吴泠亚

摘要：嘉宾接待工作是大型活动的重要环节。规范细致专业又人性化的接待工作，是各项活动顺利开展的基础，同时既体现出主办方的专业服务水平，又提高整体活动影响力和城市美誉度。大型活动，嘉宾人数的差别，活动设置的差别，需要以不同的方式做好嘉宾接待工作，总结方法，凝练心得，谈几点初浅的体会与思考，不当之处还请大家批评和指正。

关键词：大型活动;嘉宾接待;思考

一、前期筹备要素

接待工作的前期筹备三要素主要是制定接待方案，建立接待工作组，收集嘉宾信息。其中最关键是的嘉宾信息收集，最难的也是嘉宾信息收集。邀请全国各地和国境外地区人员参会，周期长，范围广，人数多，各种信息变化大，突发情况多，信息收集和信息更新的准确度和及时性会影响着整个嘉宾接待工作的成败。本人有幸参加G20杭州峰会、中国国际动漫节、亚洲美食节、杭州市文博会等大型活动的嘉宾接待工作，嘉宾人数都在千人以上，涉及全国多个省份地市，几十个国境外地区。经过摸索，最简单的方式是将所有的嘉宾信息汇总在一张总表中，安排专人跟进，信息共享，更新及时，形成一份信息详细完整的嘉宾信息台账，有了这些数据信息的支撑，接待工作等于成功了一大半。

制定一个较为完整的接待方案，必须要统筹考虑整个大型活动的安排。接待方案是建立在对活动方案充分全面清楚的了解之下制定的，一场大型活动往往多场子活动组成，活动天数的长短，活动场地的选择，单一主会场还是主分会场结合，确定接待的框架、接待的标准、接待的流程、人员的分工、沟通的机制、应对突情况的应急预案等。……