侯春霞

摘 要：网络时代的来临，计算机的应用日益普及，人们在社会活动中形成了大量的以计算机为载体的电子档案，对电子档案的管理已经成为信息化社会发展的客观需要。传统的档案管理方式受到了前所未有的冲击，但是，我们应该清醒的看到，电子档案并未完全具备传统档案的功能，也不能完全代替传统档案，它是对传统档案的补充和完善，二者相辅相成。

关键词：电子档案；传统档案管理；区别

在信息时代，几乎所有的组织机构都无一例外地利用计算机和网络技术的优势来满足对信息的需求。这种需求催生了电子档案的诞生，电子档案与以往各种载体的档案一样都是人类社会活动的记录，但它在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特点。

1 电子档案相对于传统档案的优越性

电子档案是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与传统的纸质档案相比，电子档案有很多优点：

1.1 电子档案不受时间、空间、人员的限制

在电子档案出现以前，很多珍贵的纸质档案由于受保存条件、纸张质量等外在条件的制约，都成了易损易坏的孤本，即使有几个复印件和副本，也很难满足人们的大量需求，在有限的数量下，文件的共享利用很有限，也就是说，传统的纸质文件只能在固定的地点，规定的时间内，极少数人可以借阅。时间、空间、人数限制都影响了资源的最合理有效的利用。另外，传统的纸质档案在保存上也存在巨大风险，不可能做到所有的珍贵档案都有复印件或副本，所以，一旦出现损毁或遗失，将是无法挽回的损失，如果为了避免这种情况的出现而限制借阅、查看，档案又失去了它应有的价值。

电子类的文件在这一点上有很明显的优势，它不像纸质文件一样具有唯一性，档案管理人员随时可以进行复制保存，甚至那些珍贵的档案都可以转化成电子版，档案不再受“孤本”限制。电子文件在计算机环境下，同一份文件可以实现在同一时间，不同地方，被多个需求者以多种方式利用，需求者可以通過复制、下载、网络传递、利用移动硬盘等方法，充分利用计算机和网络技术，在任意地点、任意时间内获得所需的档案，电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息随心所欲地加工处理，变成自己所需要的信息产品，这样就能保证档案资料不受时间和空间以及人数的限制。网络平台的建立甚至能够提供多用户检索，可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，消除了利用者的地域隔阂，从而在真正意义上实现信息共享。

1.2 电子档案的管理方式不同

与纸质文件管理流程相比，电子文件管理流程在时间、内容和顺序等多方面都发生了变化，电子档案管理在档案的积累与收集、整理、鉴定、保管、统计、保密等相关工作中都与传统的档案管理方式有区别。电子档案要通过磁盘、磁带、硬盘、光盘等介质来保管，计算机的广泛发展，办公自动化给电子档案创造了生成环境和利用条件，于是，新的档案管理方式对传统档案在收集、整理、保管、利用等环节的管理方式造成了极大的影响。档案管理人员借助于软件系统把档案在概念上进行逻辑排序，并按照不同的方法、不同的目的、在不同的时间地点，按照不同的顺序加以优化组合。对于电子档案管理而言，应在管理职责、制度、理念、流程上进行相应的调整，以适应现代组织机构的运行要求，成为其整体业务过程的有机组成部分。

1.3 电子档案的保管和利用

电子档案在保管上不再局限于实体档案的修复、保存和保护，以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，但是，由于电子文件形成的时间短，它的长久性和稳定性需要时间的考验，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题，所以，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。在电子档案蓬勃发展的今天，档案馆不再是保管档案的仓库，档案研究者、利用者也不再需要亲自进馆查阅档案，通过公开的档案网络存储体系，便可查阅档案。电子档案在存储和保管上有一定的保管原则，即要保证电子档案载体物理上的安全，保证电子档案内容逻辑上的准确，保证电子档案的原始性，要保证电子档案的可理解性，要对电子档案载体进行有效的检测与维护。

电子档案利用的方式具有多样性，可以通过提供拷贝、通信传输等方法，让利用者结合自身所需，利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，很大程度上提高电子文件信息的利用效率。利用者可利用的空间非常大。例如，一般在纸质文件是不能对文件内容进行改变的，想要改变文件格式，增、删、改文件内容几乎是不可能的，而电子文件对内容及格式的改动是轻而易举的。有了电子档案可以更方便快速的对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好的满足利用者的各种需求。

2 电子档案相对于传统档案的不足

2.1 不稳定性

电子档案在利用过程中，信息内容是很容易被修改和被破坏的，保存在计算机中的电子档案会因计算机中毒及设备故障，保存电子档案的U盘、光盘、磁盘会受到外界强磁干扰，存储库房的温湿度的变化，都会导致档案内容的丢失和损坏。档案的本质属性是原始记录性，电子档案因其便于修改、拷贝和难以防伪的特点，容易使人们对电子档案的原始性失去信任。

2.2 对设备的依赖性

电子档案不是直观纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。如果没有计算机及相应的操作软件就不可能对电子档案进行任何阅读，而纸质档案无需借助任何特殊设备，随时随地都可以进行阅读，从这一点看，纸质档案拥有电子档案不可替代的优势。

2.3 不安全性

在这个信息技术高速发展的经济社会，一些不法份子利用非法技术侵袭保存档案的计算机，从而窃取珍贵档案资料。电脑黑客或木马病毒程序的出现给电子档案的发展与应用带来了巨大的不安全隐患。

总之，有效的电子档案管理是实现人类社会原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证，电子档案对传统的档案管理方式起着越来越重要的影响，因此，我们应该在立足于传统的档案管理基础上进一步完善传统档案与电子档案之间的融合，让档案管理工作能够行之有效的运行。

参考文献

[1]屈丽娟.浅谈电子档案与传统档案管理工作[J]天津职业院校联合学报.2007.5.

[2]殷素芬.电子档案应用中的利与弊[J].现代医院管理.2006，4.

[3]冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案.2003.12.

（作者单位：郓城县人力资源和社会保障局）