高校文书档案管理规范化建设与高质量发展的思考

2024-02-29张什

北京联合大学学报 2024年1期

DOI：10.16255/j.cnki.ldxbz.2024.01.007

［收稿日期］ 2023-08-01

［作者简介］张什（1983—），女，河北隆尧人，北京教育學院学术资源部助教，硕士，主要研究方向为文书档案管理。E-mail：zhangshi0615@126.com

［摘要］基于高校文书档案管理工作的重要性及特性，分析文书档案管理规范化建设与高质量发展的基础工作要点，并针对当前高校文书档案管理工作中存在的主要问题，提出推进高校文书档案管理规范化建设与高质量发展的建议，旨在不断提升高校文书档案管理工作水平。

［关键词］高校；文书档案管理；规范化建设；高质量发展；档案数字化平台

［中图分类号］ G 647；G 275.2 ［文献标志码］ A ［文章编号］ 1005-0310（2024）01-0042-05

Reflection on the Standardization Construction and High-quality

Development

of Document and Archive Management in Colleges and Universities

ZHANG Shi

（Academic Resources Department， Beijing Institute of Education， Beijing 100120，China）

Abstract： Based on the importance and characteristics of document and archive management in colleges and universities， this paper analyzes the basic working points of the standardized construction and high-quality development of document and archive management， and proposes suggestions to promote the standardization construction and high-quality development of document and archive management in colleges and universities in light of existing problems， aiming to continuously improve the level of document and archive management in colleges and universities.

Keywords： colleges and universities；document and archive management；standardization construction；high-quality development；archive digitization platform

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中对有价值的内容进行的历史记录。高校的文书档案不仅记录学校的发展历史，也为高校的各项工作提供信息服务。在高校文书档案管理工作中，围绕高校办学功能形成的各种文献资料及有价值信息的收集和保存是重点，记录历史、服务现实是档案管理

的最大功能。文书是前身，档案是归宿［1］。文书对档案工作有直接影响，档案管理为日后学习参考、工作延续及事业发展提供基础和保证。

文书档案管理是高校最基础的工作之一。高校的文书档案涵盖各部门、各学院的文件资料和基础数据，如果文书档案不能得到规范化管理，将会影响其内容信息的真实性、有效性及价值和作用，进而影响对高校历史和发展的客观评价。因此，要提升高校文书档案管理工作的质量和效率，就要不断推动该项工作的规范化建设和高质量发展，以期适应新时代、新形势下的发展趋势和需要。

“规范化”是指按照明文规定或约定俗成的标准、规范进行操作，使某一行为或活动达到或超越规定［2］。其实质在于减少行为的盲目性和随意性，使行为符合标准和规范的统一要求。高校文书档案管理规范化建设，就是通过不间断努力使文书档案的管理工作达成既定标准并形成一定之规。“高质量”是国家对现阶段各项工作的总体要求，即要改变重“量”不重“质”的现状，注重创新发展和良好的质量效益。高校文书档案管理工作的高质量发展，在高校当前和今后的建设发展中是一项重要任务。规范化建设和高质量发展，从两个方面对高校文书档案管理工作提出了更高要求。两者皆为工作重点，又各有侧重，前者对文书的内容要点、文本形式，以及档案管理行为、工作流程和作用有基础性要求，是前提；后者主要是对文书内容的水平层次，以及档案管理方式、能力和使用效率的要求，是发展的创新性要求。

北京联合大学学报2024年1月第38卷第1期张什：高校文书档案管理规范化建设与高质量发展的思考

目前，高校文书档案管理工作中存在一些问题，主要包括：一是对文书档案管理工作重视不够，意识不强；二是文书档案收集与归档工作不规范；三是高校档案管理队伍多由兼职档案员构成，专业知识水平不高；四是现代技术手段的运用与开发水平不高。

