摘要：随着我国社会主义市场经济的全面发展和市场经济理念的深入人心，专卖体制与计划管理下的烟草公司也逐渐进入市场，与各类经营主体联系愈加频繁。在联系过程中，烟草公司对合同的重要性认识也更加深入，凡是经济往来均要求订立合同，而在合同管理过程中必然会面临风险。此时，合同管理中的风险防范和控制措施将会起到至关重要的作用。本文将针对濮阳市烟草公司合同管理中的风险问题进行研究，归纳总结相应的防范措施，探索适合濮阳市烟草公司长远发展的合同管理模式。

关键词：合同管理;存在问题;对策

中图分类号：F276.1文献识别码：A文章编号：

2096-3157（2020）17-0028-02

一、概述

近年来，随着我国市场经济的迅猛发展，合同已成为现代企业从事经营活动和对外经济交往的主要手段，而企业中绝大部分的纠纷都是因为合同本身不完善或者合同履行过程出现了某些偏差而产生的。因此，企业只有做好合同管理工作，才能有效防范风险。

合同管理是一个多环节的动态过程，主要包括合同签订管理、合同履行管理、合同变更管理以及合同档案管理。加强合同管理对于提高合同水平、减少合同纠纷、进而加强和改善公司经营管理、提高经济效益都具有十分重要的意义。

随着我国社会主义市场经济的全面发展和市场经济理念的深入人心，烟草公司也逐渐进入市场，与各类经营主体联系愈加频繁，但专卖体制下的烟草公司因自身优势地位所产生的竞争优越感依然存在，对市场规则不太敏感，法律意识淡薄，对可能发生的风险认识不足或者存在侥幸心理，合同管理整体水平无法与企业发展相适应，存在诸多弊病。

二、烟草公司合同管理的现状及存在问题

一直以来，烟草公司始终牢记严格规范是保持行业持续健康发展的“生命线”，坚决把严格规范责任扛在肩上、抓在手上、落到实处。近年来，随着合同往来的逐渐增多，烟草公司对合同规范管理工作更加重视。但是，由于烟草公司发展历程中合同管理工作薄弱和管理水平低下，部分市级及基层烟草公司忽视对合同的管理，流于做表面文章，行动上还是墨守成规陋习。以濮阳市烟草公司为例，公司内部风险防范机制不健全，对合同的规范化管理存在或多或少的问题，导致合同管理难以发挥应有的效用。

1.合同管理重要程度不够

没有认识到合同既是从事经济活动、取得经济效益的纽带，也是产生纠纷的根源。认为“签完合同就万事大吉”、“仅把合同当作付款的工具”，“重形式、轻实务”的思想还未彻底扭转。事前审核、事中控制参与程度不够，而更多的是在事后被动的忙于处理，行使“消防队员”职能，造成重大经营决策和对外经济活动中缺少法律论证和审核环节，埋下许多隐患和风险。另外，在机构设置，人员配备方面支持不够，县级分公司法务人员多为兼职，且非法律专业人员，业务不够精通。

2.合同起草不规范

争取合同起草权并尽量使用本公司拟定的合同示范文本，可以在合同中充分考虑自身利益，从而尽量避免可能发生的损失。濮阳市烟草公司没有认识到争取合同起草权的重要性，部分合同业务部门存在惰性思维，直接使用对方出具或起草的合同，即使自己起草合同，也是草草了事，存在必要条款不齐全，意思表达不充分，我方利益考虑不周全等诸多问题。

3.合同审核存在局限性

虽然要求对外签订的每份合同都由法律顾问和法务部门审核把关，但法务部门只能对合同内容合法性、合同条款严密性以及合同形式规范性进行审查，对合同签订的背景，合同相对人的履约能力，是否存在先履行后送审的“倒签合同”现象以及合同执行过程中可能存在的问题都无从了解，也无法进行有效的监控，导致合同管理无法到位，风险防范流于表面。

4.合同签订不规范

无法对签订过程进行实时把控，合同签订不规范的现象层出不穷，部分合同存在未经法定代表人授权、未由双方代表签字或盖章、未填写签订日期、未加盖骑缝章、未完全按照审核部门意见修改合同即对外签订等问题。

5.后续监管不到位

和合同订立阶段相比，是否按照合同约定履行交货义务、提供相关服务，合作过程中的单据、权证等重要证据是否全部归档的合同后续管理工作显然也很重要，前者直接影响合同目的是否能够实现，后者则是决定诉讼结果的成败。但实践中，不按合同约定履行的情况层出不穷，遗失单据乃至合同正本的现象屡见不鲜，这些忽视合同动态管理的行为都给企业发展埋下了潜在的风险。

6.管理手段落后

在当今信息化的时代背景下，濮阳市烟草公司还在使用传统的合同管理模式，合同审批、反馈修改意见、归档整理等工作仍通过纸质文件进行，导致合同审批周期过长、工作效率不高、监督作用发挥不到位。人工编写合同台账，归档保存纸质合同也存在诸多弊端，纸质合同以纸张为媒介，不仅容易破损或丢失，而且安全性差，合同被篡改的糾纷时有发生。另外，纸质合同需要指派专门人员负责管理，还也需要充足的存放空间，且再使用、查询、调阅的难度较大。

7.维权意识不强

合同履行过程中遇到违约纠纷时，习惯协商为主，忽视行使法律赋予的权利。在对方已经违约的情况下，不善于运用法律武器依法维权，合同到期以后仍然继续合作，甚至出现怠于维权，被动、消极行使企业合法权利的情形。

