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新时期事业单位档案管理的难点及优化对策

2020-07-04项海洋

科学与财富 2020年15期
关键词:优化对策难点新时期

项海洋

摘 要:档案管理工作对事业单位的有序运行发挥着重要的作用。新时期,事业单位档案管理面临着难点,如:重视程度不足、信息化建设滞后等。优化事业单位档案管理工作应当着眼于信息化和融合化等战略方向,继承优良传统、加强宣传教育、转变陈旧观念;加速标准统一进程、实现数字化转型;打造着眼全局的管理平台,实现档案管理全覆盖。

关键词:新时期;事业单位;档案管理;难点;优化对策

作为历史信息的集合,档案不仅是反映时代与行业变迁的真实记录,也是总结经验、汲取教训、实现优化创新的基础和源头。尤其对肩负各类公共服务事务的事业单位而言,档案历来是实现科教文卫事业发展不可或缺的珍贵素材。不过,随着时代发展进入新时期,不少事业单位档案管理传统模式已经不适应新时代的要求,新时期事业单位档案管理遭遇的难点不一而足,亟待加以优化。

一、新时期事业单位档案管理的难点

(一)重视程度有所不足

虽然档案管理历来是事业单位管理工作的重要组成,然而不同于其他更加专业化或技术性的工作,档案管理不容易产生直接的经济效益或社会效益,档案管理属于更加隐性的价值创造环节。因此,不少事业单位档案管理工作长期以来难以得到充分关注和重视。这不仅体现在决策层和管理干部对档案管理工作少有过问,还体现在部分档案管理工作人员自身存在一些自卑心理,对档案作为珍稀信息资源的价值挖掘潜力认识不足。

正因为如此,不少事业单位的档案管理长期过度依赖人工作业,不仅耗时耗力,而且容易出现错误或遗漏。最常见的情况就是事业单位档案堆积如山,但人工管理按部就班、循规蹈矩,不仅增加了人为管理失误、失当的风险,也在更大程度上阻碍了有关部门或人员调阅和使用档案的自由度与时效性。久而久之,这些事业单位的档案管理便陷入低质低效的恶性循环而难以自拔。

(二)信息化水平有待提升

随着科技的发展,我国已经步入信息化时代。在这种时代背景下,信息化已经成为企事业单位优化管理方式的不二法宝。但由于各种因素的影响,许多事业单位的档案管理虽然早已实现了计算机操作,却仅仅是将传统人工记录等基础工作迁移到计算机打字的粗浅层面。部分事业单位对于档案管理信息化的理解长期停留在计算机化、局域网化,造成这些单位的档案管理信息化出不了档案室。更为不利的是,由于局限在档案管理一个部门内部,这些事业单位的档案管理信息化徒有其表,无法触及管理模式的全局,无法做出根本性改变,由此造成档案管理固步自封、积重难返。

二、新时期事业单位档案管理的突破点

(一)信息化

从前面提到的管理难点不难发现,突破当下事业单位档案管理局限的切入点正是全面的信息化。只有事业单位在全局层面实现了信息化管理,档案管理才能从档案室进入每个组织机构、岗位节点,才能实现从源头的自动化收集、归纳、整理,进而彻底杜绝人为管理中的错漏、遗失,使档案不仅足够客观、真实、详尽,且能最大限度保证原始档案的安全性和数字档案的准确性。

(二)融合化

在实现全面信息化基础上,事业单位的档案才有机会和条件实现与全局和整体的充分融合。也就是说,档案管理工作不再是与其他岗位管理工作的分离,而是所有组织机构与成员工作成果的自然结果。而档案管理也不再是只由少数档案管理员负责的重复劳动和机械操作,而是与每个单位成员息息相关的日常活动。在这种状态下,每个成员都需负责各自岗位产生档案的真实性与准确性,而专业的档案管理员则需负担起更加专业的分析、研究和再应用等工作。

融合化不仅是让档案再次实现价值创造的重要渠道,也是通过档案管理助力事业单位改进工作方式、提升生产效率的重要手段。

三、新时期事业单位档案管理的优化对策

(一)继承优良传统、加强宣传教育、转变陈旧观念

在信息技术全面普及和深度应用之前,事业单位档案管理完全人工化虽是不得已而为之,但也在经年累月的工作实践中积累了不少实用经验,也在相当程度上发挥了价值挖掘和再创造的作用。而这些优良传统在信息时代环境中仍然具有时代意义,不应一概而论地完全抛弃。

