沈欣瑜

摘 要：电子档案正面临从“双套制”向“单套制”的转变，这一转变对电子文件管理工作有着深刻的影响。电子档案“单套制”的推广不仅需要管理技术的支持，还亟须组织机构和档案部门转变自身的电子文件管理思想。在电子文件归档走向“单套制”的路上，电子文件的认识、电子文件的理念和电子文件的归档都在发生着改变。

关键词：单套制；电子档案；电子文件；电子文件管理；双套制

Abstract：Electronic archives are facing the transition from "double-sets" to "single-set"， and this change has a profound impact on electronic record management. The promotion of single-set electronic archive system not only requires technical support， but also needs organizations and archivists to change their ideas for electronic document management. As the electronic record archiving on the road to “single-set”， the understanding of the electronic record， management of electronic record and archiving of electronic record are all changing.

Keywords：single-set system； electronic archive； electronic record； electronic record management； double-sets system

前言

2016年国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提到，在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点[1]。这一提法改变了长期以来电子文件管理中同时保存纸质和电子两份不同载体档案的做法，预示着电子文件管理工作中即将发生的重要改变。目前，电子档案的“单套制”管理已在上海浦东自贸区成功试点，正在以可见的速度向外推广。不同于过去的“双套制”保存方法，这种新的保存策略尽管已在实践中初露头角，但与之对应的理论研究却显得极为贫乏。显然，“单套制”的改变并不只是在于减去一份纸质文件，与此同时还有许多关于电子文件的多出来的要去完成。笔者认为，电子档案 “单套制”保存的背后牵涉到整个电子文件管理工作，为了少去归档过程中纸质档案的保存与管理，在此之前的全过程都应当相应地做出调整和改变。基于这点考虑，在“单套制”的起步阶段，极有必要对这一改变背后的电子文件管理思想变迁进行分析。……