1 高校文书档案及其管理的独特性

高校在办学过程中会产生很多数据资料，将这些资料合理分类并形成文书档案，对高校的教学、科研及其发展和改革都具有重要作用和价值。

1.1 高校文书档案的纪实性与传承性

高校文书档案是高校实践和认识活动的原始记录，是将高校办学传统与成果形成厚重积淀的有效手段，是高校历史文化的存储器。

如果没有文书档案，高校就失去了连续、全面、直接地记录和积累学校历史文化的原始载体。高校文书档案记录高校各个时期的发展信息，包括学校按上级文件要求组织大型会议和活动过程的全部资料。在日常工作中，高校文书档案的查询和利用，为高校和教职工维护正当权益，为高校教育教学评估、审计、年检、信访、迎接上级各种检查，以及为公安机关查证等各种事宜提供依据。

文书档案是衡量高校建设发展水平的原始资料，体现办学治校的效益高低、发展质量和水平层次，为高校发展提供见证，对高校确定未来的建设重点和发展方向起到重要的参考作用。文书档案的纪实内容能够准确记述并反映高校的办学传统、

办学特色及校园文化的传承发展。

1.2 高校文书档案的政策性与法理性

党的政策、政府法令法规是所有文书档案的准则与依据，具有一定的行政约束力与法定权威性。高校文书档案的政策性较强，其内容应真实体现党的方针政策、国家法律法规要求。高校文书档案能反映高校在办学过程中贯彻执行上级党政部门政策文件及完成各项任务等方面的执行力、创造力，因而成为检查、巡视、评估、审计的重要凭证［3］。

1.3 高校文书档案的专业性与学术性

高校文书档案记载着高校在人才培养、学科建设、专业发展、教学改革、教师队伍、科研学术、教学质量、教务管理、文化传承与创新、国际交流合作、学风校风建设等方面的内容，呈现各类基金项目、学术科研活动及资源开发利用等方面的成果，充分体现了高校的办学性质和功能定位。随着高校走向国家现代化建设的舞台中心，高校文书档案管理越发肩负为国家事业发展积累宝贵财富的重任和使命，这也是推进高校文书档案管理规范化建设和高质量发展的根本价值所在。

1.4 高校文书档案的社会服务属性

高校的文书档案，如会议纪要、科学研究、技术研发、专利成果、项目课题、各类奖项以及各类报表和统计分析资料等，具有重要的保存价值，为社会

经济、政治、文化等方面的发展提供服务和应用参考［4］。高校文书档案具有社会服务属性，其部分信息资源可面向社會开放，提供无偿或有偿服务。例如，开展相关业务咨询、合作开发、成果转化，在产生社会经济效益的同时可获取必要收益，充分发挥高校推动社会进步与发展的积极作用。

1.5 高校文书档案管理的业务性与科学性

高校文书档案管理工作具有专项业务特性，能够对高校内部各项事宜进行详细记载，将内部各类会议、业务实施计划及项目成果等多样化文件进行完整保存［5］。同时，在档案分类和管理流程上要有所遵循，如：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》将文书档案保管期限划分为永久和定期两类，定期分为30年、10年等，具体保管时间以文书档案保管期限具体规定为参照［6-7］；《归档文件整理规则》规定了档案分类方法、档号编制规则、档案装订要求及归档样式等［6］。

高校要建立科学、规范、便捷的文书档案统一管理模式，将所有文书档案按统一的规范进行分类并集中存放和管理，有效解决档案分散存放的诸多弊端。高校文书档案为各项具体工作提供参考依据，有利于学校决策的科学性、有效性、准确性。

2 高校文书档案管理规范化建设与高质量发展的基础工作要点

高校职能部门和二级学院在日常文书的收集和归档工作中，应围绕学校重点工作，根据各自工作职能，明确归档范围并进行分类收集，按照文书档案管理办法，制定部门或学院的归档范围和保管期限表，便于后续学校层面的归档、查询和利用。档案管理员应定期到各部门调研和座谈交流，针对部门工作的特殊性制定档案规章制度的具体实施办法，做好文书收集工作和档案形成工作之间的衔接。同时，针对各部门文书收集范围不准确、

内容不齐全的问题，档案管理员应及时给予指导和纠正，保证文书档案的真实性和完整性。

2.1

强化文书归档管理的工作规范

文书档案收集整理工作的规范化能保证档案的完整和准确，对以后的查询和利用具有重要意义，具体工作可以从以下几个方面着手。

1）检查文件纸张有无重复页、缺页情况；核实文件材料的请示与批复是否配套；检查归档文件是否使用废纸打印；检查用笔是否合规。对不符合规定的，必须予以更正。

2）检查归档文件目录与归档文件是否相符，避免出现有文件没有目录或有目录没有文件的情况；检查文件是否有落款单位，是否标注落款时间，标题是否规范等。对不符合规定的，必须予以更正。

