徐丽文

摘 要：随着我国社会主义市场经济的不断进步和科学技术的不断发展，信息化已经作为一种生活方式渗透到社会生活中的每个角落，进而引发了人们在工作方面的翻天覆地的变化。本文对现代信息档案工作的重要性进行整理，说明讨论“云时代”背景下档案信息资源管理模式变化的必要性，并对管理模式的改进进行了理念发展和工作方式方面的讨论，认为技术和资金的投入以及管理人才的培养室促进档案信息资源管理模式行之有效的关键。希望本文能够为云时代下档案信息管理工作的发展提供帮助。

关键词：云时代；档案信息；管理模式

档案是对社会发展过程中发生的重要事件以及事物的记录，档案是对一个时代社会现状的保存，也是人们借鉴前人经验、总结社会发展规律的重要依据。不同时代档案管理的方法不同，在信息时代，档案管理工作在计算机技术发展的基础上迎来了新的挑战，其中，信息资源管理模式的变化成为当前档案管理工作的重点。信息资源管理是将档案作为一种信息资源，对这种资源进行整体的收集、整理、保存和应用。档案的信息资源管理模式研究结果指向该工作的信息化拓展，而随着全球网络共享局面的打开，“云时代”成为档案信息资源管理的主要背景，在该背景下探讨档案工作主要模式，成为档案管理工作者的工作重点。

1 “云时代”环境背景

1.1 “云时代”的信息处理特征

随着信息资源管理模式的不断优化，传统粗放式由人工对档案的管理已经不能满足现代化档案管理的要求，因此，我们需要通过信息化的技术手段，利用现代的网络技术、通信技术、计算机技术等高科技的技术手段来解决资料的收集、整理、归档、利用等问题。

“云时代”是在“云计算”概念中衍生出来的。尽管目前“云计算”的概念尚无非常明确的定义，但是，人们对云计算的意义有着非常一致的理解，即云计算是对“云端”数据进行的整体计算（“云端”是网络上的多台电脑终端），计算结果体现在某一终端平台上。人们利用云计算的结果对某一领域的事物进行改革和改进。云时代即是云计算结果广泛应用成就的一种社会生活方式，因此，“云时代”具有非常明显的信息处理特征。首先，信息来源于网络；其次，对某一领域的信息化改革基于云计算的结果；第三，对某一领域的信息处理结果体现在某一终端平台上。

1.2 “云时代”信息管理的基本方法

“云时代”的信息处理特征对信息管理方式产生了极为深远的影响。首先，为了保证云端数据的准确性，信息管理关注安全管理，将信息安全作为使用信息的前提；其次，云端上的任何一台电脑上的数据都应该参与云计算，因此，个人CP最终的目的是服务于社会，而个人又可以在某一平台上享受云计算的成果，即成为接受服务的一份子，那么，信息管理也应该以服务价值的体现为主要发展方向；第三，在“云时代”背景下，信息管理必须以电脑为主要的管理工具，以网络化为管理的主要形态，才能够使信息管理工作为云计算提供相应的资源，这也是资源共享的需要。

2 “云时代”背景下档案信息资源管理存在的问题及发展方向

2.1 管理思路的问题

传统的档案信息管理工作是由单位区分和地域区分的，通常情况下，档案信息是某单位或个人的重要资料，对其他人不产生影响。因此，长久以来，档案工作的管理思路一直保持在“保留资料”而非“利用资料”上，管理工作多体现在档案的收集和转移上，而并非是对档案的解读和应用。在云时代背景下，档案信息成为云端的数据内容，要参与大数据计算，因此，档案管理的思路也应该从单纯的“收集保管”转移到“实现服务价值”方面。然而，大多数单位的档案管理思路并没有更新，导致大量档案资源利用不足，研究表明，我国国家机关档案资料完全信息化程度还比较低，不到50%的档案资料被纳入到云计算系统中，这说明，“云时代”背景下的档案信息资源应用显示出的结果并不完全，不利于我国社会事务的发展。

2.2 管理方法的问题

档案管理方法随着社会生产力的发展而逐步发生变化，虽然目前计算机和网络已经成为社会主要的发展动力，但是档案管理方法并没有发生大规模改变，纸质档案大量存在，传统的人工查找和调取等工作行为仍然是基本的管理行为。这使得我国档案管理工作仍需要大量的人工，并且，管理效率相当低，很多与之相关的事务运行慢，浪费人力和时间。在“云时代”背景下，档案信息应该以数据的形式存在于云端上，这说明原有的档案管理方法已经不适用，使用计算机并以网络为主要途径进行档案信息管理方法的改革势在必行。

2.3 管理技术的问题

档案管理方法与档案管理技术直接相关。在以纸质资料为主要档案形式，以人工檢索和整理为主要方法的传统档案管理中，管理技术主要围绕在档案资料保存的时空条件、档案记录的精确性方面，档案资料形式不变、管理方法不变，管理技术发展也进入了瓶颈，不利于档案工作整体的发展和创新；而在“云时代”背景下，一切档案资料都可以转化为数据模式，一些不能够用纸质档案表现出来的事件和事物，可以用音频和视频的方式进行资料提取，档案管理技术发展的重点从资料的收集和保存转移到安全保护以及资料的科学利用方面，这是现金档案资料管理研究的主要内容。

