刘小保

摘 要：随着信息时代的到来，各行各业对信息技术的应用也越来越广泛了，档案管理的工作在信息技术的广泛应用下也发生了变革，电子档案的产生和应用尤其明显。但是，电子档案在档案管理工作中不仅是便利和快捷，同样也带来了新的挑战，对电子档案和传统档案的区别研究，这样可以使档案管理工作进一步的提高和发展。

关键词：档案管理;电子档案;管理模式

科技在发展，社会在不断进步，人们的生产和生活也日益丰富，随之产生的和需求的信息量也在不断增加，大量的信息需要整理和保存，这就对档案管理工作提出了严峻的挑战。档案管理部门积极创新档案管理方法，开拓档案管理的各项功能已迫在眉睫。大数据时代的到来，为档案管理的信息化处理提供了可能。新时代要求我们用发展的眼光去认识档案的价值，用创新的思维方式来拓展档案的功能领域，使用先进的科学技术来提升对档案的管理能力，使档案的价值得以充分发挥。

1 电子档案管理模式的特点分析

与传统的档案管理相比，电子档案管理模式主要是对电子化文件进行管理，这些电子文件不具备纸质文件的直接可读性，而是将实体档案信息以字节、比特的方式存储在介质如磁盘、磁带或光盘上，借助计算机等现代办公设备来阅读利用。其主要特点为：信息的查询和检索可以脱离人工操作，可以用更小的空间存储更大量的信息，信息内容可以与承载体进行分离，信息内容可以同时在不同媒体共享查阅，必须依靠系统来实现管理。这些特点决定了电子档案存储模式相比于传统档案存储方式具有更加节约存储空间，存储量更大，处理与传递信息的效率更快以及更加节省人力的优势，但由于其材质的限制，电子文件存档对于环境温湿度和电磁干扰等要求很高。在当前的云计算时代，电子档案大部分采用的是云存储方式，这样，电子档案文件除了存储在磁盘、光盘等介质中之外，还可以存储在云端的网络空间，不仅大大拓展了存储空间而且使得数据更加方便存储和随时

读取。

传统的档案管理，主要是对档案进行分门别类，由各个部门分别对本部门的档案进行管理，这种管理相对封闭，虽然一定程度上保护了档案的机密和安全性，但是却限制了档案信息的即时传递和共享，无法良好地发挥档案在生产管理过程中的积极作用，因而，无法满足现代管理的要求。傳统的纸质档案存储，由于内容多，信息量大，翻阅查找信息难度很大，浪费时间和人力，而使用电子存档可以快速对有价值的信息进行检索，节约了时间，提高了工作效率。

2 电子档案信息资源开发利用

1）使用权限的审核。首先，要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使月未经授权的功能，应能拒绝响应并给予警告提示。其次，在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的

授权。

2）利用中的安全措施。一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。二是依据电子档案内容的密级层次进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据。五是系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。

3）拷贝的提供与回收。提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式，但必然带来利用时间与利用地点的分散，如果管理不好，将会造成档案信息无原则的散失。因而，必须采取有效的措施和方法，对其进行严格管理。应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除公开发行的电子出版物外，对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续，提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时同、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝，应做信息内容的消除处理。

3 信息时代背景下电子档案管理的有效措施

1）完善电子档案管理体系。在信息时代，企业想要加强电子档案管理工作，就必须先完善电子档案管理体系，完善电子档案管理体系是企业有序开展电子档案管理工作的重要保障。因此，企业必须要重视电子档案管理工作，对管理人员进行电子档案管理方面的教育和培训，使其了解电子档案管理工作的重要性，树立起正确的管理理念，强化管理意识，从而促进电子档案管理工作有效开展。一个完善的电子档案管理工作流程中，完善的管理制度是必不可少的，因此，企业必须要建立完善的电子档案管理制度，有效规范电子档案管理工作的流程以及管理人员的操作行为，使企业有序开展电子档案管理工作。此外，企业还需要建立与其相配套的奖惩制度，使工作人员在工作过程中重视档案管理质量，规范自身行为，防止档案管理工作出现失误，提高电子档案管理工作的质量。

2）提高电子档案的真实性。在电子档案管理工作中，提高电子档案的真实性也是管理工作的重要内容，是保证电子档案发挥作用和提升服务水平的重要途径，因此，企业在开展电子档案管理工作时，必须要加强档案真实性管理。在收集档案信息数据前，必须要利用信息技术扩大信息数据来源，并认真甄别信息，提高信息的真实性;此外，在管理工作的过程中，工作人员必须要严格遵循电子档案管理的相关流程和操作规范要求，加强对档案的细节管理，规范档案信息格式，提高档案信息数据的真实性。

3）加强对电子档案管理专业人员的培养。专业的档案管理人员是开展电子档案管理工作的必然要求，因此，企业在进行电子档案管理工作时，必须要对档案管理人员进行专业化培训，提高档案管理人员的专业化水平和技能操作水平，尤其要增强管理人员的电子档案管理系统操作能力。企业想要提高电子档案管理人员的素质，可以在招聘阶段录取一些网络信息技术的专业人才，或者对管理人员进行专业化培训，提高他们的信息技术操作水平。

4）加强信息技术的应用。在信息时代，企事业单位想要开展电子档案管理工作，就必须要应用信息技术，尤其是在建立电子档案时，需要收集和整理大量的信息资料。同时，企业要加强信息技术在电子档案中的应用，加强信息技术和系统的有效应用，将这些先进信息技术利用在电子档案管理中，以此提高工作人员的工作积极性。

4 结语

随着大数据时代的来临，科学技术的进步以及档案信息需求的多样性，电子档案管理模式逐渐进入人们的视野，并以其独特的优势迅速得以普及应用。电子档案管理能够有效的节省人力和物力，扩大档案资源的收集范围和存储空间，方便档案的动态存储和全面快速服务功能地实现，很大程度上能够满足人们逐渐多样化的需求以及社会发展的需求，已经成为档案数据存储管理的主要方式，在档案的存储管理中发挥着重要作用。

参考文献

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[2]李鹏.浅析信息时代档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018（19）.

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