李维

【摘 要】档案是反映学校发展建设的重要资料，档案管理是对学校工作的一种整理、统计、分析和总结。新形势下如何系统、科学、全面地开展档案管理工作，已经成为学校发展规划所需要考虑的重点。做好档案管理工作，有助于学校更加全面和准确地贯彻党的教育方针，并为学校的建设发展提供可靠数据。本文从新形势下学校档案管理工作内容出发，结合到档案管理工作现状，对新形势下如何做好学校档案管理工作进行探究，旨在提高学校对档案管理重要性的认识，建立健全档案管理制度，以促进档案管理为学校的建设发展发挥重要作用。

【关键词】学校档案管理；工作内容；现状；改进措施

中图分类号：G47 文献标志码：A 文章编号：1007-0125（2017）11-0216-02

档案管理是新形势下学校的一项基础工作，旨在反映学校的历史风貌、为学校的各项工作（教学管理、经济建设等）提供服务。学校档案指的是学校在党政、教学以及科研等各项工作中形成的具有参考和利用价值的文字、图表、声像等资料。这些资料记录了学校的文书、教学、会计、科技等方面内容。总的来说，学校档案完整、准确地反映了学校自建立之初到不断建设和发展的历史过程，是学校的一笔宝贵财富。新形势下做好学校的档案管理工作，应当从提高档案管理重要性出发，不断调整和完善相应的档案管理制度，促成档案管理现代化。

一、学校档案管理工作内容

（一）档案收集。档案收集是档案管理工作的基础，是学校按照国家、政府和教育部门的有关要求，将学校、各部门以及师生中分散的相关教学资料整合在一起。具体来说，这些资料涵盖教育、科研、教学、经营、人事、行政等方面内容。档案收集需要在众多的文件材料中筛选出有档案价值的部分，并将其统一归至学校档案室。档案收集是档案管理工作的起点，在高效率完成档案收集工作的基础上，还必须考虑到档案归档，即建立健全相应的档案归档制度，具体包括归档时限、归档要求以及归档范围等。

（二）档案整理。档案整理是将收集的档案按照一定的分类标准对其进行整理的过程，需要对相关档案进行基本的分类组合并编目，这项工作的意义在于促进档案管理工作的系统化和科学化。一般来说，学校档案管理工作需要遵循一定的整理原则，即尊重档案形成过程中的自身规律，保持档案结构的完整性；按照档案的来源、内容和时间、性质等赋予档案相应的联系性。

（三）档案鉴定。档案收集和整理工作完成之后，就需要对档案进行鉴定。档案鉴定工作的意义在于分析和确定档案自身所蕴含的价值，为档案的开发和利用做好铺垫。档案鉴定要求实事求是对档案的显性价值和隐形价值进行分析和认定，当前学校档案鉴定工作的重点有以下几个方面。

一是对收集和整理的档案进行全面细致鉴定，根据档案的价值意义对其进行分类管理。二是对已经过期（保管期限）的档案进行再度审查，分析和确定其是否具有继续管理的意义。三是对已经失去保管价值的档案予以销毁。总的来说，学校档案鉴定需要按照档案作者、内容以及时间等确定档案价值，逐一对档案进行审查，对那些数量巨大、种类繁多、内容复杂的档案，要根据其价值确定相应的保管期限。国家档案法中有规定的档案管理工作则依法办理，无规定的可以由校长、学校各部门负责人根据实际情况酌情处理。

（四）档案保管。档案保管是档案管理工作的重点，学校档案管理部门要采取相应的保管措施，保证档案信息资料的完整性，防止和克服一切不利的自然因素和社会因素对档案造成损害。学校档案保管要坚持“以预防为主，防治并重”的方针。“预防”即是防止和减少一切不利因素对档案造成损害，学校需要加大对档案管理的投入，购置相应的档案保管设备，采取先进的技术手段，切实保障档案信息资料的完整。“治”即是对那些被不可抗拒的因素造成损害的档案进行治理修复，如采取杀虫、除尘、去污等手段，使档案恢复原貌。

