张莲银

[摘    要] 电子发票具有成本低、易存储的优点，已在社会上广泛使用，但对高校而言，由于高校财务信息化建设稍晚，电子发票在高校财务报销中存在一定问题。本文就电子发票“重复报销、发票样式不一、报销手续繁琐”等问题结合财务工作实际进行阐述，进而提出“引进发票查验系统、加强业务培训和改变高校财务管理思路”三大举措，以期给电子发票在高校得到顺利使用提供建议。

[关键词] 电子发票;高校财务报销;信息化建设

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2021. 01. 032

[中图分类号] G475    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2021）01- 0074- 02

1      电子发票的定义、优点

电子发票是顺应时代发展的产物，同普通发票一样具有法律效应，电子发票是单位会计核算的原始凭证，只是以电子形式在网络生成、流转、存储。

使用电子发票进行财务报销，降低了发票的流转成本。经办人可以随时随地在网络上打印电子发票，如果发票信息有误，仅需在网上修改生成新的发票，而不必将发票邮寄给销售方，节省发票流转成本的同时也节约双方时间，提高办事效率。

电子发票以电子形式存储，更加容易保管、查询和传输。根据笔者所在高校规定，纸质发票遗失需要销售方在记账联复印件上加盖发票专用章邮寄给购买方，经办人协同遗失说明方可进行财务报销。实行电子发票后，电子存储的发票不易丢失，因而也省去了经办人处理发票遗失情况的时间。另外，电子发票不会出现像纸质发票那样时间长或者遇潮就开始模糊的现象。

基于电子发票的优点，2012年国家税务总局选取5个城市试点，力求3年内将电子发票推广至全国。截至2019年，电子发票已经试行8个年头，电子发票开具张数从2016年的3.5亿张到2019年的119.2亿张，可以说电子发票被越来越多的商家信任并启用。

2      电子发票对高校财务报销的影响

随着电子发票的普及，越来越多的电子发票出现在高校科研经费或日常行政经费的报销中，电子发票的出现对高校财务报销工作既是机遇也是挑战。

2.1   电子发票对高校财务管理带来的机遇

2.1.1   有利于推进高校财务信息化建设

高校对财务管理的要求不如企业，所以财务信息化建设的需求较弱，高校的财务信息化水平较落后。另外，受制于财务预算和经费限制，高校在安排经费时，通过將财务系统建设方面的需求摆在最后。换言之，高校财务信息化建设通常是高校发展过程中遇到亟待解决的问题，才催生相应信息化手段的引进。例如，在国家对科研人员“放管服”背景下，要求给科研人员解绑，提高财务报销效率，各高校引进了网上预约报账系统。电子发票在高校财务报销中得到广泛使用的同时，也对高校财务信息化建设提出了新要求。电子发票的应用要求发票能够电子化储存，实现无纸化办公，这就要求财务处引进相应的信息化系统，来实现这一目标，这将有利于高校财务信息化建设的完成。

2.1.2   有利于提高高校财务人员素质

电子发票的启用对高校财务信息化建设提出了更高的要求，而财务信息化的完成离不开高校财务人员。随着电子发票在高校的普及，为了应对电子发票报销过程中出现的问题，财务人员首先需要了解电子发票的由来、报销需注意的事项，这就要求财务人员保持学习，能跟上财务规则的变化。此外，财务信息化涉及的不仅仅是财会领域，更多的是信息技术的研发和深入。虽然信息系统不必由财务人员开发，但信息系统的个性化设计理念的产生离不开财务人员的帮助。为此，财务人员在学习财务知识的同时，要涉猎信息技术相关方面，来优化信息系统的使用。一定程度，这能推进财务人员多元化发展，提高财务人员素质。

2.2   电子发票对高校财务报销的挑战

2.2.1   电子发票归档及重复报销问题

《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会[2020]6号）指出单位的会计核算系统要能够准确、完整、有效地接收和读取电子会计凭证及其元数据，按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证，有效防止电子会计凭证重复入账。以笔者所在高校为例，财务信息化系统建设尚未达到国家电子档案归档要求，在实际工作中，经办人报销需以电子会计凭证的纸质打印件作为报销依据，而电子发票的打印次数不受限制，且发票不会标注第几次打印，不论出于故意还是无意，难免存在重复报销的可能，一定程度给财会人员审核报销增加了难度和风险。