3）严格按照文书档案归档范围收集齐全再进行移交；当年文书档案应及时归档，要对校内各部门的归档范围和保管期限表及时进行修订。

2.2 不断完善文书档案借阅制度

高校文书档案借阅制度的规范与完善，有利于文书档案被高效利用和管理。为此，高校要建立完善的各类档案借阅程序和制度，如常规档案审批程序、保密档案审批程序、外来人员借阅档案审批程序等。高校档案管理部门要全方位地服务于校内各项工作，为各部门工作人员查阅档案提供便捷的服务。

1）查阅档案须严格履行登记手续，填写查阅者的相关信息、查阅目的和

查阅内容等。查阅档案一般应在查阅室进行，阅后立即归还，如确因工作需要必须借出，须办理借阅手续，并在规定期限内归还。

2）查（借）阅不宜公开或属于党政秘密级的档案，须经档案管理部门相关负责人批准，必要时还须经分管校领导审查同意，方可办理查（借）阅手续。查阅会计档案、学籍档案、纪监审档案、基建（图纸）档案，须由档案形成部门到档案室查阅。

3）对于借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相等行为；借出的档案不准转借他人，要严加保管。如有丢失或损坏等情况，将视情节轻重，给予批评教育、罚款，甚至追究法律责任。

4）原则上，高校档案不对外单位提供借阅，如外单位因公确需查阅，必须持单位介绍信，经高校承办处室认可、相关负责人批准，方可由承办处室办理非密级档案

的查阅手续，并只限在档案室查阅。阅档人员要严格遵守保密制度，严禁

向无关人员泄露档案内容。

5）档案工作人员对归还的档案，必须认真检查，

经核对无误后方可办理借阅注销手续。

2.3 加强档案管理人员队伍建设

高校文书档案管理是一项专业技术性较强的工作，档案管理规范化建设和工作质量的提升，与档案管理人员的素质能力和知识结构有密切关系。因此，档案管理人员应提高认识，树立服务高校改革发展、教学科研及广大师生员工的自觉意识。

专职文书档案管理人员要在日常管理工作中，善于发现并及时沟通、协调和解决问题，不断积累工作经验和能力。同时，要加强业务学习，与相关档案局、高校档案学会保持紧密联系，接受专家指导，学习先进单位的宝贵经验，不断提高档案管理的业务素质。

高校档案管理部门应根据档案管理制度和档案管理的目标，

加强专、兼职档案员队伍建设，如：

组织专、兼职档案员参加档案理论和业务知识的培训，开展交流和调研；组织档案业务知识技能竞赛，提升校内各部门文书档案管理的工作水平。

2.4 加强对二级单位文书档案管理工作的监督指导

在高校文书档案管理工作中，各部门、学院等二级单位兼职档案员的职能是负责档案的收集、保管、整理和立卷，档案形成的基础来自兼职档案员。在档案形成过程中，收集的文件是否规范，收集的范围是否准确和完整，直接影响档案管理工作的水平［8］。

在档案移交前，二级单位兼职档案员应依据归档范围和保管期限将文件材料进行分类整理和立卷。档案管理部门对二级单位移交的档案，按照馆藏要求进行鉴定，对符合入库要求的进行分类、排列、编号、录入及编制全引目录等，进行规范化管理。

高校

应每年定期对二级单位的档案工作进行监督、检查和指导。学校分管领导、二级单位主管领导及兼职档案员要强化“文档一体化”意识，充分发挥兼职档案人员在档案收集工作中的积极主动性和桥梁纽带作用［9-10］。