同时,存在于思想层面的不关注和不重视也是陈旧落后管理措施的不良影响,这些局限性能够在信息化进程中得到逐步缓解和纠正。

因此,新时期事业单位档案管理突破难点实现优化需要继承优良传统、加强宣传教育、转变陈旧观念。这需要单位决策层和管理干部带头转变思想,自上而下营造起关心和关注档案管理的良好氛围。具体而言,就是应当在本单位战略规划层面给予档案管理一席之地,使档案管理成为事业单位实现管理科学化与现代化的核心组成。同时,事业单位应尽快形成涉及档案管理的管理细则、規章制度,尤其应尽快出台实现本单位档案管理信息化的实施条例,使单位自上而下达成共识。

(二)加速标准统一进程、实现数字化转型

推动信息化建设的前提之一是尽快实现档案管理标准化。也就是说,事业单位所有档案均应统一规格模式,分门别类形成精确、详尽、细致的操作标准,既要全面提高信息化操作的可执行性,又使档案具备平台化操作的条件。

加速标准统一进程、实现数字化转型需要彻底改变传统模式下纸质档案操作方法和观念,要求每个组织机构与成员习惯于平台录入、系统操作。即便是确有必要采取纸质化保存,也应当首先完成系统录入,再采取平台打印的方式获得纸质版本。

之所以需要这种颠覆性改变,不仅因为统一标准才能避免信息壁垒问题产生,而且在绿色发展战略背景下,无纸化办公也是未来事业单位管理现代化的要求。以即将开始的新一轮全国人口普查试点为例,过去的人口普查需要普查员背负十余斤纸质问卷挨家挨户上门调查,如今只需要手机一台、充电器一个就能应对所有要求。基于手机App的人口普查电子问卷不仅使全国各地实现了标准统一,而且能够实现各区域人口情况的实时化、可视化与自动化。这无疑是当前和未来事业单位档案管理实现优化的重点之一。

(三)打造着眼全局的管理平台,实现档案管理全覆盖

档案对于事业单位管理工作的价值在于能够反映历史经验教训,从而帮助管理者扬长避短。而要实现这种参谋助手的功能,就需要事业单位打造着眼全局的管理平台,实现档案管理全覆盖。

即,事业单位档案管理信息化平台需要与单位管理平台实现无缝联接,包括生产经营与管理在内的各岗位产生的信息数据都能通过平台进行传输与应用。只有覆盖所有节点的平台才能杜绝档案管理的潜在漏洞,保证单位内部不存在信息壁垒,这是在事后档案信息分析的先决条件。同时,融入全局的档案平台也能在更大程度上实现价值挖掘与再创造,而这也是新时期事业单位档案管理通过优化提高整体水平的重要手段。

四、结束语

从本质上讲,新时期事业单位档案管理之所以出现种种问题和难点,并非只是具体管理手段方面的缺陷,而是管理思想意识层面的短板所致。正是由于管理理念的陈旧落后,才会在管理实践方面出现形式化、表相化和简单化等不良状态。因此,优化事业单位档案管理仍然需要首先突破思想障碍,从管理意识上关注和重视档案于全局的价值和影响,进而加快管理信息化、全局化和实用化。这不仅是事业单位在新时期优化档案管理的根本举措,也是在整体层面实现管理科学化与现代化的重中之重。

参考文献:

[1]黄丽华. 事业单位档案管理中档案数字化外包安全管理研究[J].中国档案,2019(6):60-61.

[2]马林楠. 事业单位档案管理实现数字档案是有历史发展的必然[J].中国档案,2019(2):63.

[3]唐义,应鸣蕾,陈飞达.按照“图书情报与档案管理”一级学科培养本科生的需求现状——来自本科生的调查分析[J].图书馆论坛,2019(01):15-16

[4]丁文,陈丽.对新形势下事业单位档案管理的创新思路探讨[J].中国高新区,2019(09):223.

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