侯仰锋

【摘 要】医院人事档案管理是指对医院人事档案进行采集、整理和保管等工作。现代计算机信息技术的大面积应用，让医院人事档案的管理实现电子化成为大势所趋。利用现代化的管理方法和手段，引入信息资源开发技术，强化对医院干部人事的档案管理，能激发员工工作积极性，提高医院经营水平，获得更好的经济效益。本文重点对医院人事档案如何实现电子化管理进行初步探讨。

【关键词】医院人事档案；电子档案；人事信息

医院人事档案是医院各类专业技术人员和管理人员成长履历的依据和凭证，是对职工个人履历、社会关系以及思想品德、工资待遇、奖罚等最客观的记录，是医院对人才进行选拔、竞聘等优化配置工作的基本依据。电子计算机技术不断应用，让我们进入了大数据、信息化时代。这也让各行各业面临着诸多机遇，也迎来了大挑战。只有大力发展人事档案电子化建设，才能适应信息化时代的发展要求。

1 医院人事档案电子化的必要性所在

计算机的广泛应用，把我们带入大数据时代。传统纸质人事档案管理方式由于存放无规律、查找过于繁琐，而且提供的资料不全面，与信息资源共享的时代格格不入。再加上纸质人事档案内容上的信息不对称、形式上易作假性造成了一些问题，同时，纸质人事档案传递过程中的人为性，可能导致因磨损而毁坏乃至个人信息失真的现象，所以电子化有必要。要想使档案材料收集、归档、查借、保管、保密、鉴别、检查、核对等变得更加便捷、快速，与应体制改革、人员流动相适应，实现档案电子化势在必行。

1.1 电子人事档案易管理的同时方便查阅

纸质人事档案对存放条件要求高，必须配备专门的档案管理室，档案大量堆放，加上年代久远，管理人员的变动，导致查找目录不全、不准，甚至有人事档案材料丢失的现象，给档案的调取查阅增加了难度。而电子档案因为在电脑上有明晰的查询目录，查阅人只要根据索引就可以方便快捷地获得所需信息，大大节省了办事时间，提高了工作效率。

1.2 采集、归档和信息内容的全面性、更新化不受时空限制

因为电子档案的数据能随时更新，个人存档信息能随时实现补充和修改，让人事档案信息时效性和新鲜度更强；再加上计算机电子设备存储容量很大，不必受纸张制约，使可录入的信息比纸质档案内容更加全面和细化。

1.3 电子人事档案易于保存，与纸质并存能防涂改

电子人事档案属于电子信息数据，易于保管和存放，不会随时间流失而发生损毁。然而，虽然人事档案的电子化是不可避免的，但不能完全消灭纸质档案。一是，人事档案是社会公共管理中不可缺少的一种信息载体。二是，有些盖章文件是需要留存原件的。所以，随着电子档案的普及，纸质档案和电子档案并存，分开存放，还能从根本上预防伪造、涂改档案的现象；如果纸质案卷不小心被损毁或遗失，电子案卷则能为补充提供了凭证，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，保证了人事档案的安全性和可靠性，实现了长期安全存放的目的。

2 信息化下人事档案管理方式新举措

2.1 加大无纸化阅档建设

人事档案电子化管理，而查阅却仍沿用线下纸质手工查阅方式，使人事档案归档和整理变得繁重，这与当前医院档案管理人员不足、管理水平落后形成矛盾。所以，要尽可能利用现代计算机技术和设备，使人事档案全部实现信息化的同时，让查阅、借阅等日常工作也实行微机化操作，才能解决这一矛盾，提高管理效率。

2.2 加大人事档案与时俱进的更新

以往的人事档案十分简单，信息几乎是处于静止状态，无法与职工的工作业绩、后续教育、学历变化等信息同步更新，造成了档案信息失实。电子化管理，信息更新变得更容易，为了适应人才柔性流动的需求，便于档案查阅流转，今后应对这些动态信息及时录入，不断丰富人事档案的信息。对于可以公开的部分由档案主管部门制作并负责维护更改，以IC卡的电子档案形式由个人持有，用人单位可以阅读但没有更改权，保证了档案的真实性和客观性，同时减轻了档案管理的工作量。

2.3 构建统一共享的人事信息管理系统

要推动人事档案的电子化，要充分认识到人事信息管理系统中主要数据来源于人事档案的事实，构建人事档案、人事信息同步化管理模式，开发全国统一或较大领域统一的人事信息管理大数据系统，将不属于个人隐私内容在网上共享，减少人事管理与档案管理的重复劳动，既保证了信息采集的及时、准确和完整，还可以提高对人事信息资源的利用率。对于重要的档案材料，建议实行电子文件和纸质文件的归档双套制，管理系统服务器必须与互联网等公共信息网实行物理隔离，经常保持数据库备份，确保档案信息安全。

3 结束语

总之，人事档案管理是医院管理的的重要组成部分，只要坚持科学的、先进的现代管理方法和手段，借助现代科学技术进行计算机管理，与数字化时代同步，使电子信息档案全面建立，才能极大地提升了人事档案工作，减轻档案管理强度，给档案归档、查询、利用等档案业务带来了极大的便捷，使人事档案管理更加科学、合理、有序，为职工和医院建设提供优质服务，促进社会和谐发展。

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