廖曼宁

摘要：随着信息化时代的发展，高校数字化档案建设也已经提上日程之中。这对于高校数字化档案管理来说，既是一种机遇，同时也是一种困难。近年来，高校档案管理从传统走向数字化，这一转变大大提升了高校档案的管理效率和使用效率，提升数字化档案管理的服务水平，再者，还能够提升高校数字化档案管理的安全性。本文主要围绕着高校数字化档案安全管理体系进行了探讨。

关键词：高校档案;数字化;安全管理

随着时代的发展，现代信息技术在高校数字化档案管理中得到了有效的应用。在互联网技术的背景下网络进程在不断的加速发展，高校数字化档案数据信息资源正朝着多元化、数字化以及信息化的方向发展。为了能够使高校数字化档案管理系统能够健全而又稳定的发展，高校数字化档案的安全性一直都备受关注。

一、现代高校档案数字化发展的趋势

（一）现代数字化档案建设的需求

现代数字化档案建设主要是利用计算机、摄影、数据库以及扫描等技术，能够将其产生的数字信息进行录入、储存、搜索以及传输的一种管理方式，方便在日后工作中查询档案信息，并且还能够实现档案信息资源共享。

（二）数字化档案管理是高校的需求

因高校学生比较多，经常出现档案丢失、漏交的现象，导致高校的人事档案管理工作一直受到影响。而高校檔案数字化也就意味着，高校数据档案的收集工作和上传工作更加具有时效性。再者，实现高校档案数字化管理也就是说，以后使用、管理档案时不需要再去原来的档案上查找数据信息。而且也不再担心档案因时间上没有保存好，更是减少了纸张档案翻阅的次数，在某种程度上延长了高校档案使用的寿命。另外，也不再担心出现高校档案丢失的现象，因为高校数字化档案在经过整合之后都会在数据库进行保存和备份，以此来提升高校人事档案的安全性和完整性。

二、目前高校档案数字化管理中存在的问题

（一）高校档案信息的安全问题

在信息化、数字化的背景下虽说高校档案管理避免了纸张的损耗和丢失的问题，目前高校档案信息的安全性问题比原来更为敏感。主要表现在，高校档案信息更容易被黑客窃取，数据信息更容易被病毒所威胁等，所以说，高校档案管理在信息保存和管理方面受到了严重的威胁。

（二）高校档案不能统一标准

高校档案标准化是指能够将所有重复性事物进行统一的规定，并且将数据信息进行修订的过程。在高校档案信息数字化的过程中，是指能够将信息录入、文件扫描、接受电子文件的过程全部统一化、标准化，这样档案能够在数字化的管理、录入、保管以及传递等方面更加的规范。

（三）信息技术更新换代问题

高校档案在进行数字化管理过程中，不仅存在安全隐患的问题还存在信息技术不能跟上时代发展的问题，在档案进行录入或扫描中仍然还需要信息技术不断地更新。再者，现代高校档案管理缺乏一定的标准体系，在搜索和查阅中没有做到真正的共享，这对线上信息服务有着很大的影响。另外，计算机的硬件设备和软件都要跟上时代发展步伐，能够跟上高校档案数字化的需求。

三、完善高校档案数字化管理的策略

（一）完善高校数据库

数据库作为高校人事档案的管理和信息录入中最大的载体，它的安全性能够保证高校人事档案的完整性，还为数字化档案的储存提供了强有力的支持。完善高校数据库有以下三种方式：其一，建立全国统一的数据库，将信息录入格式全部统一，搜索和识别可以身份证号码为主，数据库中会有每个人的家庭住址和个人信息等。其二，前台数据库对于后台操作系统来说也是非常重要的，不仅要实现对前台数据库对高校档案管理的整理工作、检索工作以及查阅工作，还要提升对后台数据库各项数据的修改工作，进一步完善其他功能，确保高校数字化档案的精准性。其三，进一步加强信息技术的管理、完善高校档案的录入工作、储存、备份以及搜索的技术。

（二）加强档案信息管理

高校档案信息安全管理是数字化人事档案管理最重要的一个环节。所以，档案管理部门要做好定期维护工作，将硬件设备和软件系统都进行定期维护，确保系统能够正常运行。在保证高校档案数字化信息安全的同时也要加强技术方面的研究工作。可以聘请专业的技术人员在档案管理部门加强技术工作。例如，在高校数字化档案管理中可以使用最新技术对数据库进行加密工作，借助数字签名技术对电子文件进行验证;有效运用防火墙技术防止网络系统遭受到黑客的攻击等，进一步确保高校数字化档案管理的安全性。

综上所述，随着信息化时代的来临，高校数字化档案管理工作也要跟上时代发展步伐，要想高校的数字化档案管理工作能够有所突破，还需要跟上现代科学技术的发展，以此来实现信息技术与管理的融合，使高校档案管理能够有更好的发展，为高校教育发展提供强有力的帮助。

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