摘 要：随着国家经济迅速发展，信息技术和电子商务也得到了前所未有的发展突破，促进了电子发票在企业中的进一步普及。与传统的纸质发票相比，电子发票有很多优点，例如开具便捷、管理以及查询更方便，有利于提高财务管理效能。但电子发票在我国使用的时间相对短暂，目前仍存在一定的财务风险，例如重复报销、信息被篡改等，特别在中小企业中，会计人员业务素质偏低、信息化应用尚未健全，对电子发票的查验、保管难以实施有效的管控。本文围绕在中小企业电子发票报销的风险防范进行深入分析，提出相应的防控措施。

关键词：电子发票;报销风险;应对策略

在大数据时代，电子发票得到广泛应用，相比传统发票，电子发票优势众多，与企业信息化发展相匹配，推动企業实现无纸化办公。同时电子发票能耗更低，且易于保存、查询和综合性管理，在众多行业已经得到广泛应用。电子发票在我国是2012年5月开始推行试点，第一张电子发票是2013年6月由京东商城开出，直到2015年11月开始，在全国各地开始推行增值税电子发票系统。同年，国家颁布相应的政策，进一步明确了“电子发票”的法律效益，全面支持电子发票的推广。经过多年发展，电子发票政策日趋完善，对市场教育的水平也得到了更进一步的深化，从而使得电子发票的普及率得到了进一步的提升，并呈现出发票电子化的整体发展趋势。根据《2020年电子发票行业市场调研分析报告》显示，目前国内的电子发票市场规模已经达到7000亿元，并且保持“稳中向好”的整体发展趋势。

一、电子发票的基本概述

1.发票的基本概述。发票是指在相关的经济业务发生的这个过程中能够记载业务收付实际金额的一种凭证，是企业在进行会计核算工作中的主要依据，也是税收征管稽查过程中的重要凭证。发票的完整性，对于企业以及税务局相关工作都极其重要。具体而言，发票的功能主要包括4个方面。第一个方面是“核税”，也就是税务部门对企业进行核税时的重要依据。第二个方面是“报销”，也就是企业相关人员账目报销的主要凭证。第三个方面是“记账”，发票是对相关业务发生过程中的成本费用以及收入的记录的原始凭证。第四个方面是“保修”和“维权”，主要用于表明相关业务的真实存在，能够确定双方之间的交易关系，是后期保修以及维权的重要依据和主要凭证。

2.电子发票的特征。相比传统发票而言，电子发票有其具体的特征，第一属于无纸化高效率，且呈现出低成本化的运作方式，电子发票的运行是依靠于网络信息技术及操作方法，在其他程度上可以节省企业在发票的存储和保管方面的运营成本，在一定程度上减轻开票负担，与此同时还能够进行更高效的零成本发票管理模式，管理过程由电脑自动汇总，财务人员不需要花费较多时间整理纸质报表，纸质发票可以在更大程度上提高工作效率，与此同时，电子发票还具有随开随用的基本特征，这就使得整个开票过程会比纸质的发票开具过程更加便利，消费者通过手机输入相关的发票信息，提交之后即可自动获取，使有效打破空间限制，不需要守在收银机旁，进一步减少消费者的时间成本。在保存方面也具有优势，可以在手机以及邮箱中实现永久性保存，能够更大程度上保护其权益，同时也能够进一步减少泄密的危险。另外，电子发票的系统全程采取电子化运营模式，企业开具发票只需要申请领取发票的具体号段就可以，不必再像传统纸质发票一样，需要经过复杂的申请流程，同时还能有效避免虚开发票以及报税制的弊端，防伪模式也进一步便利，可以通过相关电子发票平台进行查验，一方面方便了企业，同时也为税务机关的核查提供了更可控的环境。

二、电子发票风险成因分析

1.相关部门之间缺乏合作。《中华人民共和国发票管理办法》第四条规定“国务院税务主管部门统一负责全国的发票管理工作。省、自治区、直辖市国家税务局和地方税务局（以下统称省、自治区、直辖市税务机关）依据各自的职责，共同做好本行政区域内的发票管理工作。财政、审计、工商行政管理、公安等有关部门在各自的职责范围内，配合税务机关做好发票管理工作。”从条款中可以看出，我国的税收征管工作不仅由一地税务部门负责，还需要其他单位的配合。由于各单位职责分工所对应的领域不同，发票监管难以达成协议在所难免，各单位各自为政也在所难免。

