郭旭+陈晓明+牟雪梅+刘璞

摘 要：本文将伊犁花城勘测设计研究有限责任公司（原农四师设计院）的科技档案作为主要研究对象，由于科技档案在勘测设计院的档案管理中占具很大比例，且处于相当重要的位置，因此科技档案管理方法的革新一直备受各设计院的高度重视。但在计算机绘图普及，电子文件越来越多的当下，传统的科技档案管理模式已无法适应现代管理的需求，档案管理的信息化也日渐成为各单位急需解决的问题。本文在结合科技档案管理工作实际和阅读大量文献的基础上，阐述了科技档案的特点和现状，并提出了在科技档案管理工作中的若干条建议和想法。

关键词：设计院；科技档案；管理模式；档案信息化

在工程建设活动中直接形成的各种形式的信息记录，如工程准备阶段性文件、施工文件、竣工验收文件等，这些生产过程中形成的历史记录非常具有保存价值，是企业无形的资产，然而如何对“资产”进行高效管理正是档案管理工作的重点。伴随着电子制图的普及，设计人员熟练地掌握CAD软件后，电子制图对设计工作效率的提高将趋于极限。此时，科技档案管理的信息化也由此应运而生，替代了传统的管理模式。

笔者所在设计院成立于20世纪50年代，其科技档案具有一定历史性，形成的材料和载体丰富多样，这些存储的档案资料具有极高的利用和参考价值，它不仅服务于本单位的设计人员，同样也辐射相关的建设单位和施工单位。鉴于科技档案的重要价值和积极作用，如何做好科技档案管理信息化，有效的进行资源优化配置，对于提高工程行业的管理水平有着重要的指导作用。

1 科技档案在设计院管理中的现状

科技档案是在生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、声像资料等，是企业在各项经营活动中考查决策的有力证据。但科技档案的管理在目前的工作中仍存在诸多问题，与新形势下档案管理的要求存在很大差距，主要表现在以下方面：

1.实物存放占据空间大，不易保存。

科技档案管理资料多、杂，通过传统人工登记整理的方式，已不利于查找利用，且随着工程量的日益增加，存放图纸、文本等实物的有效空间也日趋紧张。其次，由于很多资料历史年限较长，在数次调阅、加晒的过程中造成纸张磨损、褶皱，字迹模糊等问题，在很大程度上，降低了资料的再利用率。

2.归档不及时，收集难度大。

科技档案是设计人员共同的智慧结晶，是设计院宝贵的财富，是企业从事工程记录的有效见证。部分设计人员在项目结束后没有将工程图纸、计算书、设计变更等，及时提交，在未能将设计资料及时归档期间，设计人员将图纸等资料随意堆放，保存方式过于简单，造成资料出现不同程度的折损、范旧。

3.缺乏专业人才，岗位培训机会少。

由于管理员对档案学、计算机等相关专业基本知识的储备及运用技能缺乏宏观的指导，只是单一的照搬固有的工作套路，并没有在继承的基础上创新，使得科技档案管理的革新速度慢，业务水平滞后。

2 加强科技档案管理的策略

对科技档案进行管理时，既要便于保存和后期的查找、借阅，又要符合国家或相关地区的规定和标准。因此，实现科技档案管理，需要依靠科学有效的归档制度，利用制度管理的有效性和稳定性，提高科技档案工作效率和水平。

1.明确科技档案内容。

由于科技档案涉及的相关文件较多，为了避免资料在存档过程中丢失及人员变动导致档案不完整现象，必须坚守定期、及时归档的原则，且每次存档时间不能过长。正常情况下，当设计图纸审查完毕后，必须在限定的时间内将全部有关该工程的资料进行整理归档。

2.编制科学合理的档案管理制度。

制定科学的档案分类方案，依据方案对所存文件和科技资料进行系统的分类组卷。依照档案的载体形式（纸质版或电子版）对科技档案进行归类、摆放。

3 信息化时代档案管理的要求

传统的档案管理模式已无法适应电子信息时代下，电子设计资料更新换代的脚步，所以这要求档案管理人员转化传统观念，依照“存储数字化、管理自动化、利用电脑化”的发展方向，适应管理工作方式和手段由传统向信息化的跨越。

1. 加快纸质档案向信息化的转换。

纸质档案向信息化的转换，体现了档案室库藏的特色与价值，这也是设计院在合作与竞争的信息时代下生存与发展的保障。充分利用局域网和互联网功能，运用合适的办公软件，進行网络信息的搜集、加工、整理、排列和组合，方便档案的存储、分类和检索，使之更利于后期的借阅和再利用。

2.开拓归档新途径。

根据档案信息内容所涉及的地域或内容等分类，利用现代网络技术，增强检索工具的功能和性能，探寻多种检索途径，将不同的档案资源进行整合，归纳。

3.加强管理员专业素质。

科技档案载体形式的多样性，技术的综合性，管理的流动性以及资料的系统性等特点决定了管理员的专业性，这就要求专门人员进行实际操作，提高档案管理水平，它更是档案管理健康持续发展的重要举措。除此，管理人员还需具备严格地保密意识，在规章制度允许的范围内从事工作。

4 结语

纵观科技档案管理的现状和信息技术发展的新趋势，我院应迎合国家积极促进档案信息化管理的历史机遇，增强服务意识、树立管理新模式、加强安全监督，促进管理技能向信息化发展，完善档案管理信息化运行机制。然而，信息化档案管理的建设是一个循序渐进，不断摸索中前进的过程，在摸索中探寻与自身发展相适应的管理模式，因此还需结合本单位实际，在继承的基础上创新，为设计院各项事业的发展提供可靠、丰富的档案信息资源和优质服务。

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