2.2.2   电子发票样式不一带来的报销问题

根据《国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具增值税电子普通发票有关问题的公告》（国税[2015]84号）规定：消费者从企业购买商品或者服务，收到的电子发票上有税控签名和企业电子签章，不再另盖发票专用章。也就是说，购买方收到的电子发票上有销售方的电子签章，即电子的发票专用章。2020年1月，国税总局发布《关于增值税发票综合服务平台等事项的公告》（国税总局[2020]1号）指出纳税人通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子普通发票属于税务机关监制的发票，由电子签名代替发票专用章，法律效力、基本用途、使用规定同增值税普通发票。电子发票开具途径不同带来的增值税电子普通发票样式的不同给师生日常报销及高校财务处处理电子发票报销带来了较大的挑战。一方面，师生非财务专业人士，开票往往只关注发票抬头和税号，而忽略了发票上盖章是否齐全;另一方面，一线财务人员财务审核查验发票习惯于关注发票的“发票监制章”和“发票专用章“，缺任一章就以不合规票据退还给报销人。而实际上2020年起通过增值税电子发票公共服务平台开具的发票不再有发票专用章，且之前的“发票监制章”也改为“经过税务数字证书签名的电子发票监制章”。这一改变增加了财务人员审核的难度，要求财务人员时刻学习，了解财务方面的最新规定，适应财务信息化背景下报销实务的改变。

2.2.3   电子发票查验引起的报销手续复杂问题

根据国家税务总局规定，电子发票同普通纸质发票，具有相同的法律效力。但据调研，高校在电子发票报销过程中根据发票数额要求经办人提供电子发票的查验证明。根据笔者所在高校报销情况，电子发票金额超过2 000元，经办人需要登录国家税务总局全国增值税发票查验平台对该发票进行验证，电子发票协同发票查验结果方可进行财务报销。这违背了电子发票启用的初衷，反而增加了报销人和财务工作人员的工作量。

3      优化高校电子发票报销的举措

3.1   引入发票查验系统，避免重复入账

以笔者所在高校为例，为避免电子发票的重复入账，财务处采取了如下措施。第一，由报销人签署首次报销承诺。报销人在报销电子发票时，需在电子发票上签“首次报销”字样，以保证该发票系第一次报销，且不会有二次报销现象。但该行为通常不被老师理解，认为财务人员故意刁难，签字也非自愿行为。此外，部分老师电子票据繁多，发票管理困难，难免无意进行二次报销，无法从根源杜绝重复报销现象。第二，一线报销审核人员通过Excel建立电子发票报销台账，每日下班后各审核人员汇总各自电子发票台账，等次日处理报销业务时通过逐笔核对方式避免电子发票重复报销。然而，随着电子发票的普及，教师报销发票中电子发票占五成以上，建立台账方式给财务人员增加较多的工作量，且财务人员一天仅就电子台账汇总一次，而师生一天报销次数不限，财务审核人员又多，审核人员“差”导致的重复报销不可避免，所以电子台账并不可取。随着信息化建设的推进，高校财务处要趁着信息化建设的态势，通过信息化手段避免电子发票的重复报销。笔者所在高校财务核算采用的是复旦天翼财务系统，该系统下设电子发票模块，启用该模块能够实现电子发票的查验和避免重复入账的功能。通过引入该模块，教师在网上预约报账的同时，能够实现电子发票的查验功能，及时发现发票的真偽以及是否重复报销问题，有效避免了电子发票重复报销和报销手续繁琐的问题，提高了师生的报销效率，也提高了财务人员工作效率。

3.2   加强业务培训

电子发票的推行和使用是社会发展的必然，高校在接受电子发票使用的同时，也要加强对电子发票规范使用的培训。电子发票作为新兴事物，对于师生和财务人员来说是新鲜且陌生的，双方在一定程度上还不能接受电子发票的使用。对于广大师生，财务处可以通过官微，财务官网，工作群等渠道宣传电子发票产生的背景、法律效力以及电子发票开具的注意点以及电子发票报销注意事项，避免电子发票使用中遇到困难。对于财务工作人员，学校要加强财务人员业务能力和政策方面的培训，及时了解电子发票开具和报销的最新规定，避免工作中出现错误的判断。

3.3   改变高校财务管理思路

高校作为教书育人的地方，各项政策和领导思想都倾向于教学和科研，而财务部门类似后勤保障部门，显得微不足道。然而，高校财务处承担着全校科研经费、教育经费等的核算，通过数据的处理向各需求方提供高校的发展情况。再者，随着互联网的发展，对高校财务工作也提出了新的要求，所以高校财务处要改变自身定位，不能仅做数据的搬运工，而要构建信息化建设平台，能够既快又全面搜集数据，进行数据分析，将事后管理提前到事前预测分析，做一个顺应新时代财务要求的信息提供者。

4      结    语

对大部分高校而言，电子发票的使用还处于摸索阶段，顺应电子发票的产生背景，高校要加强自身的财务信息化建设脚步，利用信息化方式杜绝电子发票造假和重复报账问题。此外，作为高校财务人员，不能拘泥于完成日常的财务报销工作，从思想上要深化学习，了解财经方面最新政策，做一名适应信息技术变革的新时代财务人。

主要参考文献

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