李一

摘 要：电子档案管理已经成为未来档案管理的重要方式，为了更好优化电子档案管理效果，必然需要注重实现信息融合优化，尤其是对于传统纸质档案以及电子档案的融合，更是需要予以高度关注，力求更好优化档案管理成效。本文以电子档案管理作为研究对象，重点探讨了如何在电子档案背景下推进信息融合，希望具备参考借鉴作用。

关键词：电子档案;优势;信息融合

在现阶段档案管理工作开展中，虽然传统的纸质档案管理模式依然扮演着重要角色，但是电子档案管理模式越来越普及，几乎已经成为各个单位档案管理的基本手段，受重视程度已经能够明显高于纸质档案管理模式，同样也确实在档案管理工作中表现出了明显优势。为了更好优化提升电子档案应用效果，往往需要切实关注信息融合处理，确保纸质档案信息资料能够和当下电子档案信息资料进行有效融合，如此才能够规避电子档案管理中存在的明显信息缺陷和问题。

1 电子档案管理及其优势

1.1 电子档案管理概述

电子档案管理作为当前档案管理的重要方式，确实在很多单位中发挥出了重要作用。从电子档案管理模式的应用特点上来看，往往首先表现出了较为明显的储存载体较小的特点，但是相对应的储存量却比较大，进而也就不会实现对于空间的大量占用。面临着当前越来越繁杂的档案信息资料，电子档案管理模式的应用确实表现出了明显优势，往往仅仅是很小的电子存储容器就可以实现对于大量数据信息的存储，比如U盘或者是云空间等，都可以在电子档案管理中发挥重要作用。另外，对于电子档案管理模式的应用而言，往往还表现出了较强的多样化特点，其不仅仅可以存储文字信息资料以及图片信息资料，往往还可以较好实现对于声音资料以及视频资料的存储，进而也就促使档案资料更为丰富，有助于切实提升后续档案资料的应用

价值。

1.2 电子档案管理优势

对于当前电子档案管理模式的应用而言，其相对于传统纸质档案管理模式确实表现出了多方面优势，进而也就能够引起人们的高度关注，成为未来发展的重要方向。首先，电子档案管理相对而言更为便捷，从具体档案管理流程上来看，档案信息资料的搜集、整理、传输以及存储、调用，电子档案管理模式都能够明显优于传统纸质档案管理模式，明显降低了档案管理工作的难度和复杂性，对于相应档案管理人员形成了明显减负效果，档案管理效率同样也得到了明显提高。其次，对于电子档案管理工作的开展而言，其在实际应用中还表现出了更高的应用价值，因为自身档案信息资料更为丰富，不仅仅类型众多，还可以保障档案信息资料数量庞大，进而也就能够进一步提升档案资料的应用价值，也凸显了档案管理工作在单位中的重要作用，避免被忽视。最后，电子档案管理模式的应用还具备较强安全性，相对于传统纸质档案资料容易被损坏的问题，电子档案管理模式往往不存在该类风险，可以较好实现对于大量档案信息资料的长久保存，复用性同样也较为理想，在明显延长档案使用寿命的基础上，进一步凸显了档案资料的应用价值。

2 电子档案管理中的信息融合

2.1 构建完善的档案管理系统

电子档案管理在当前要想表现出较强的信息融合效果，能够和传统纸质档案管理形成密切关联，往往需要注重相应档案管理系统的完善，确保纸质档案管理能够和电子档案管理具备密切关联，避免可能由此出现严重的档案管理混乱问题。基于此，在未来档案管理工作中，应该基于传统纸质档案管理以及电子档案管理构建两套独立的管理系统，并且还需要促使这两套系统之间具备良好的关联，进而才能够切实优化信息融合效果。对于传统纸质档案管理工作的开展而言，应该重点针对相应档案管理系统予以不断优化完善，结合新时代下的高要求进行深入分析，及时更新，促使纸质档案管理能够契合于电子档案管理模式，避免出现较为严重的两者严重隔离问题。比如对于以往的纸质档案管理信息资料，需要在电子档案管理系统中进行必要备份，或者是进行准确编码，以促使相应电子档案管理系统能够高效运用传统的纸质档案资料，避免了纸质档案资料的失去应用价值。当然，对于新型电子档案管理模式更是需要予以创新优化，促使相应档案管理系统较为协调有序，能够适应于电子档案信息资料的存储和管理，在后续查询和调用方面也能够形成高效运用价值，避免仅仅将电子档案信息资料搜集完成，不能够促使其得到充分运用。

2.2 档案信息的集中管理

为了较好实现电子档案信息资料的有效融合运用，往往还需要注重实现对于档案信息资料的集中化管理，能够促使所有档案资料都能够得到有效汇总，避免出现较为严重的分散和杂乱问题。基于此，在未来电子档案管理中需要推动集中化管理模式，要求依托单位内的档案管理机构，围绕着所有相关档案资料进行统一收集、存储和管理，避免出现各个部门各自为政的问题，最终确保所有档案信息资料更为完整全面。基于此，在档案信息的集中管理中，不仅仅要面向未来的档案信息资料进行全面系统搜集和管控，还需要针对以往的纸质档案信息资料进行全面整理和汇总，以求更好实现对于所有档案信息资料的优化管理，避免可能由此出現较为严重的信息资料缺失问题。当然，这也就需要档案管理部门能够注重实现从纸质档案管理模式到电子档案管理模式的转变，重点针对所有档案信息资料进行集中处理，实现必要的电子化转变，杜绝纸质资料的遗漏和损坏现象。

2.3 健全档案管理制度

在电子档案管理工作开展中，为了更好实现信息融合优化，往往还需要注重健全档案管理制度，避免因为制度混乱影响到信息资料的完整性。在电子档案管理工作开展中，首先应该注重从信息搜集、传输、整理、修改、删除、使用等多个环节入手进行全面分析，力求重点分析明确所有档案管理工作要求，尤其是在电子档案管理模式下，需要构建更为完善系统的管理机制，要求能够对于所有电子档案信息资料予以规范化处理，避免出现任何信息不全或者是受损问题。比如在进行电子档案信息资料修改和删除中，应该尽量做到对于原始文件资料的保存，避免直接替换或者彻底删除，以此实现对于信息资料的优化运用。

2.4 规范操作流程

对于电子档案管理工作的优化落实，为了更好实现对于信息资料的有效运用，往往还需要注重实现各个操作流程的优化控制，力求借助于规范可靠的操作流程实现对于档案信息资料的标准化运用，避免该方面出现信息混乱问题。基于此，针对档案管理人员需要进行严格把关，要求其不仅仅能够懂得如何运用电子档案管理技术，还能够具备较高信息管理意识，可以在工作开展中不断规范自身行为，以求避免因为自身管理不当带来的信息受损问题。

3 结束语

现阶段电子档案管理工作开展中，为了更好优化档案信息资料应用价值，往往需要注重加大对于电子档案管理的关注度，逐步完善档案管理系统，实现档案信息资料的集中化管理，健全档案管理制度，规范档案管理操作流程，优化电子档案管理成效。

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