3 高校文书档案管理规范化建设与高质量发展的建议

高校文书档案管理是一项基础性工作［11］，随着高校办学质量

和效益的提升，文书档案管理也要提质增效。高校要坚持质量标准，制定确保高质量服务和发展的有效措施。

3.1 加强不同类型档案的规范化管理

高校文书档案涉及党群行政、教学科研、法律法规、经营管理等领域，类别多样且各具特性。如：行政管理类通常以部门日常运行的文书为主进行整理归档，科研学术类通常以学术研究和项目课题的文书为主进行整理归档。针对不同类型文书档案的具体管理办法，各高校有不同的规范样式。各类文书档案的内容、形式及管理模式在不同层次的高校中存在较大差别。此外，由于当前我国高等教育的快速发展，高校在办学过程中出现了一些新情况，涉及文书归档和管理的问题，尚未形成具体制度和有效措施。因此，高校档案管理工作者需要深入研究和探索适应不同类型和情景的文书整理、归档、管理的工作机制，逐步完善与之相对应的管理制度，并形成有效的工作方案和措施，提升文书档案的管理效率和使用效益。

3.2 加强文书档案管理人员的专业化培训

目前，高校文书档案管理还存在一些问题，尤其是在文书收集、归档整理和有效利用方面，存在标准不明确、分类不科学不规范等问题［3］，影响了档案管理工作的创新发展。究其原因，在于文书档案管理人员的专业能力不足。因此，高校应加强文书档案管理人员的专业化培训、交流和考核，促进文书档案管理者拓展视界、勤学善思，增强开拓创新、与时俱进的工作能力，从而提升档案规范化管理的质量与水平。

3.3 加强数字化文书档案管理

体系建设

在当今科技时代，数字技术应用水平直接决定工作效率，大数据应用是各行各业发展的必然要求。数字化、网络化、信息化是文书档案管理的必然趋势，加强文书档案管理信息化建设、实现档案工作管理模式现代化势在必行［12］。

高校应建立统一、规范的数字化文书档案管理体系，使档案的收集整理更加高效、分类存储更加精准、查阅利用更加便捷、数據分析更加科学，让科技为文书档案规范管理赋能，充分发挥科技在文书档案管理中的作用。数字化文书档案管理体系可以使同类或内容关联的文书档案清晰呈现，并能提供系统的数据分析结果，为决策和政策制定提供全面、有效的数据支撑。

3.4 加强文书档案管理数字化平台建设

目前，有些高校仍采用单一纸质的文书档案管理模式或陈旧、滞后的管理系统，效率低下且造成资源浪费。随着数字化平台管理水平的不断提升，其优越性和便捷性越来越得以体现，能大大提升工作效率

。高校文书档案管理数字化平台建设至关重要，其建设步骤主要分为3部分：第一，通过档案数字化完成档案基础数据建设，初步实现网上查阅电子档案的功能；第二，在现有系统功能的基础上，进一步完成系统的升级改造，完善网络电子文件审批流程、网络查询检索功能、网络电子文件保密机制等，将系统面向全校开放，各级领导、各部门均可以在自身权限范围内适时查询、即时调档，如超出权限范围可通过网络平台进行申请和审批，以此提高档案信息资源的利用效率；第三，通过开发系统平台，合理配置和利用档案信息资源，积极改变传统的档案管理模式，为学校各二级单位提供主动式的文书档案信息服务。通过文书档案管理数字化平台建设，学校的档案信息资源逐步实现网络化、信息化，最终形成学校档案信息资源汇集中心，实现局部档案信息化管理向全校档案信息化管理的过渡，使档案资源从封闭走向开放，档案信息管理与利用模式迈上新台阶。

4 结束语

高校文书档案的形成特点各异，因此，高校在文书档案管理工作中，应不断总结经验、深入研究，基于信息技术完善数字化平台建设，优化和完善文书档案管理流程，强化文书档案管理队伍建设，提升档案员的专业知识和能力水平。通过合理开发与利用，高校文书档案不仅精准记录了高校改革、建设和发展的过程，还发挥了其专业性与学术性的价值和作用。“十四五”时期是档案事业转型高质量发展的重要历史机遇期［13］，高校应进一步完善档案工作协调机制，健全各项规章制度，推进文书档案管理模式创新，形成规范、科学的文书档案管理工作体系、制度和机制，进一步提升文书档案数字化、信息化建设水平，为高校事业高质量发展提供有力支撑和重要保障。

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