刘亮

摘 要： 档案管理工作是各行业日常工作的重要组成部分，档案资料对于各机关事业单位来讲都是宝贵的资源，能为机关事业单位发展的下一步目标制定起参考作用。大数据时代为档案管理工作提供了便利，但随之而来还有许多问题需要解决。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对大数据背景下档案管理信息化建设初探提出了一些建议，仅供参考。

关键词： 大数据背景下;档案管理;信息化建设;初探

【中图分类号】G647.24     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.33.276

引言：对档案进行管理是机关单位工作中的重要组成部分，也是保证机关单位正常运行的重要文件资料。长期以来，档案管理受到技术水平的影响，使用传统的档案管理方式已经不适用于时代快速发展的要求，在机关单位发展过程中，传统的档案管理方法在人力、物力、财力方面管理能力都比较低，档案使用的价值远远没有发挥出来。在大数据时代对档案进行信息化管理，应该充分利用信息化技术的优势，改变传统的管理方法，找到更适合时代快速发展的管理模式，创新管理措施。

1 档案数字化建设的必要性

在档案管理工作中开展数字化建设，不断改进档案管理工作，有利于社会的发展进步，更好地满足人们提出的对资源高效率的利用。档案管理信息化工作的开展有其必然性，第一，开展档案数字化建设符合社会发展的需要。当前已经进入信息化社会，社会整体发展方向都是朝着信息化、科技化的方向进行的，而传统的档案管理工作已经不能满足社会发展的需求，无法实现对现有的档案资源的优化配置，为了让档案的服务惠及更多的群众，开展档案数字化管理势在必行。第二，改善档案管理工作方法要求推进档案信息化管理。在传统的档案管理过程中，常常需要对档案原件进行查阅，翻阅次数越多，对档案本身所造成的磨损就越严重。如果能够将信息化技术应用到档案管理中去，将能够有效解决这些问题，同时还能防止档案丢失，进一步提升档案管理质量。第三，进一步提升档案管理服务水平要求开展档案信息化建设。档案管理信息化建设中，档案管理人员能够充分发挥计算机的作用开展档案信息管理，大大提升档案信息管理的水平。

2 当前档案管理信息化的问题

2.1 数据结构不统一

不同类型的档案数据格式存在差异，档案管理人员在整理歸档时需要投入精力将档案资料的格式统一，拖缓了档案管理速度。这种问题的产生主要是由于传播的载体特殊，若将不同格式的资料直接归档容易造成文件损坏丢失，造成不可逆转的损失，因此想尽快普及档案管理信息化技术应解决数据结构不统一的问题。

2.2 档案管理信息化水平低

近两年还有部分机关事业单位采取传统管理方式进行档案管理工作，未能跟进时代步伐，及时建立信息化档案库，导致档案管理水平低下且管理手段滞后;机关事业单位档案管理信息化的资金投入不足，管理人员无法适应管理手段的改变;且档案管理部门没有建立合理的档案管理制度，对这项工作重视度不够，都拖缓了档案管理信息化建设的进度。

3 大数据时代做好档案管理信息化的途径

3.1 不断优化档案管理人员的结构

首先，各单位要组织相关人员积极学习相关档案管理工作的法律法规，让他们充分认识档案管理信息化建设的重要意义。并且积极开展各种形式的思想政治教育活动，提高他们的政治思想水平，提高他们的职业道德，提升他们的职业素养。其次，机关单位还应该组织档案工作人员积极参与各种形式的专业学习活动，通过专家讲座、进修、观摩、经验交流等学习活动，丰富他们的档案管理专业知识，提高他们的信息技术应用能力，从而提高他们的职业技能。随着科学技术的快速发展，在大数据时代对于档案进行管理，对管理人员提出了更高的要求，为了能够更好地进行档案管理，机关单位应引进一些专业人才，提高档案管理人员的综合素质水平，不断优化人才结构，使更多的年轻人愿意从事档案管理工作，成为档案管理的中坚力量，而年龄较大的工作人员应辅助年轻人做好档案信息化管理。

3.2 正确认识理解档案数字化，科学开展档案数字化建设

如果不能科学正确地认识理解档案数字化，档案数字化管理将会受到影响。由于很多工作人员的档案管理思想受到传统思维的影响，局限性过多，无法进行有效创新突破，无法科学合理地开展档案数字化建设。要转变过去对档案数字化存在的错误理解，打破传统思维对创新的局限性，在不违背档案管理基本原则的前提下加入一定现代化的管理思维理念，大胆创新，创造新的档案数字化建设。与此同时，要在档案数字化建设中科学合理地适当增加资金投入，不能为了追求发展速度而盲目投资。

3.3 统一档案管理数据结构

为降低档案管理人员的工作难度，促进档案管理信息化建设更快发展，应优先完善档案管理工作机制，其中档案数据的统计规范要摆在突出地位，不断完善机关事业单位内部档案管理制度，为该工作提供更可靠的依据。电子信息技术在档案信息化管理中应占据主要地位，保障档案管理工作能满足机关事业单位的查阅、监督、分析等需求。同时档案管理人员在将纸质资料导入计算机时应按照统一文件格式录入，为后续归档工作提供便利;在收集新的档案资料时也应要求资料上传人和收集人按照统一的文件格式填写资料，避免因文件格式不同产生返工的情况，这样不仅为后续工作提供便利，也能减少机关事业单位各部门间的矛盾。例如，某机关事业单位在将旧资料录入电脑时要求录入员将资料全部使用WPS办公软件录入，输入时规范好统一的格式和字体，有效避免了因资料录入不规范导致档案管理人员工作难度增加的问题。

3.4 构建完整的大数据档案信息平台

机关单位进行档案的信息化管理，要想切实提高信息管理的水平，就应该创建完善的大数据信息流通平台，在工作过程中充分发挥大数据技术的应用价值，这也是进行档案管理的关键内容。在具体的应用过程中，工作人员应充分发挥大数据大平台的实际价值，尽量采用统一的信息数据储存、管理、接收、编辑等处理过程，对各个档案处理过程进行不断改进，在后续管理中，工作人员利用大数据技术的优势，进一步探索大数据平台带来的便利，为未来的档案管理研究出新的发展路径。除此之外，为了使档案信息更为安全，应合理应用计算机安全技术，确保技术操作更加专业，把机关档案信息管理系统安全维护工作放在首要位置。

结束语：综上所述，档案管理工作作为各机关事业单位重点工作内容，建设信息化管理制度是十分有必要的，能够有效提高档案管理工作效率，因此各机关事业单位应利用大数据时代给档案管理带来的便利，不断改良措施，深化机关事业单位档案管理信息化水平。

参考文献

[1] 岳碧容.大数据环境下的国企档案信息化管理研究[J].传播力研究，2019，3（33）：294.

[2] 孙海.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].兰台内外，2019（32）：31-32.

[3] 申新颖.大数据时代档案管理工作创新探究[J].兰台内外，2019（32）：25-26.