宗璐璐

摘 要： 本文首先阐述了风电企业档案形成特点，接着分析了保证风电工程档案质量优良率的措施，最后对建立风电工程档案数字化，提高档案查阅速度和利用率进行了探讨。

关键词： 风电企业;档案管理

【中图分类号】F426.61     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.33.277

引言：电气工程档案管理的最终目标是满足各部门信息资源的需求和利用，这将加快工程竣工文件的查询和借阅，使业务人员能够更快地访问和使用所需的竣工文件。高质量的文件服务需要丰富的技术资源。不断提高风电工程文件管理的基本功能，不断改进电子文件质量，确保信息资源的完整性、准确性、逻辑性、安全性和可用性，是建设优质风电工程、安全运行风电场、快速优质提供档案服务、发挥工程档案服务生产运行、实现工程档案价值的重要前提。

1 风电企业档案形成特点

风力发电厂通常有多个场站，分布在不同行政区域，为了适应当地行政权力，我国国有电力公司的组织结构通常是一个多品牌团队。传统发电厂通常集成在只有一个法人主体的地理区域中，但是，风电场通常具有多个法人实体、不同的管理模式、与多个税务机关签订的合同以及多个法人实体生成的文件。与传统的单一供电企业文件责任者与传统发电企业仅为一个公司不同，看上去象是多个全宗的档案管理，但实体组织为单个全宗。这样，风力发电公司的文件被划分为比电力、水、原子能等由不同公司生产的传统电力公司高一级的类别。但是，不同公司的文件被视为同一类别中的平行关系，而不是前者，而是文件内容，按组件管理文件时，不同的导体会区分这些文件。为该类建立分类关系后，风力发电企业的文件管理可以实施多种行业标准，以避免文件分类发生冲突。

2 保证风电工程档案质量优良率的措施

2.1 工程前期准备工作

工程文件管理组织的创建是保证工程文件质量的组织保证，风电场工程开工前，施工单位应成立项目管理领导小组，建立三級文件管理网络，为项目文件和项目的同步开发奠定基础。文件管理领导团队应包括物资、计划和财务等多个领域。此外，还应明确各参建单位工程档案管理人员职责，在此基础上，可以利用QQ和微信等手段建立三级档案管理系统网络，方便相互沟通协调，建立快速高效的垂直管理体系。

2.2 事前控制是工程档案质量优良的基础

（1）机构建设是工程档案质量预防性控制的重要因素，工程施工开始时，施工管理部门应制定风力发电设施建设档案管理和风力发电设施数字化档案管理实施细则。该细则应明确建设单位、施工单位和监理单位的职责分工，详细规定编制完成文件的范围和要求。负责项目施工的单位工程师能够了解系统要求，并为今后的工作促进统一标准的实施;（2）加强对参建单位非全时工作人员的培训，解释档案管理要求，积极控制文件来源，确保档案质量，为工程可研、初设、招投标、合同、竣工图等项目文件的收集奠定坚实的基础;（3）在编制招标文件（询价）和签署设计、施工、监理等合同协议时，应界定特别条款，规定提交相关竣工文件的要求和责任。项目文件的收集、整理和按时归档移交受合同条款的保障。

2.3 事中控制是工程档案质量优良的重要保证

（1）制度建设是工程档案质量事前控制的重要环节。施工初期，建设单位制定《风力发电工程建设项目档案管理实施细则》和《风力发电工程数码照片档案管理办法》，组织项目建设参建单位的档案人员学习、了解制度要求，便于今后工作中统一标准的实施;（2）培训是达成工程档案管理共识的重要渠道。通过各种形式和渠道开展参建单位档案人员专业培训，提高对施工单位档案和施工人员的档案认识;建立协作共享小组，分享文件管理经验，避免错误问题重复发生，提高文件工作人员的技能和水平;（3）现代信息技术实现了技术档案的数字化管理，提高了工程文件的检索成功率和利用率。使用电子文档管理系统，实现项目数据在线处理，电子文档管理系统和档案系统直接对接，实现在线归档，为工程项目文件全过程管理奠定良好的基础;（4）为项目文件建立定期进度跟踪系统。施工监理遵守风电企业技术档案规范（组织工程文件的规范），定期检查施工文件的完整性、系统性和准确性，并与工程进度保持一致，确保工程文件与进度同步。

2.4 事后控制是提高工程档案质量优良的必要手段

（1）针对竣工文件整理和现场施工不同步、不及时的问题，档案部门及时与工程部沟通，通过与工程技术专业人员和设备厂家的配合，每月定期对参建单位进行档案管理检查。施工单位应聘请一名经验丰富的文件架构师，提供全面的作业流程说明，以提高施工单位文件的质量和现状;（2）工程竣工时，档案工作人员积极参与验收竣工工作，必须及时编制相关竣工文件，逐步提高工程档案质量。

3 建立风电工程档案数字化，提高档案查阅速度和利用率

信息建设的快速发展极大地便利了工程文件管理，利用档案管理等信息软件，将各阶段生成的档案文件按照一定的规则进行整理，建立一套索引齐全的参考体系。根据风电档案分类规则、档案叙词表等相关内容，结合档案整理实践，形成树形结构的标准化信息。在风电项目施工的每个阶段，同步将电子文件输入信息系统，完善文件条目著录项信息，通过不同著录项可对文件进行多种方式的排序，以简化传统的手动分类和创建测试时的逻辑连接。直接解决了工作和计算机刷新以及检索大型文件的问题，通过企业计划，工程和制造部门可以访问其计算机上的设计文件和图纸，从而减少了借用工作量、缩短了查询时间并优化了文件访问。

结束语：通过对风电工程项目的有效控制，风电工程项目逐步得到了专业人员的一次性引导和认证，风电场投产后，运行人员通过查询工程档案，熟悉和掌握风电场设施设备的性能和运行规律，保证了风电场的正常运行，使工程档案对企业的正常运行和业务发展起到有效的保障作用。

参考文献

[1] 对提升档案质量管理水平的几点思考[J].姜晏玲.中国品牌.2019（12）.

[2] 略论档案质量管理[J].马雪琴.发展.2020（10）.