三、解决烟草公司合同管理中存在问题的对策

针对合同管理中存在的问题，濮阳市烟草公司应从培养风险意识、完善体制机制，严格审核把关和加强后续监管等方面全方位建立健全合同风险管理体系，以达到维护濮阳市烟草公司合法权益的目的。

1.完善合同管理机制，明确合同管理任务

完善合同管理体制机制建设工作是优化合同管理流程，提高合同管理效率和水平前提和基础。实现对合同的全过程管理，必须加强合同管理制度建设，建立分级管理、归口管理、统一授权、审查会签、编号归档、监督检查的合同管理制度体系。在合同的管理过程中，一要根据需要明确划分各部门的责任，督促各相关的业务部门落实好自身的工作，从而实现对合同的立项、签订、履行、结算全过程管理，通力合作，共同防范合同风险的发生。二要配齐配强法务工作队伍，分配精通行业政策、具有专业知识的人员到法务工作岗位，建立相应的激励机制，畅通法务人员的职业发展通道，可将法务人员由管理岗转为专业技术岗，实行评聘制，提高法务人员的工作积极性。三要广泛开展合同法律知识培训，培养干部职工树立正确的合同风险防范意识，从工作实际需要出发，针对办理频繁较高的合同类型进行专项培训，助推企业合同风险防控全局化进程。

2.制定合同格式文本，掌握文本选择主动权

自己制定格式文本，既能節省时间，又能减少交易风险，避免日后可能会出现的争议，即使出现争议，也可以掌握主动权。对于生产经营过程中多次签订、反复适用的合同，如租赁合同、买卖合同、建设施工合同、服务合同，濮阳市烟草公司应优先采用国家局、省公司编制的合同范本，并相应建立濮阳市烟草公司合同范本库。有合同范本的，合同业务部门应当适用合同范本库中的范本。暂无合同范本的，合同业务部门起草后要按程序提交法律顾问、法务部门审查修改。重大复杂合同业务部门应提前与法规部门商讨，由外聘法律顾问和法务部门共同参与谈判、起草等工作。

3.严把合同审核关，强化合同签订管理

建立合同联合审核制度，环环相扣，形成合同审核的闭环，法规部门负责对拟签订合同进行合法性审查;合同业务部门负责对合同相对人的具体情况、履行能力进行审核;采购部门负责对合同项目实施程序进行审核;财务部门负责对合同的资金收付审查和结算进行审核;审计部门负责对合同签订、履行情况进行审计监督。建立合同签订审批和授权制度，合同文本未经审查部门签字确认和法定代表人授权不得对外签订。建立合同专用章制度，合同文本未经法务部门确认，未提供审核材料和法定代表人授权书不得加盖合同专用章，以确保相关部门审批意见得到落实，审核资料、授权委托等手续完备。

4.跟踪合同履行进度，加强合同后续监管

签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，所以跟踪合同履行进度，加强合同后续监管是十分必要的。合同签订后，合同履行部门要严格按照合同约定，督促对方全面履行合同义务，并及时掌握合同履行进度，组织好履约验收工作，与此同时，还要确保我方正确履行义务。合同履行过程中。若遇需要修改或变更合同内容时，必须经双方同意，并签订补充、变更协议。合同履行部门应当收集、保存合同履行过程中产生的传真、电子邮件、信函、单据等原始资料，并按照合同管理制度及时整理归档。财务部门在办理合同结算付款时，应严格按照生效合同约定的条件和内容进行审核。合同管理部门也应加强对履约过程的监督检查，发现问题应依法及时采取相应措施，防止合同违约或己方利益受损。

5.实行信息化管理，提高合同管理水平

配合目前正在使用的采购系统，建立合同管理模块，整合合同信息数据，一方面，对合同文件进行系统有效的归类整理，建立合同标准文本库，合同承办人员起草合同时既可根据需求在文本库中选择合同标准文本，又可参考已存档的同类文本，从而减少合同拟定、审核过程中的工作量。另一方面，系统可以自动将记录的数据生成统计信息，直观反映出企业合同管理总体情况，方便管理者进行决策。如：由系统对履行期限、款项支付等关键节点实施自动提示，甄别出履行异常的合同，帮助和引导管理部门精准查找问题，即时提出应对措施。与此同时，通过合同管理系统的建设，将纸质合同转化为数字化的媒介，既可以实现在线快速查询，提高查询效率，又可以解决纸质合同文本难以长期妥善保存的难题，同时也可以打破纸质存档无法多人同时查阅的瓶颈。

6.加强合同纠纷防范，切实维护合法权益

合同签订时，要充分了解合同条款内容，认真了解合同相对人的主体资格、资信情况和履约能力，从而降低合同纠纷发生的风险，以维护公司合法权益和提高经济效益。合同签订之后，要加强合同的变更、解除管理，合同在实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。履约过程中如发生纠纷，要及时对出现的问题进行深入分析，提出解决措施，在协商不成的情况下，要不怕困难、不怕繁琐，勇于诉诸于诉讼解决，充分利用法律武器维护公司合法权益和利益。

四、结语

综上所述，濮阳市烟草公司要把加强合同管理作为依法治企的重要抓手，作为持续推动高质量发展的重要保证。要通过培养合同风险防范意识、优化合同管理业务流程，建设合同管理信息系统等措施最大限度地建立工作闭环，实现合同管理过程的无缝衔接，真正做到“信息实时传递、问题及时处理、风险提前预测”，使合同管理更好地契合发展规划，为濮阳烟草再创更大的辉煌助力。

作者简介：石彩凤，供职于河南省烟草公司濮阳市公司。