刘薇

摘 要：随着经济社会的快速发展，我国的科技水平到达顶峰，高科技产品以疯狂的速度席卷我国的整个市场。科学技术的创新给一个时代带来了重要性的一次跨越，一些电子产品也陆续进入我们的日常工作生活，本文献就以“档案管理电子化及分级检索系统”为环绕主体进行探索研究，又向外进行延伸对其工作原理、结构特点等进行剖析以此进行补充。

关键词：电子档案；分级检索；系统研究

一、档案电子系统的优备化

（一）储存含量的优备化

传统保存信息录入工具比较多元化，在现代信息不够具有特色的时代，人们多用文笔、图文、磁带、相机等多种特色性功能的工具来记录一些我们想要保存下来重要的信息、录音等档案，现如今的电子化管理档案解决了最原始收存信息工具的欠缺，相对于原始传统录入工具，现一系列电子化管理有着不可比拟的优点，例如所占内存空间较大不用担心所收纳信息太多内存空间过小的顾虑，操作人员误删的重要文件可以在回收站重新打开。所以现代化档案管理的电子化有着以一比十的作用，随时随地的进行信息剪切、复制、备份等具有特色的现代化优点。

（二）建立储蓄样式的优备化

在对于有关人员所需保存的文本信息的保存时，可以建立一个虚拟的空间保存室用来进行保存，通过不同种类文本信息和表达文本方式的不同进行区分并按类排放，这样可以方便工作人员的分类查找所需信息文件，节约时间。

（三）方便、快捷的优备化

在有着专门存放档案信息的储存空间室，有关工作人员在进行查询方面有着便捷化的优点，可以对所需对应电子信息按照不同类别进行点击、搜索连接服务器进行观察或根据个人工作要求进行文本信息的录入，用以此来完善档案文本信息的全面化。

二、建立完善的档案管理电子化系统

一个完整的档案管理电子化系统的建立离不开传统系统的档案录入、储蓄系统的保存和访问权限的设置，需要这三者结合才能达到成熟的档案管理系统。

（一）传统系统的档案录入

现代化管理档案系统虽然有浓浓的现代化气息，但依然离不开传统的档案录入，我们在传统储存电子化系统中，对文件的输入、编排、录入等环节的基础上又加大对此系统的改良，成为符合电子系统的专业文本。

（二）储蓄系统的保存

在我们的档案管理系统完善之后，我们需要对重要的文本文件进行保存储蓄，当然，根据所需保存信息的个数进行编排分为不同的储存框，然后再根据其类别进行分放。在简单的存档设置中，可以自定义的大致分为简单的直线型和复杂的交叉型。

（三）访问权限的设置

在日常工作过程中肯定需统计文件的可见程度，一些文本文件属于机密文件，一般人是无法进行随意查看，所以为防止发生重要信息的泄露，我们需要在此系统上进行设置观看权限或设置访问密码，也就是所谓的检索系统，当有关工作人员需对重要文件进行访问时，必须通过此程序方可进行查看。

三、电子化储存系统的操作要点及其复杂化

（一）档案管理电子化系统的操作要点

1.档案管理电子化系统给人们带来诸多便利，虽节省了大量人力物力，但对人们技术含量有一定的话语权，当然这也和相关工作人员的细心密切相关，档案管理电子化的高效率工作要求必须有着完整的工作套路体系极其有关部门具有标准化的管理模式。这是难点之一。其中包括工作人员对电子文本信息的获取、电子文本信息的保存、档案电子化程序和文本信息的访问设置权限。工作人员需对电子系统的操作流程倒背如流，以保证工作的顺利进行，准确的使所获文本信息正确保存在所建的文本储存室，这样才方便有关工作人员对文本信息的查询阅读、检索系统的正常运行，如果我们所录入的文本信息与文件类型不符，严重则可使我们的日常工作受到干扰。

2.分级检索系统的操作程序。上文提出有些重要文本文档非特殊人员不得观看，以防止重要文本信息的泄露，所以加密工程就起到了关键性的作用，我们所讲的分级检索也就是分层工作检验，通常设置为两个环节，其功能效果大同小异，无非在特殊人员需要翻阅重要文本文档时进入的加密档案室所走程序，第一个为以所在职位的高低为划分界限，职位达到一定的级别才可进入加密档案储存室进行查阅重要的文本文档，反之职位未到达所设标准，则无权进行翻看，另一个就是设置访问权限，上文也粗略的介绍过，就是对重要文本文档进行加密设置，只有通过加密程序的工作人员才有权利进行翻阅查找。

（二）档案管理电子化系统的复杂化

1.在对于传统档案系统，电子系统所需技术含量、文本信息的录入方式都有一定的技术要求，所以其复杂程度可想而知。

2.传统的档案信息储存是用简单的纸张进行文本信息的录入，所以可以进行翻阅进行查阅对比，以此确认文本信息的可靠性，但现代的电子档案储存就相应的减少了人们对文本信息可靠性的确认程度。所以以现代的科技水平，在技术上有很大的上升空间。

四、档案储存文本信息的安全对策

在电子储存文本信息的过程中都是建立在同一个服务器上，所以对于文本信息的泄露存在很大的风险性，因此我们采用一些措施防止文本文档的丢失，上文提出的通过对文本文档的加密程序来增大文本文档的安全性是个比较实质性的一个方法，另外为防止文本文档的误删或丢失事件的发生，可采用对文本文档进行定时备份的方法，这样可以对丢失的文本信息进行恢复以此把信息丢失的危害性降到可承受范围。

五、结束语

在科技水平技术完善的现代化设施中，档案电子化系统已趋于完善化，虽然在实际操作过程中具有一定的难度，但相对于传统档案管理系统，电子化系统具有不可比拟的优点，为解决档案管理电子化系统的复杂程度，本文笔者通过简单粗略的介绍此系统的优备化，向外进行补充，明确档案管理电子化及分级检索的操作要点、复杂程度、解决档案等一系列程序，为简单、便捷的档案储存提供实质性的经验。

参考文献：

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[2]杨安莲.聚焦电子文件管理前沿——国际电子文件管理研究热点及启示[J].档案学通讯，2007（06）.

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