武忠荣

摘 要：随着信息化时代的到来，行业革新换代的速度也随之加快，而其中数字化的应用呈现出井喷式的态势，广泛活跃在行业内部，逐步提升行业的发展水平。我国作为资源大国，国家在资源管理方面十分重视，石油行业是提供企业发展原材料的基础性结构，其内部管理效果影响面广，因此应当充分考量。为加快石油企业管理的效果，本文将从档案管理的角度，探究数字化技术对其管理水平提升的重要性，以期引起石油行业的关注。

关键词：石油企业;档案数字化管理;必要性

石油企业的档案管理工作是连接石油开采和应用的重要环节，将原始开采记录详尽的记录在档案中，在后续经营管理中出现紧急情况时，可以及时给出调节的方向，保障资源使用的合理性，提升石油管控的具体效能。而石油开采的有关过程涉及的限定性因素较多，管理人员在完成档案的构建环节工作量较大，并且纸质档案保存中易出现丢失和损毁的情况，因此建构数字化档案是大势所趋。

1 石油企业档案管理的基本内容

档案从其特征上讲是一种信息，涵盖了企业多方面的工作流程，其表现形式也不局限于文字叙述，还包括图表信息和声音视频，具有细节化和原始材料的特点。档案管理的有关工作起到保留潜在价值和保护信息资源的作用，因而在企业管理中占有重要地位。石油企业档案管理的基本内容是，在对资料详细的记录后，将其妥善管理，为后续石油开发和成品油管理方面提供基础性材料，管理人员要将档案内容充分利用，在敲定决策、制定企业发展方向等重要工作中，要基于档案的具体内容，提升决策的可信度和可操作性。企业管理水平的提升离不开档案管理的现代化水平，如何提高信息资源的利用率是档案管理的关键性问题[1]。

2 运用数字化管理档案的积极意义

对于企业来说，原始材料紧随着发展产生，企业的发展壮大是企业活动累积的结果，而档案正是记录这些活动内容的工具。如此看来，档案中所包含的信息量较大，采用粗放型的管理模式，容易增加管理费用，不仅需要大量的人力资源，还需要提供巨大的物质基础，这对于企业成本控制工作是不小的挑战。数字化档案管理模式的出现，缩减人力资源的使用，减少了纸质等物质资源的投入金额，有效对接成本管控环节，达到成本大幅度控制的效果。数字化技术的重要特点是，其能够通过云端备份和修复，延长信息的保存时间，提升档案内容的安全性，并且在大众适应了电子阅读模式后，长时间阅读纸质文字容易出现倦怠感，不利于工作效率的提升。随着信息化时代的到来，数字化技术为档案调取和利用工作提供了及时的帮助，有助于企业的稳步运行[2]。

3 提升石油企业档案数字化管理力度的必要性

3.1 有效保留原始问题记录

石油企业一般规模较大，并且企业存在的时间较长，其所具有的档案数量庞大，在此种现实背景下，企业档案的纸张受到风化和水分的锈蚀已经有所损害，无法支撑多次的翻阅，并且其中一些原始文字已经模糊不清，这对于石油档案内容的利用方面有着阻碍作用。上文提到，石油企业的档案是多项工作开展的基础，对企业发展有着不可替代的作用，而破损的原始资料难以为后续工作的展开提供现实作用，是增储上产工作更为繁重。由此可见，要加强对原始资料内容的保护，面对珍贵的档案记录，工作人员在运用数字化的管理办法时，要保证其基本形态，在档案扫描环节要小心谨慎[3]。扫描上传是数字化档案管理的第一步，将具体的数据信息上传到云平台后，通过数据处理技术，将档案归类，有利于在档案调取中缩短反应时间。对于图像化的档案，有些视频和音频内容已经无法完全修复，在尽可能还原原始视频内容的基础上，采用适当的电子保管格式，留存珍贵影像。现阶段，视频保管的基本形式是使用比特，采用固定的0、1比特延长视频内容的保存时间，并在后续管理中逐步完善材料录入的办法，从管理第一步优化整体管理结构，发挥数字化管理的重要作用。

3.2 提升档案管理基础工作的效率

石油行业发展涉及多个环节，而每个环节又涵盖多种作业形式，每一种作业形式的开展由多个步骤组成，因此石油企业发展的档案内容数量巨大，仅通过人力资源管理需要投放大量的资源，降低企业成本控制的效果，不利于企业发展。数字化档案管理对接企业文件数量大、品种多的特点，在强大的平台数据处理分析的作用下，结合自动化技术，完成档案管理的多层面工作。过去归档工作是人工作业耗费时间相对较长的部分，利用数字化的管理办法，能够形成从日常工作到档案管理的无缝衔接，提升工作效率。数字化建档工作的基本流程是归置档案、上传信息、数据处理和按需分类，此过程除了需要人工输入信息外，其他环节都可通过一体化的方式完成，减少了人力资源的浪费。建档工作效果的展现是档案管理流程简化的具体应用实例，不仅为企业成本控制添加管控因素，而且简化了人工作业的流程，实现一体化统筹管理的目标，一定程度上满足工作效率提升的要求，符合资源型行业氛围的构建标准[4]。

3.3 促进石油企业信息化的发展

石油基地建设具有地域性的特点，分布在全国的几个集中区域，不同区域间距离较远，通过面对面的形式对接工作内容无法形成常态化的机制，而将具体的数据和信息传输到内部平台上，能够实现工作资源无阻碍连通的模式，有助于加强部门与部门、企业与企业间的交流，引导形成实效信息，进而服务于档案管理平台，提升信息管控的水平。数字化档案管理平台的构建是高质量档案信息传输品质的体现，设定查阅权限，保障了信息的安全性和可靠性，使信息处理更具有指导性意义，避免行业内部的不良竞争，有利于规范行业发展水平。

3.4 提高石油企业经济效益

石油企業经济效益的提升需要从以下两个层面入手：1）人员素质的提升：人员素质的提升能够有效带动企业效益的提升，数字化档案管理体系的构建，既需要专业的数字化平台创建人员，同样也应当扩充后期管理人员，而这两方面的人员都应当兼备信息化和管理能力，通过此种晋升的机遇，反作用于企业内部工作人员，促使其提升自身能力和职业素养。企业无需在人员管理方面投入过多资金，即可达到整体素质水平提升的效果;2）成本控制：企业利润由成本控制，数字化技术减少了不同层面的资源浪费，尽可能扩展资源的使用广度，降低了在资源方面的投入力度。成本得到有效控制，企业经济效益自然得以大幅度提升。

4 结束语

综上所述，采取数字化档案管理方式对接了社会发展的需求，与信息化社会形态的构建不谋而合，而石油档案管理是一系列工作开展的前提，需要充分引起管理人员的重视，并逐步完善档案管理的具体细则。

参考文献

[1]陈晓晨.档案数字化管理系统在中石油应用的优势分析[J].纳税，2019，1301：281.

[2]潘瑞.档案管理系统（E6）在石油化工档案管理中的应用探索[J].城建档案，2018，05：71-72.

[3]王翠萍.推进档案数字化建设提升档案科学管理水平[J].兰台世界，2018，S1：77-78.

[4]韩红卫.企业档案数字化工作的对策及建议[J].城建档案，2017，03：24-25.