李东振

【摘 要】学生档案管理工作是对学生在校期间的学习、生活等综合情况的原始记录。中职学校承担着为社会培养技术技能人才的重任，在学生培养过程中，真实、客观的记录学生在校期间的实际情况，有助于帮助企业选拔人才，其重要性不言而喻。

【关键词】中职学校；档案管理；设计分析

随着扩招政策的推行，中职学校办学规模逐年扩大，在校学生人数急剧增加，这给学生档案管理工作带来了较大的挑战，传统的手工管理模式已经难以满足新的要求，通过现代化的信息技术手段进行学生档案的数字化管理势在必行。

一、中职学校学生檔案信息化建设中存在的问题

（一）学生档案信息化意识薄弱

尽管制定了很多关于中职学校学生档案信息化建设相关的制度，明确了档案信息化建设的责任人。但是实际情况是中职学校学生档案信息化建设与学校其他工作并没有完全同步发展。

（二）学生档案信息化建设体系杂、乱

中职学校学生档案信息化建设大部分由学生处负责，然而在中职学生档案信息化中涉及的学生信息却是多方面的。如，招生就业指导、教务处、后勤、财务、党委、团委等部门都会形成学生档案信息。然而由于部门分割，影响了学生档案信息化建设的开展。

（三）学生档案信息化手段相对落后

目前，很多中职学校对学生档案管理基本上采用手工管理模式。由于手工管理难免会出现差错，就算及时修正也无法保留档案的原始状态。虽然有部分中职学校也购买了计算机，但是仅仅是单机归档，难以现实学生档案信息共享。

二、加强中职院校学生档案管理工作的措施

（一）加强法规建设

在当前发展阶段，我国加强对中职院校发展的重视，因而促使中职院校得到一定发展，规模不断壮大。虽然有关部门颁布了与档案工作相关的法规，但是并没有针对中职院校学生档案管理的法规制度等，这在一定程度上忽视中职院校学生档案管理工作的开展。所以相关部门应当认识到当前法规制度中存在的问题，尽快颁布与中职院校学生档案管理相关的法规，以此明确生源地学校和招生部门以及学校等各方面的责任和权利，实现中职院校学生档案管理工作的标准化和规范化。同时对中职院校学生的继续教育问题进行规范，完善学生档案管理的操作标准。针对中职院校撤并之前毕业生档案管理工作进行规范，并提出切实可行的解决方法，最终实现档案管理工作的有法可依。

（二）规范学生档案管理材料的收集和管理工作

在收集学生档案资料是需要注意学生档案资料的完整性，对文字材料必须进行严格规范，纸张规格、书写规范等要进行严格管理，使用规定的纸张规格和书写用笔，同时避免文字材料中出现错别字，在对档案管理除传真件需要存档以外，其他资料必须使用原件进行存档。学生档案资料在就业和招聘中的具有重要作用，当学生进入学校以后应当及时做好建档工作，然后在入学以后根据学生的专业、班级等信息按照国家规定的标准进行相关资料的收集和整理。当资料全面以后及时进行存档，并且现在中职院校中的学生会参加各种技能或者等级考试，社会实践活动比较丰富，针对学生在校期间各种表现和成绩，将每一份详细的材料都记录到学生的档案管理中。

（三）实现信息化管理

当前社会在不断发展中，计算机技术和信息技术得到广泛发展，信息化和办公自动化成为主要的发展趋势。当前中职院校中学生档案在内容和数量上呈现上升趋势，传统的手工管理模式已经无法满足现代化管理的需求。所以院校中的档案管理人员应当积极转变管理理念，同时学习新型的管理知识，和管理技术，通过不断地实践，创新学生档案管理工作模式，并且在工作中充分利用新技术和新设备，有计划地实现学生档案管理现代化。学生档案管理人员应当认识到社会发展方向，积极开发适合本校管理的使用高效功能健全的档案管理的信息系统，促进档案管理现代化实现。

三、中等职业学校档案管理系统功能模块结构探析

（一）学生或家长的功能设计

在互联网上为学生和家长提供信息和表现是一项基本而重要的功能。学生的学号和密码登陆平台的学生家长，学生可以查看信息，包括班级、专业、学校、教师和学生的联系电话；查看学生卡，包括学生基本信息，如他们的出生日期，政治背景、国籍、身份证号码、联系，学生的家庭住址，原来的住宅、学校、家长及联系方式：查看学生每学期，包括每个单元测试、期中考试、期末考试成绩、学分；看到学生每学期进行评价，奖励，处罚和进行选课；学生登陆修改原始密码后，为了保证他们的信息安全；

（二）教师的功能设计

中职教师在数字平台中对学生档案的成长也有重要而有益的作用。计算机网络的发展和普及已在日常办公和各种事务的广泛的应用，作为一种实用的信息管理系统，并应紧密合作，在计算机网络、办公和其他事务不受时间和空间的限制。教师应该能够访问任何地方的学生信息和绩效管理。教师可以分为教师角色和普通教师。每学期初，老师根据老师和老师的口令登录平台，他可以看到每一个学生在上课，并给每一个学生添加和修改学生的基本信息和学校信息。在每节课结束时，还负责对自己班每学期学生进行等级评语、奖惩、添加和修改。每门课程的考试结束后，老师可以根据自己的用户名和密码登录到平台，教师应该能够看到所有类的列表，教给学生，并允许在每个学生的表现，当然，你可以修改学生成绩。无论是老师还是普通教师，什么时候都可以登录到平台上，查看学生的基本信息、学校信息，每个学期每个科目都有考试信息。教师登录平台时，修改原始密码，保护个人信息安全。教师可以登录平台，随时修改个人资料。

四、结语

学校学生档案管理是一项长久而又细致的工作，需要管理人员在实际工作中不断总结管理经验和技术，结合信息社会发展的需求，不断地探寻先进的管理方法，以期更好的服务与教育事业。

参考文献：

[1]李淑娥.就业视角下高职院校学生档案管理改革[J].哈尔滨职业技术学院学报，2013，（2）：27-28.

[2]西梅.高职院校学生档案管理中存在的问题及对策[J].工会论坛（山东省工会管理干部学院学报），2015，15（4）：123-124.

[3]周向玲.高职院校学生档案管理存在的问题与对策分析[J].太原城市职业技术学院学报，2013，（6）：26-27.