李婧

摘 要：人事档案管理是人力资源管理工作的重要内容之一，人事档案是人力资源开发与培养的依据，只有强化人事档案管理，理清不同岗位工作人员的履历、业绩，再依据人力资源的成绩来进行工作安排，才能促进人力资源的开发。本文分析了人事档案对于人力资源管理的意义，以及如何通过人事档案管理来促进人力资源开发。

关键词：人事档案管理；人力资源；开发

人力资源是用人单位必备的资源之一，人事档案是人力资源管理的依据，只有加强人事档案管理，积极借助人事档案中的信息数据，才能提高人力资源管理水平，确保用人单位能够储备丰富的人力资源，实现人力资源的高效管理。

1 人事档案对人力资源管理的意义

人力资源是用人单位经营与发展的必备资源，也是最具潜力、最为灵活、最具管理意义的资源。经过时代的发展，历史的演变，人力资源管理已经被赋予了全新的内涵和意义，人力资源管理不再简单局限于人力的分配，而是朝着知识管理、人才力量的科学配置、安排等方向发展，这其中必然要借助人事档案，总的来看，人事档案对于人力资源管理具有特殊的意义，体现在：

1.1 是人力资源管理的依据

人力资源是最为宝贵的资源，用人单位要想实现人力资源的高效率利用、全方位开发，实现人力资源的优化配置，就必须达到知人善任，此时，人事档案便成为用人单位人才资源分配的一大依据，因为人事档案中记录了一名工作人员的学习、工作履历，其中也包括他们的思想素质鉴定、业务水平评估、个人素质与能力培养等，这些都是人力资源分配与管理的一大依据，只有全面、深入地分析、评估这些真实的信息，才能为人力资源的分配与管理提供依据。

1.2 人力资源考核的依据

任何一个用人单位在人力资源管理中都必然经历人事考核、绩效评价、员工评估等若干个关键环节，员工的绩效考核成为其升迁、奖惩的一项依据，也决定着员工的福利分配、薪酬待遇等，然而，人力资源考核必然要有所依据，人事档案便成了考核的关键和依据，人力部门通常充分利用人事档案来对员工的工作业绩、工作成绩、业务素质、能力等实施全方位的考核、评估，这些都成为人力资源考核的重要依据。

1.3 实现人力资源的科学配置

人力资源的科学配置直接关系到用人单位的经营与发展，因为只有人力资源的科学配置，才能实现人力资源力量的充分发挥，实现不同岗位人员优势、强项的有效利用，达到人力资源的高效配置。通过借助人事档案中的相关信息、资料等，人力资源管理部门对用人单位内部人员的基本情况、工作履历、业绩等作出大致的评估，能够为人力资源的开发创造有利条件，提高用人单位人力资源管理工作效率和效益。

2 人力资源管理现状分析

2.1 人事档案利用率低，功能未开发

长期以来，用人单位在人力资源管理过程中忽视了人事档案的应用，还停留在经验判断、工作考核等传统模式上，未能深入人事档案内部进行历史性分析，主要依靠时下考核、眼前考试等方式来定夺各个部门、岗位人员的素质、能力和业绩。这种脱离人事档案信息的人力资源管理模式偏离了用人单位的人事管理的初衷，也不利于其人力资源的开发。

2.2 人事档案管理滞后，脱离人力资源管理

人事档案是对用人单位在职员工一切工作履历、学习经历、业绩成绩等的一个真实记录，能够为单位的人力资源管理提供依据和保证。然而，大多数用人单位未能积极地贯彻落实人事档案管理，导致人事档案内容欠缺、更新不及时、无法紧跟人员的变动而及时变化，人事档案甚至形成了死档，失去了其在人力资源管理中的参考性作用，甚至脱离了人力资源管理。

正是因为人事档案管理的时效性较差，一些档案信息、资料等相对陈旧、落后，导致其内部的资料无法被及时地审核、鉴定与更新，使得人事档案失去了信息可用价值，同人力资源管理相互脱离，影响了人事档案功能的发挥。

3 加强人事档案管理，促进人力资源开发

3.1 提高人事档案的实效性、真实性

人事档案管理能够为用人单位人力资源管理提供参照，是用人单位人事管理的依据，对此必须确保人事档案的客观性、真实性和实效性。其中真实性是人事档案的最本质要求，对此需要人事部门对用人单位所有在籍人员档案进行统一梳理、清查、核查，除掉一切不真实、不客观的信息，同时，托快存档范围，归类可公开的人员档案信息，并进行分类储存，创建人才信息数据库，人事档案统一由专业、专门人员负责管理，而且要根据用人单位人员的业绩变化、工作调动等来对人事档案做出适时地更新，以此来确保人事档案的真实性、实效性，这样才能为人力资源的开发提供真实、有用的信息。

3.2 强化部门协作，及时充实人事档案

人事档案管理绝非人事部门独立完成的一项工作，它需要用人单位各个部门之间的配合，因为用人单位中设置不同的部门，例如：项目部、财务部、行政部等，每一个部门、每一个岗位的工作任务不同，业绩考核评估标准也有所差异，人事部门需要加强同其他部门之间的协作、配合，要及时对各个部门的员工进行业绩考核，同时，也要实行部门间的合作交流，各个部门可以通过同事间互评、领导与职员互评的方式来向人事部門反映各个人员的基本工作情况，成绩所得、业绩所归等，这其中必须确保信息的真实性、客观性，以此来充实人事档案，为人事档案内容不断注入新的活力。

只有部门间的协作加强了，人事档案内容得以充实才能为人力资源的选拔、任免、升迁等提供最为有效的依据，也才能真正实现人力资源的高效开发。

3.3 人事档案社会化、开放化、信息化管理

要想实现通过人事档案管理来达到人力资源开发的目的，则有必要对人事档案进行开放化、社会化管理，打破旧式的人事档案保密制管理模式，实行半公开、半公共、半透明的人事档案管理，因为相对封闭、落后的管理模式不仅不利于人才的流动，还可能埋灭人才的潜能，人才的深层次潜力得不到开发，不利于人力资源的优化配置。对此，则可以充分借助现代信息技术，将用人单位人事档案信息纳入现代网络系统，实行数据化档案管理，创建一个人才档案网络管理信息平台，借助这一平台来达到人才信息的公开、公布与共享，实现用人单位内部、彼此之间以及行业间的人才对等交流，这样就打破了传统的单一交流模式，能够逐步推动档案资源的自动化、信息化、现代化管理。这样才有利于人才通过信息网络来进行深层次的交流、调动，也才能促进人力资源的高效开发，让更多的高潜能的人力资源得到充分地应用，达到高效的人事管理工作目标。

3.4 人事档案竞争化管理

用人单位有必要实行人事档案竞争管理机制，也就是让全体人员树立竞争意识，形成积极的人事档案竞争意识，让更多的在职人员都形成人力资源开发意识，能够自觉配合人事档案管理，主动适应竞争化的人事管理模式，提高自身的素质和能力，不断丰富自身的人事档案内容，从而为人力资源开发创造条件。

4 总结

人事档案管理是一项十分重要的管理工作，它关系到整个人力资源系统的建设，关系到人力资源的开发与利用，必须重视人事档案管理，充分利用人事档案中的信息来促进人力资源的开发，为用人单位储备更多的人力资源力量。

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