2.发票管理缺乏有效的内部控制机制。除上述不足外，目前的发票管理还缺乏有效的内部控制制度，对发票使用者尤其是各部门、事业单位的发票进行监督，相关负责领导和财务人员不注意内部监督，而内部控制机制尚未完全建立。内部发票审计应采取审计流程，导致内部发票审计不严格、不规范的情况。财政拨款现象控制不严，使用虚假发票是骗人的。

3.对非法行为的打击还不够。一是各部门配合不够，对发票犯罪分子打击不够深入，导致发票犯罪屡禁不止。目前，一般是由政府牵头，对发票违法犯罪活动进行集中整治。从国家到各基层单位，一般在每年的几个月内，税务机关都会集中内部主要力量，对发票违法犯罪活动进行统一整治。但由于缺乏良好的长效机制，一方面犯罪分子会钻空子，重操旧业，在集中整治期间消失，集中整治结束后复活;另一方面，该部内部没有建立一个相对稳定和适当的合作机制，导致工作人员和执行机构都无法固定。此外，行动所需的各类资金有时得不到保障，最终难以在整治发票犯罪中发挥全面作用。

二是税务部门自身的征管方式与发票犯罪处理存在矛盾。发票犯罪的特点之一是犯罪涉及面广。有时一条完整的发票犯罪链条会涉及多个省、市、县及其税务部门。税务部门对纳税人实行属地管理。办案税务部门在追查源头企业时，税务部门在同步调查上下游企业时，会在人员、财力、物力和地方单位的协助上有所限制，有时甚至会有管辖权的争议。为避免上述情况的发生，一些发票违规案件只能集中在同级税务机关管辖范围内的涉案企业，而对于税务机关管辖范围内的其他企业，则只能请示、上报。

三、中小企业电子发票报销的风险分析

相比传统发票而言，电子发票更便捷、更高效、运营成本也更低，凭借其诸多优势在我国中小企业中得到了更广泛的应用。在实际的使用过程中，由于具有集中批量的开具和跨地域开具以及可复印的特点，从而也引发了一些风险，尤其是在大数据的背景下，电子发票的具体应用过程中，风险主要包含了两个方面：重复报销和篡改发票信息。通过前瞻产业研究院公布的《中国互联网金融行业市场前瞻与投资战略规划分析报告》来分析，在未来我国电子发票行业的产值大约为1000亿元左右，发展前景非常广阔。例如开具电子发票的税控设备，每一台设备的升级成本大约在200元-300元，根据工商总局的数据统计显示，目前中国仅内地市场相关主体就已经超过1亿户，如果电子发票的渗透率进一步扩展达到50%左右，该部分的产值就能够实现100亿元到150亿元的增长。由此可见，电子发票还将获得更大发展，加强中小企业电子发票报销风险的防控分析，对于推动行业发展至关重要。

1.打印不限制次数，可能造成重复报销。在相关部门对于发票进行审核的过程中，需要核对发票上面的关键信息，例如代码、号码、日期、金额等是否与记录的保持一致，该项工作非常重要，发票虽小，但其所有信息极其关键，稍有遗漏就可能给相关单位的管理及运行带来极大的阻碍，甚至有可能给相关岗位的职责人员带来一些从业的风险。电子发票的保存形式，一般是在税务的云端，收票人通过自行登录的方式在相关系统进行下载，而这些保存在云端上的发票信息可以实现无限制的查看以及打印，同时也不需要专门加盖印章，这些便捷性的环节给发票的报销、税务管理都带来了极大的便利，优化工作流程，提高工作效率，但是也造成了真伪难辨的问题。在一定程度上增加了监管的难度，有可能出现重复报销的风险。如果重复报销风险没有被及时发现，这就可能随着时间的推移而使相关问题逐渐增大，且范围变得更广。

2.格式修改软件多，有可能出现恶意篡改信息。电子发票最大的特性就是所有的环节均通过电子系统完成，同时又由于这一电子系统具备开放性的特性，只要注册登录就可以实现对相关信息的操作。现在相关的篡改信息的软件较多，能够对PDF格式文件进行修改的工具也较多，这一特性就有可能出现一些漏洞被人利用，他们可能通过专业工具进行信息篡改，例如发票的具体金额以及代码等，从而给企业发票报销带来风险。

