张思峰

摘 要：将全过程安全管理保护模式应用到档案管理中，能够有效提高档案的管理效果。本文围绕档案安全管理全过程的三个阶段，即前端管理、库房存储、后程使用，在新修订的档案法框架下，深入分析了基于全过程安全管理的档案保护新模式和新要求，并提出了档案全过程安全管理的具体措施，以供档案管理工作者参考。

关键词：安全管理;档案;全过程;模式

档案是国家的宝贵财富，在经济和社会发展中发挥着重要作用。但在档案的收集、储存、使用过程中，存在一些不利因素，可能会造成档案的丢失、损毁;部分档案含有涉密信息，一旦泄露，就会造成严重后果。因此，应加强档案安全管理，确保档案安全。新修订的档案法完善了档案管理的相关制度，对档案的全流程保护提出了相应的要求，有利于形成基于全过程安全管理的新的档案保护管理模式。档案安全管理全过程主要包括前端管理、库房存储、后程使用三个阶段。同传统档案管理工作相比，全过程档案安全管理模式能加大对档案安全管理力度，降低安全事故发生率，提升档案管理的安全性。

1 前端管理阶段的档案保护

1.1 明确档案收集范围

前端管理主要是指对档案收集、接收的管理。有效的前端管理能够保证重要珍贵档案纳入安全管理范围，防止档案流失。基于全过程安全管理，档案工作者在进行前端管理时，应当围绕档案收集范围对归档材料进行认真甄别和系统梳理，确保有保存价值的档案材料及时归档，使这些档案材料尽快进入被保护状态，以避免在被接收之前遭到篡改或破坏。同时，也方便随时调取、查阅最新的档案资料，增强档案的效用。新修订的档案法对档案收集范围的明确规定，也体现出了国家在档案保护方面的重视态度，有助于提高机关、团体、企事业单位和其他组织对档案保护工作的关注。

1.2 明确档案移交职责

在前端管理阶段，档案管理机构除了自主收集之外，也会通过接收来自于其他正规途径的移交档案，进行档案收集。在此过程中，新的档案法对档案移交做出了比较详细的规定，并要求机关、企业事业单位、团体等组织，必须定期移交档案，且档案馆不得拒收，而且明确规定任何个人不得将档案据为己有。据此可以看出，国家加强了对档案移交的管控，以避免在前端管理阶段出现具有保存价值的档案资料缺失现象，体现出国家对档案前端管理中的保护工作的高度重视。在档案移交方面，不但明确了机关、团体、企事业位和其他组织的职责，还着重考虑了人的因素，因此，应强化人员管理，做好源头把控。

1.3 清晰档案收集职责

在新的档案法中，用了一整章的篇幅，规定了档案机构及其职责，说明国家将职责的明确划分作为强化档案保护的重要切入点。在基于新档案法形成的档案保护新模式下，档案管理机构需认真贯彻执行，建立科学的管理制度，明确划分机构内部的档案保护岗位职责，以便于更高效、更准确地完成前端管理工作，增强全过程安全管理效果。档案管理机构应基于新法第二章第八条的内容，围绕国家档案主管部门构建的统一制度，来设计具体的岗位制度，明晰档案收集岗位职责划分方案。此外，还应注意完善配套的监督制度，确保职责划分方案的有效落实，以便于在前端管理上充分发挥档案全过程管理新模式的优势。

2 库房存储阶段的档案保护

2.1 信息化管理

新时代随着科学技术的发展，互联网技术与信息技术手段被广泛应用在各个行业领域当中，人们对档案信息的需求量、需求程度等也在不断提升，档案的信息化管理已成为档案管理工作的重要内容。档案电子化、信息化能够有效避免纸质状态下的档案风化、损毁等问题，延长档案寿命，提高档案管理工作效率，便捷资源共享。与此同时，也给档案保护工作带来信息安全风险，比如病毒的侵袭、黑客的攻击以及系统出现漏洞等。为防止档案信息数据的丢失、泄露或者被篡改等，档案管理机构应加强单位内部的管理控制，强化电子档案管理制度建设，提高工作人员的专业技能和信息化技术水平。同时还需完善电子档案的安全技术体系，积极引入先进的信息安全技术，提高档案在信息化存储阶段的安全性。

在信息安全方面，目前我国的档案信息安全防护系统基本可以拦截大部分的病毒或黑客的攻击，但对于复杂、顽固的恶意攻击，仍然难以有效地追溯，而区块链技术具有较强的防篡改性和信息可追溯性，可以高效应对顽固、复杂的攻击。因此，可以积极与区块链技术领域的高新技术公司合作，構建性能更加优越的安全防护系统，增强档案信息的安全性。同时，为避免电子档案信息丢失所带来的不良影响，可对电子档案进行备份处理，对于一些重要的电子档案信息进行多重加密处理，配备专业技术人员对电脑和网络进行定期维护和管理。

2.2 库房档案保护

库房传统载体档案保护仍是当前档案保护工作的一项重要内容。应按有关档案保护法律法规的规定，切实把这项工作摆到档案管理工作的重要议事日程，投入必要的人力、物力和财力。应加强档案保护系统建设，配备必要的档案保护设施设备。应加强日常保护管理，确保档案保管环境适宜的温度、湿度、整洁、防光、防虫、防污染、防辐射，尽可能延长档案寿命。

2.3 销毁管理

《档案法》规定，应当按照主管部门制定的档案保存价值鉴定原则、保管期限标准、销毁程序，来进行档案销毁，严禁擅自销毁档案。为避免因人为因素造成的档案不当销毁而引起的有价值档案损毁情况，档案机构应当围绕新法及有关规定，结合自身职能，制定详细、具体的销毁操作细则，以最大程度地预防人为误操作造成的损失。

2.4 监督管理

在档案全过程安全管理中，监督检查也是非常重要的环节。《档案法》第六章明确规定了档案监督检查的主体、职责及主要内容。由于库房存储阶段在档案运作全过程占据的时间较长，档案管理机构应当将库房存储阶段的监督管理作为重点，以确保库存档案信息处于安全状态。在此过程中，档案管理机构应当加强工作责任制的落实，并针对库房的设备配置、人员管理、档案保管整理、信息安全防护等方面进行监督，以确保各项库房存储阶段的档案保护措施能够有序、准确地落实到位。此外，在监督管理中，应将有关法律法规作为依据，提高管理工作的规范程度，消除安全隐患，提高档案安全保护效力。