郭静

【关键词】现行文件;档案;信息化管理;高校

高校传统现行文件和档案管理的载体是纸质文件，管理方式以人工为主，既缺乏与时俱进性，还不能满足高校信息化建设需求，无法充分发挥文件、档案管理工作的价值。因此高校现行文件和档案管理工作应该在坚持在传统纸质介质的基础上，逐渐朝着数字化、信息化转化，不仅要实现远程借阅，还要建立便利化管理模式。要引进先进的设备设施，提高信息化建设水平，还要根据高校现行文件和档案管理工作的现存问题，提出针对性的信息化优化措施，构造信息化校园。

一、高校现行文件与档案概述

（一）现行文件的概念

以文件运动周期为出发点和落脚点，将其分为四个阶段，即产出、现行、半现行和保存阶段。其中现行阶段文件的内容是运转、传送和应用。半现行阶段文件的內容是文件通过档案馆保存前的阶段，大部分高校档案室的文件都是半现行文件。如今为了适应教育改革趋势，强化师生的主人翁地位，提高其民主权利，提高高校各项工作的执行水平，监督高校政务，必须提高现行文件服务水平，做好管理工作，促进高校档案事业发展[1]。

（二）档案的概念

高校档案的范围非常广阔，主要指的是高校在开展招生、教育、管控和科学研究等活动的过程中，对师生、高校发展和社会具有重要保存价值的文字、图像等形式载体的重要记录。因为高校的主体是师生，国家对档案管理工作规定时明确指出，要明确师生的主体地位，所以一定要提高对招生的重视程度，要将其作为档案管理工作中非常关键的一个环节，其既可以考察高校学生，也能记载教师业务，能够对高校各项工作起重要推动作用。……