3.跨地域出具且可不限次数复印，影响电子发票的唯一性和真实性。电子发票能够实现批量性的开具，同时有效突破地域限制，能够实现跨地域的开具，这些方式在最大程度上提高了电子发票出具的便利性，也是电子发票最大的优势之一，同时，这种方式也是发票真实性降低的主要原因之一。电子发票的真实性包括发票本身的真实性，以及发票所记载行为的真实性和有效性。电子发票可以多次复制，重复打印可以在一定程度上解决发票丢失的问题，但同时也失去了发票打印的唯一性的特点，让电子发票有可能被同时打印成若干份。另外，难以保证电子发票的连续性，无纸化的流转方式是电子发票的主要形式，就目前来讲，大部分的企业电子发票，主要入账方式还是以打印纸质版为主，在这种情况下就有可能出现信息不对称和信息孤岛的问题，脱离了电子发票的初衷，从而造成信息缺乏连续性，在决策过程中有可能难以发挥其重要价值。

四、中小企业电子发票风险防控的具體策略

在信息技术的推动下，尤其是大数据技术的发展更是为电子发票的发展注入了全新的动力，但是在电子发票具体的开具过程中，仍然存在一些风险问题，这些风险不能有效规避，将在较大程度上影响电子发票的发展进程。因此加强对于电子发票风险防控的研究极其重要。

1.进一步完善企业内部电子发票管理系统，优化办公流程。企业办公信息化发展的过程中，要充分应用电子发票无纸化办公的主要特点，搭建更高效的电子档案管理系统，将企业经营过程中产生的发票数据等电子文件存储在管理系统中，并根据实际的需求进行归档，既方便查阅，同时又能保障存储，优化办公流程。

2.建立完善的电子发票管理制度，做好电子发票台账记录。通过分析可知，电子发票在具体的使用过程当中有可能会出现重复报销、恶意篡改等问题，因此要有效避免这些风险，相关单位就应该进一步规范电子发票的管理制度和报销步骤。首先，企业内部要进一步完善发票管理制度，对电子发票进行详细的台账登记，建立电子文档比对系统，确认电子发票是否有重复录入等情况。同时，要进行报销发票的录入，确保信息的准确性，通过人工方式，在税务局相关网站上进行逐一验证，有效防止发票的抬头、单据、金额等方面出现相关的问题。另外，要进一步加强对于已经入账的会计资料进行细致对比和查验，一般情况下整项核实工作的落实步骤应该参照电子发票登记台账的相关规定，财务部门也会专门建立Excel表格对相关台账进行完整的登记，在具体报销的过程中，就需要与之前录制好的电子发票进行有效性对比，仔细检查是否存在重复报销具体问题。另外，要登录国税局的查验平台录入报销发票上的相关信息，包括代码号码、日期、金额等信息进行细致化录入，多次核对，保证不出现错误，为后期的处理提供高效的保证。

3.使用专业工具，进一步保证提高发票管理的整体水平。在对电子发票进行有效性核对的过程中可以使用第三方软件，提高发票审核的效率，如果该地区的经济发展相对较落后，基础设施水平没有达到相应的标准，还可以使用“发票小助手”、“微信发票查重小程序”等第三方发票查验软件，进一步保证电子发票信息采集工作能够更高效地落实。同时，通过这些系统进行细致比对，专门设置查重自助系统，针对发票重复报账等问题实现自动化识别和预警机制，从而有效地提高工作效率，在更大程度上解放人力。

4.统一管理发票打印，建立更完善的报销制度。在现有报销制度中，有一些企业是应用了电子发票，要有效规避电子发票的风险，应该进一步规范报销制度，进一步保障报销人员申请开发票的这个过程能够得到有效保护。企业内部可以统一使用电子发票报销，同时还借助ERP系统，统一发票打印制度，例如将电子发票的链接传送到专门打印的部门，经办人员需要按照相关规定履行打印职责，并在相应的发票台账上进行详细记录，包括发票的号码以及打印和报销的具体日期等进行细致化的登记和标记。报销人员需要到打印部门领取发票，直接粘贴进行报销。有效应用电子发票报销台账，能够进一步缩减财务部门的繁琐工作量，同时还能够减少报销环节占用的不必要时间。同时这种方式也更有利于工作人员对电子发票的报销进行时间方面的界定，要求经办部门应该在规定的时间内完成相应的报销工作，例如审核、签字等。而会计人员则需要做好登记并有效维护电子发票的唯一性，具体报销时间限制需要根据查重操作这项工作的具体落实情况来确定。