（五）档案的开发和利用。档案管理工作的重要意义在于实现档案的开发和利用，档案资料能够为学校的建设发展提供可靠的、重要的参考资料。一般来说，档案的开发和利用有两个方面。一是档案资料的统计。档案统计要坚持简明扼要的原则，以数字、表册的形式，反映学校档案管理工作的相关情况。档案统计工作与上述档案管理内容（档案收集、整理、鉴定、保管）有一定的交集。二是档案利用。档案利用的形式多样化，现阶段常用的档案利用方式有三种，第一，设立校史馆，师生和外宾通过参观档案资料，能够直观感受到学校的历史风貌。第二，建立档案借阅制度，方便师生借阅相关档案资料。第在一，复制档案资料，提供更多的档案利用机会。

二、现阶段学校档案管理工作中存在的問题

新形势下档案管理工作对于学校的发展建设具有促进作用，学校有专门的档案管理部门或者档案管理人员负责档案管理工作。然而，多数学校档案管理工作难以适应新形势下学校的发展需求，学校档案管理工作反映出一些问题，阻碍了档案管理工作的进一步发展。

（一）档案管理制度不健全。在实际工作中，学校往往将科研、教学、经济等方面的工作作为重点（这是无可厚非的），其在一定程度上忽视了档案管理工作的重要性。由于档案管理工作没有得到学校领导和有关部门的足够重视，现阶段学校档案管理工作缺乏系统的、科学的管理制度，直接影响到档案管理效率的提高。

（二）管理意识淡薄。由于档案管理工作缺乏足够的重视、没有一套相对完备的管理制度，现阶段学校档案管理人员的管理意识较为淡薄。档案管理人员缺乏明确的档案管理目标，其档案管理工作多流于形式，并未注重对档案资料的开发和利用。

（三）档案管理现代化程度不高。新时期档案管理应当面向现代化、信息化，以充分满足学校发展需求。然而，现阶段部分学校档案管理工作仍停留在以人力管理为主的传统管理模式上，先进的、现代化的管理设备和管理技术应用较少，导致了档案收集、检索的信息量较少，档案价值未能得到充分利用。

三、新时期学校档案管理工作改进措施

（一）提高管理意识，建立健全管理制度。学校领导和各职能部门应当充分提高档案管理意识，明确档案管理的重要性，并将档案管理意识渗透到师生的日常学习生活中，形成“档案管理，全体参与”的格局。同时，学校有关职能部门应当根据学校自身的发展实际，建立健全档案管理制度。档案管理制度的建立要坚持“统一领导、分级管理、落实责任”的原则，由校长或者副校长统一领导，由档案管理部门负责人负责，由相应的档案管理人员完成具体的档案管理工作。在此分级管理的基础上，落实每一级档案管理人员的管理责任，督促其认真完成档案管理工作。

（二）加大投入，加强现代化档案管理模式建设。新形势下学校档案管理工作应当面向现代化，学校应当考虑加大对档案管理工作的投入，不断更新档案管理设备，引进先进的档案管理技术，加强现代化档案管理模式建设。具体来说，学校档案管理部门可以建设一个档案管理系统，开发相应的档案信息资料共享平台（网站或者APP），最大程度实现档案资料的开发利用。

四、结语

综上，学校档案管理是新时期学校建设发展的重要工作之一，学校有关部门应当从档案管理工作的各个方面出发，不断调整和完善相应的管理措施，提高档案管理水平。

参考文献：

[1]吴红琴.浅谈如何做好新形势下档案管理工作[J].档案天地，2014，（S1）：9-11.

[2]刘玉红.浅议如何做好新形势下档案管理工作[J].黑龙江史志，2012，（6）：48-48.

[3]刘淑仙.浅谈新形势下如何做好档案管理工作[J].人才资源开发，2015，（22）：139-139.

[4]张忠良.新形势下做好高校档案工作的思考[J].档案管理， 2016，（1）：83-84.

作者简介：

李 维（1973- ），男，红河州高级技工学校。