3 “云时代”档案信息资源管理模式

3.1 服务指向管理模式

“云时代”是一个人人为云端，人人又利用大数据计算终端的时代，档案信息资源管理的模式应顺应时代要求，体现出相应的“服务指向性”。即信息资源管理工作应该以“提供服务”为出发点，使信息资源活动起来，并且善于收集更多的档案信息资源，使其能够为档案的“云管理”提供帮助。具体在实际的档案信息资源工作中，即要做到以下三点：首先，各单位应注意积累政府公开信息和本单位的档案查阅利用需求信息，主动开展分析研究，为领导决策和社会需求提供及时、有效的信息资源。其次，应立足于国家档案信息管理工作发展目要求，围绕本单位档案管理工作的主要目标，抓住服务“窗口”的需求反映，有深度、高质量地提供档案信息资源；第三，要适应政府公开信息和档案查阅利用的热点需求，适时提供具有权威性的专题信息资源，积极参与行业的信息资源交流平台的建设。

3.2 信息化管理模式

尽管档案信息数据产生的速度非常快，但分割在各个档案馆里，既形不成大数据资源，也难以利用大数据技术进行处理。只有各地、各部门的档案数据实现互联互通，才能使大数据利用有了可能。因此，在“云时代”背景下，档案管理应以信息化管理为主要模式，在电脑和网络上实现基本的档案收集和存储工作；同时，档案数据库要可以公开访问。如果数据库不公开，再多的数据也形不成大数据，大数据技术再好也用不上。数据库至少要向大数据使用主体开放。构建档案信息共享服务集成系统，在档案信息化建设中是一项新的、富有挑战性的工作，缺少可以借鉴的经验，具有一定的技术难度。对于联合各个档案服务机构来说，就是将集成的理念创造性的用于各个机构管理的实践活动中，使得档案管理工作更加便捷与高效。集成理论的精髓就是优势互补、整体优化、动态开放、过程管理和创造性融合。

3.3 技术优先管理模式

成为“云端”的一份子参与档案信息资源的大数据计算并且在相应的平台上使用云计算的结果，都必须依靠相应的管理技术的发展。因此，技术优先管理模式应该是“云时代”背景下档案信息资源管理的主要模式，所谓“技术优先”即在档案管理的过程中，优先考虑管理技术对信息资源的影响性，从技术的改革入手提高信息资源的准确性和可用性。在具体的档案管理工作中表现为以下几个方面。第一，在信息资源保存的安全性方面，云存储首先考虑的是数据的安全性、可靠性以及效率等问题，采用加密技术以及身份认证等进行数据保护，能够有效保证信息资源的安全；第二，云存储将档案信息放在不同节点，当某一节点不能被访问时，系统自动将读写指令发送到另一服务器上； 同时，云存储实现了不同位置间的数据实时备份，且解决所有存储中心内的负载平衡问题；第三，档案工作者要学会运用信息化的管理技能，这能够极大程度的缩减工作时间，同时随着电子档案的便捷性、安全性、稳定性的提升，档案信息资源可以实现从主观到客观、从单一到整体、从冗乱到整合。

4 “云时代”档案信息资源管理模式实践的关键

4.1 资金和技术的投入

“云时代”档案信息资源管理模式以计算机和网络的应用为主要实践脉络，因此，各单位需要对档案管理工作投入更多的资金和技术，资金主要应用于电脑等硬件设施的配置，而技术则应用于服务窗口的开设、档案数据的处理、应用、档案信息安全管理等。一切与网络化信息化管理相关的技术都应该应用到管理模式的实践当中，相关的技术改革也需要投入大量的资金。各单位应该对档案管理工作的发展制定较为全面的发展计划，在计划当中体现出资金和技术的支持，以便使档案资源管理模式的实践有据可依。

4.2 管理人才的引进

档案管理工作之所以革新慢，很难跟上信息社会发展的步伐，主要原因在于负责管理工作的员工缺乏相应的管理能力。研究表明，目前我国档案管理工作人员年龄偏大，在计算机应用、档案管理系统创新和档案管理技术改革方面行动力较差，甚至无法正确应用信息化档案资源。在“云时代”背景下实现档案信息资源管理模式的创新，以管理理念的改进为基础，以先进的管理方法和技术为保障。因此，单位需要引进相应的管理人才，无论是从高校直接招聘，还是对原有的工作者进行职业再培训，都应该以管理工作发展需要为依据，通过人才的吸纳保证管理模式的快速更新。

5 结语

综上所述，“云时代”成为当今社会主流发展模式的代名词，传统的档案信息化管理在时代背景下呈现出各种问题，只有以云时代信息处理的特征为依据，实现档案管理理念、管理方法、管理技术的全面变革，档案信息资源管理模式的改革才能真正促进档案工作的发展。

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