5.加强工作人员业务培训，提高风险防控综合能力。电子发票以电子形式存在，不依托于纸质媒介作为信息载体，因此，相关处理均在云端完成，这个过程存在一定的网络风险，同时还可能受到系统存储设备的影响，因此必须加强对于电子发票信息工作人员的综合技术水平的提升，保证达到综合素质可达到相应的标准，能够熟练地使用相关软件，遵守规章制度，将各项工作落到实处，如果出现相应的问题，应该及时反映并配合采取应急预案立即补救。首先，要保证工作人员的专业化水平，能够通过网络以及多渠道的学习，进一步了解电子发票等相关系统的应用方法和具体的操作技能。其次，要加大专业知识的培训，保证工作人员能够对电子发票的开具和报销形成正确的准确的认知，有效降低错误的发生，进一步增强电子发票管理的规范性，进一步增强鉴别的能力。最后，要加强工作人员风险防控意识的提升，必须全面认识到风险可能产生的巨大危害，并具备一定的应变能力能够采取相应措施来有效防止或者减少风险。

6.财政、税务等主管部门利用信息技术推动电子发票的内控管理。近年来，“电子税务局”和“税务App”得到了广泛应用，大大方便了纳税人，节省了企业财务人员的时间和交通成本。财税部门具有大数据和信息化的天然优势，更有资格开展电子发票开具后报销流程的信息化建设，帮助企业建立电子发票内控的工具和手段，同时，要防止国家税收流失。在本文中，以下三種方法可供借鉴。

首先，财务部门利用财务软件ERP软件上审计监督的便利条件，强制要求软件企业开发电子发票功能模块，作为企业免费升级的基本功能。电子发票可用于“假标识”、“重复检查”，电子发票的原始单据可以存档和存储。税务部门开发一个用于调用电子发票“大数据”的API（应用程序编程接口），财务软件和ERP厂商免费调用API实现数据共享。这可以大大降低企业软件系统的投资和财务人员审计压力。

其次，国家税务总局将建立类似增值税专用发票查验认证平台。电子普通发票和电子专用发票的所有信息都可以通过税务系统推送到企业。发票的所有细节都可以在企业看到。检查时，可以进行“假鉴定”和“重复检查”。杜绝虚假报销和重复报销，杜绝企业资产和国税流失。

最后，针对信息基础薄弱的中小企业，国家税务总局开发“电子发票报销系统”的全过程。企业业务人员经授权后，登录“电子发票报销系统”，从微信卡包、邮箱等导入电子发票原件，经“认证”和“查重”后，通过系统归档打印，然后进入企业报销流程。这就解决了中小企业不具备自查、查重和电子存储原件能力的问题。

五、总结

目前，电子发票已经在各行各业广泛应用，在其持续发展的进程中，相关法律法规还将不断完善，企业在应用电子发票的具体过程中，针对可能出现的一些风险问题要全面布局，从企业层面以及员工层面出发，不断优化电子发票管理的模式。同时在“互联网+”的时代背景下，要进一步将互联网的优势有效应用，进一步提高工作的速度和效率，最大程度地发挥电子发票的优势，并打造业务素质强的财务工作审核人员，能够对成本效益进行更全面的综合考量，根据企业经营的具体情况制定更为详细的风险防控方案，促进企业获得更好发展。

参考文献：

[1]叶佳慧，邵露.电子发票在中小企业中的应用——以W茶企业为例[J].福建茶叶，2020，42（12）：92-93.

[2]张月兵.VBA在中小企业增值税发票管理中的应用[J].纳税，2019，13（33）：4-5.

[3]王慧.论电子发票报销的管理与控制[J].纳税，2020，14（15）：162-163.

[4]肖江涛.电子发票的全面应用助推财务共享服务建设[J].中国乡镇企业会计，2021（03）：25-27.

[5]张嘉琪.区块链电子发票对财务核算的影响[J].老字号品牌营销，2021（03）：67-68.

作者简介：章君芬（1976.02- ），女，籍贯：上虞，学历：本科，单位：浙江宝厦建设有限公司，副总经理、财务总监，职称：高级会计师，研究方向：财务管理、税收管理