程中形成的个人经历、医德医貌、业务能力等材料，是全面考察、了解、使用人员的重要现实依据。其中，人事档案资料收集是医院人事档案工作的基础，利用则是人事档案管理工作的重要目的。把握医院人事档案收集现状，及时纠正存在问题，做好人事档案利用，发挥人事档案价值，对规范医院人事资源管理，提升医院整体竞争力，具有极其重要的现实意义。

1 医院人事档案收集现状

1.1 不完整

医院人事档案资料收集应参照《干部人事档案材料收集归档规定》《干部人事档案工作条例》的相关规定，严格按照人事档案资料收集范围、人事档案主要内容和分类，做好人事档案资料收集工作。但从目前医院人事档案管理工作的现状来看，由于医院人事既有行政编，也有事业编，还有临时聘用人员、合同工，不同类型人事档案资料收集的范围、要求有着一定的区别和不同，且一些重要人事档案资料复印件未加盖材料形成部门公章，缺少复印时间，等等。

1.2 不及时

参照《干部人事档案材料收集归档规定》《干部人事档案工作条例》的相关规定，医院人事档案资料应在形成之日起1个月内移交人事档案管理部门，并履行相应的手续。但从医院人事档案管理的现实来看，重要人事档案资料移交、收集不及时的现象依然普遍存在。其中重要原因之一是医院人事档案资料分散形成于各个部门。例如，政工部门保存医务人员入党申请资料、工会组织保存的劳模评选资料、业务部门医疗技术专利证书;会计部门保管的工资凭证，等等。甚至还有少数档案留存于个人手中。

1.3 不准确

医院人事档案收集不准确，主要体现为超范围归档，以及归档内容信息不准确。前者，主要是指医院人事档案资料收集，未严格参照参照《干部人事档案材料收集归档规定》《干部人事档案工作条例》等相关规定，盲目贪大求全，将不应归档的档案资料收集起来，不仅浪费宝贵档案管理资源，也增加后期管理成本。后者，主要是指人事档案资料中的重要信息资料失真，尤其是“三龄两历一身份”的相关材料内容信息不准确，影响后期档案价值发挥。

2 医院人事档案收集策略

从上述干部人事档案材料收集、鉴别、归档、整理工作流程可以看出，医院干部人事档案资料收集是后期的归档、整理、利用的前提和基础，做好医院人事档案资料收集工作，意义重大。

2.1 把好入口，确保收集完整性

医院人事档案资料接收部门，如档案室、医务科等，在收到其他部门转来的人事档案资料时，应从完整性方面严格把好入口关，根据《干部人事档案材料收集归档规定》相关规定，结合医院不同类型人员的档案管理特点，做好资料审核。如，新聘用应届医学院毕业生，重点审核其学历学位、党团资料、派遣證、实习资料，等等;社会中聘用医疗特殊人才或业务骨干，还需要重点收集其职称、职务、科研成果、履历，以及任免考察、任免审批表等相关干部人事资料。

2.2 讲究方法，确保收集及时性

医院人事档案资料分散、来源复杂、类型多样，需要综合运用多种收集方法，确保人事档案资料及时收集，应收尽收。结合医院人事档案资料部门分布及形成特点，制定医院人事档案资料移交、收集规章制度，明确档案资料收集、归档的时间节点，并将其纳入部门业绩考核范围，增强资料归档的思想自觉和行为自觉。此外，要结合人事档案资料的形成时间规律，如，工资资料多在年底、考核资料考核公示结束等，档案管理部门主动“上门”收集。此外，还要加强人事档案收集工作宣传，让资料移交人员知晓归档范围及要求。

2.3 严格审核，确保收集准确性

医院人事档案资料信息真实、准确，整理、排序等应符合归档要求，因此，加强归档资料审核鉴定至关重要。一方面，积极开展业务知识培训，重点要加强人事档案资料收集人员的业务鉴定及审核专业知识培训，如，选择“老带新”培养机制，让人事档案工作者尽快掌握人事档案相关管理规定、标准和要求。另一方面，要区分对待，个人移交的人事档案资料，应重点审核其真伪，部门移交的人事档案资料则应重点审核其完整性，加强“三龄两历一身份”审核。针对难以鉴别的，应定期以书面形式报告上级主管部门，由组织人事部门负责认定，并根据认定结果决定人事档案资料的去留。

3 医院人事档案利用对策

3.1 完善档案利用机制

医院人事档案内容涉及当事人的个人信息隐私，人事档案资料利用方面要严格履行相关程序。结合医院人事档案管理特点和实际，修订和完善《医院人事档案查（借）阅制度》《医院人事档案转递制度》《医院人事档案检查核对统计制度》《医院人事档案保管、保密制度》，以及《医院人事档案管理人员职责》，从医院人事档案利用及归还途径、方式、要求等，逐步完善档案利用机制，确保医院人事档案利用科学、规范、有序。

3.2 创新档案利用方式

重点是要增强医院人事档案利用的主动性，深入医疗一线，变被动服务为主动服务，根据医务人员年龄、专业等信息统计分析，帮助医院管理者引进医院人员的类型、数量等提供决策参考。积极搭建医院人事档案利用信息化平台，设置相应的访问权限，方便不同组织、人事等人员查询利用相关人事档案信息。加快人事档案数字化、信息化进程，注重医院人事档案信息资源的二次开发编研和利用，探索推进线上利用服务与线下利用服务相结合，拓展医院人事档案利用渠道，提升医院人事档案利用效率。

3.3 规范档案利用范围

医院人事档案利用可分为内部利用服务与外部利用服务。如，对医护人员提拔任免时，可查阅其过往经历表现，有无相关突出表彰奖励或违纪处分情况。因此，切实规范医院人事档案利用范围至关重要。应秉持档案利用服务范围与人员管理范围相统一原则，即，在医院人事管理权未变动前，医院人事档案利用范围保持不变，内部服务利用权限较大，对利用手续齐全的，应提供全方位的利用服务;外部利用服务的，应注意做好信息安全，非经领导批准或同意，严禁外借，提供有限服务。

3.4 确保档案利用安全

医院人事档案利用，应始终绷紧安全思想防线，一方面，要严格遵守《档案法》《保密法》，以及其他人事档案管理的相关规定，在人事档案利用过程中，应严格保护个人重要信息，严禁任意扩大利用范围。另一方面，要利用先进技术，做好人事档案信息安全工作，如，采取加密、异地备份等形式，以应对突发情形。此外，档案人员要树牢安全保密意识，始终把安全放在首位，确保档案安全基础上，做好人事档案利用查询工作。总之，通过物防、人防、技防等，织密医院人事档案利用安全“防护网”。

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作者简介：郑越文，大学学历，台州市中心医院馆员，主要从事档案管理研究。