韩洪云 陈玫君 王亚丽 靳亚妮 吴丹

【摘  要】随着信息技术的不断发展，在大数据条件下，以计算机和网络技术为核心的档案管理正逐步渗透企业的生产、经营和管理，企业档案管理模式正在向创新管理和知识管理转变。本文分析了在建设数字化企业档案管理时应遵循的原则，以提高企业档案管理效率，从而助推企业快速发展。

【关键词】数字档案;助推;企业发展

1 引言

随着信息技术的不断发展，在大数据条件下，以计算机和网络技术为核心的档案数字化管理正逐步渗透并改造企业的生产、经营和管理，企业档案管理模式正在向创新管理转变。档案数字化管理化已成为技术创新、管理创新和体制创新的重要推动力。

2 企业档案数字化管理的应遵循的原则

2.1档案可行性原则

数字化档案管理系统的建设和创新需要将信息技术作为基础同时要求各个部门之间共同配合完善档案资源，也需要培养专业的计算机人才，因此，在建设数字化管理系统之前，企业必须要保证自身能够满足系统建设的基本需求，保证系统建设具有可行性，企业进行数字化改革之前需要对自身档案管理工作进行分析和评估，找出目前存在优势和缺陷，进而制定出數字化档案系统建设的计划，保证系统建设的可操作性。

2.2档案实用性原则

在市场经济快速发展的背景下，如何提高经济收益成为了每个企业所注重的工作内容，只有获得更高的收益，才能保证企业在市场竞争者获得一席之地，这时就需要企业选择利用率高的档案数据进行数字化管理，满足不同部门在日常工作中对档案信息的需求，企业应当安排专业人员定期对数字化管理系统进行优化和调整，对档案数据进行更新，评估档案信息的价值，保证所录入的档案数据可以对企业的日常经营活动开展起到促进作用。

2.3价值性作用

档案是记录数据，保留信息的重要方式，其中不仅包含明显性信息，还包括大量的隐性信息，可以向人们传递更多有价值的信息，这就决定档案和档案管理工作的价值，企业在以前发展过程中存储了大量档案数据，因此要想在短时间内完成数字化档案建设具有较大难度，这就需要企业根据档案的价值对其进行数字化处理。理论上讲，对企业而言，最好的方式是将所有的档案信息全部数字化，但是由于数据量过大，且部分档案存在不完整的情况，需要优先选择重要资料进行数字化处理。第一，选择对企业重要的档案进行数字化处理，可以为企业现阶段工作开展提供重要的便利。第二，选择利用率较高的档案进行数字化处理，提高企业内部工作效率，在建设信息化系统时需要上传大量数据，通过对档案信息的价值进行评估，可以减少档案管理人员的压力，同时提高档案管理效率。

2.4安全行原则

档案信息中包含很多与企业运营发展有关信息，例如企业工作人员的个人资料，企业的保密信息，企业的核心技术等对于企业发展有重要影响，一旦出现档案信息丢失的问题，就可能影响企业正常运营和发展，降低企业竞争力，在这种情况下必须重视对档案信息实施安全保护，利用有效的防范技术提高档案信息的保存结果，避免信息丢失，当档案资料全部转化为电子数据之后，企业需要在其中添加相应的信息化安全保护技术，例如，防火墙，病毒检测技术，及时发现和清除在电子管理系统中入侵的病毒或木马。

2.5规范性原则

规范性原则所指的是在建设数字化管理系统的过程中需要每一个流程都处于标准化状态，按着相应规范和要求开展建设工作，只有规范化的数字化档案管理系统才能够为档案的管理工作提高重要辅助，保证数据的存储质量，提升档案的工作效率，保证档案信息的安全性。不规范的现象则会引起档案信息的上传错误、安全防护系统建设不完善等多种问题的出现，给档案管理工作造成一定的影响。因此企业在建设数字化管理之前需要设置规范化的操作流程，并在流程中设置规范的标准，对系统的质量进行评估和审核。除此之外企业需要保证信息化档案管理系统符合国家相应法律规定的要求及行业标准，在信息化发展的今天，网络环境虽然给人们带来了便利，但也同样给不法分子提供了盗窃信息的环境，必须要保证档案管理系统的规范化，以保证数字化档案建设。

3 结语

信息化技术不仅可以存储大量的数据，还可以对数据进行分析和处理，企业应当坚持可行性原则，价值性原则，实用性原则，安全性原则规范性原则，等建设数字化档案管理系统，提升档案管理效率，助推企业发展。

参考文献：

[1]王强，治理现代化背景下的企业档案制度体系建设：基于中石油的案例研究及启示{J}。档案学研究，2020（04）：50-55.）

[2]范玉顺、黄双喜、赵大哲企业信息化整天解决方案 [M]，科学出版社，2004.

作者简介：

韩洪云，男，辽宁省大连人，硕士研究生，高级工程师。