林 莉

（青岛艺术学校 山东青岛 266012）



中学档案信息化管理的现状及对策研究

林 莉

（青岛艺术学校 山东青岛 266012）

摘 要：世界化进程的加快进一步推进了信息化的发展。不再有千里传书，不再有十里长亭望眼欲穿，通过信息化的发展，我们可以通过网络发送文件、图片和视频。近些年来，大数据的时代已经到来，云储存，云阅读等海量信息丰富了人们的生活。中国近年来教育迅速发展，但小小的档案馆已逐渐容不下这么多的资料，而且查找起来也不方便，占地方又费力，一不小心还有丢失的危险。本文就中学档案信息化管理的现状进行了分析，对问题进行了探讨，并提出了一定的合理建议。

关键词：档案信息化 现状 问题 解决对策

一、前言

在国家的第十次五年规划设计中，就已经开始进行档案信息化管理的工作了。中学的档案信息化工作也相应国家要求开始了整理工作。在社会主义发展的新时代，对档案信息化的发展也提出了更高的要求，档案信息化的管理不仅方便了学校档案的管理，还为国家档案的整理工作做出了一定贡献。以下是本文对于中学档案管理进行的探讨和分析。

二、中学档案信息化管理工作的现状分析

在未来，中学档案信息化的发展将会越来越完善，但在目前中学档案信息化的发展中，由于多种因素的影响出现了很多的问题，另外由于各地区的条件不同，给各中学档案信息化的处理也带来了很多的阻碍。档案工作信息化的进程除了对信息化技术和设备的要求，还对档案管理者提出了高要求［1］。新时代的发展对应新的事物的产生，新的事物会有新的问题出现，发现和解决这些问题就是我们目前中学档案信息化管理发展的当务之急。

三、中学档案信息化管理工作面临的问题

1.标准不明确

由于信息化管理工作是最近几年才出台的国家指示，所有的工作还只是在摸索阶段，对于标准的编订还不够完善，从整体来看是没什么问题的，但在实施的过程中由于一些细节还不够完善，所以难免会有一些问题的出现。中学档案信息化的工作进展几乎还处于零起步的状态。其中对于现存纸质档的处理就存在很大的矛盾和问题。另外由于各地区的情况不一，所以标准目前还无法统一，信息的交流和标准的修改力度还不够［2］。

2.墨守成规，意识不强

中学档案信息化管理工作的发展离不开参与者的努力和认真。国家虽早已下达了对档案进行信息化管理的指令，但由于一些管理部门未能及时转变思想，对档案的信息化发展造成了阻碍。另外，由于学校档案管理部门的负责人对档案信息化的发展不够了解，总觉得白纸黑字比较保险，对网络的稳定性和信息保存的安全性产生怀疑。另外由于信息化工作涉及到的工作比较新颖，大部分领导者或负责人如果再从头学起恐怕有些吃力，让他们坐不擅长的事，这就难免造成了抵触心理，在意识上对档案信息化管理工作的发展淡薄。不了解档案信息化管理的便捷。

3.指导力度不高

上文已经提到档案管理者对档案信息化管理的淡薄，而造成这一事件的原因之一就跟指导不到位有关。要找到一个懂得档案信息化管理的人来领导大家，让人们意识到档案信息化管理的重要性和便捷性。在工作中由于指导工作的不到位，加上有些档案管理者对档案信息化工作技术的不熟练，很容易在工作的过程中出现问题。拖慢整个工作进行的速度事小，但如果在信息化录制的过程中发生了信息来源的错误，会造成更大的问题。

4.设备配置的不完善

中学档案信息化工作的进行既需要专业人才的专业技术的支持，同时也需要软件设施的需求。在档案信息化录制的过程中除了要用到计算机进行编辑和操作，还要经历存储信息、扫描资料、复印资料、打印档案等一系列过程和操作。在这些过程中就要用到打印机和扫描机等设备。但由于不同区位，经济发展层次不齐的情况下，对档案信息化管理过程中需要用到的设备跟不上发展的要求［3］。例如在广西地区，由于整个自治区的经济发展比较滞后，政府对于中学的财政支持就会相对较少。而在中学的发展和建设的过程中，需要用钱的地方实在太多，对于档案信息化管理这块就会支出较少，一个档案工作室也就几台电脑，其他的一些设备并不能完全配备全。再加上对档案信息化管理工作的不了解，技术不到家，经常导致设备出现故障的发生和闲置，严重阻碍了中学档案信息化发展的进程。

5.管理人员的专业化水平不够

除了以上问题，由于档案信息化管理是近年来的诞生的一项新工作，在工作中对于专业人才的引入还不够。除了要满足基本的设备需求还要满足对管理人员的基本技术的培训，在专业人才的引进方面也不能吝啬。只有设备而没有技术是完不成整个档案信息化工作的［4］。近些年来，对于专业人才的引进已经有了很大的增长，但档案信息化工作的工作量十分大，还需要更多的专业人才来保证工作的正常进行。

四、中学档案信息化管理工作问题对应的策略

1.完善标准

制定标准是做好一切工作的第一步，对标准的完善要在不断发现问题的过程中不断纠正和调整，才能使标准逐步适应时代的步伐，起到制约和引导的作用［5］。

2.加强工作意识

态度决定一切，对于档案信息化管理的工作，相关管理和参与人员要主动去学习和了解档案信息化的知识，意识到信息化对于档案管理的重要作用，要以严肃认真的态度去正视档案信息化的发展，这样才能保证自己对工作的认真态度，保证整个工作效率的提高。

3.加强指导力

指导力的缺乏会导致整个学校档案信息化管理的紊乱。要解决这个问题就要加大对人才的引入工作，大胆引进新人，为中学档案信息化的发展注入一股新鲜的血液。在新旧思想的碰撞下，档案信息化工作将会越做越好。指导力是引领中学档案信息化管理走向正确道路少走弯路的有力保障。找到有指导力的人才并非易事。

4.完善相应设备

在设备方面的完善工作也是不能马虎的，如果设备不完善，那么已经买了的设备就会成为摆设，对档案信息化管理工作的进行还是一种延误。不仅没有起到预期的效果，还浪费了一定的财力。吃力不讨好的事还是少出现的好。对于相关的设备除了配备齐全，还要保证维护工作的到位，不然再好的机器不积极维护，终究还是会坏掉的［6］。

5.工作人员专业素质的培养

整个工作的过程中，除了硬件设备，必不可少的还有软件。不然一堆机器买回来没有人会用，那么这些机器就形同虚设，起不到它们真正的作用，只能放着生锈了。与其放着成为破铜烂铁，倒不如找到相关的专业人才来使用它们，发挥它们真正的作用。除了引用新人，中学的档案管理者可以加强自己的学习能力，提高自己的专业素养，这样才能保证自己在信息化发展迅速的时代不被淘汰，让中学档案信息化管理的工作，顺应信息化发展的步伐发展的越来越好。

五、结束语

时代的发展，科技的进步都对中学档案信息化管理工作提出了更高的要求，寄予了更高的希望。我们应紧跟时代和科技发展的步伐，不断完善我们的设备，提高故障的修复能力，更加要注意的是对专业人才的悉心培养。中国的经济发展速度非常快，随着经济全球化的发展和竞争日益紧张的就业局势，档案信息化管理工作的发展迫在眉睫，我们应努力学习专业知识，为促进中学信息化的发展和为了祖国更好、更快、更稳的经济增长尽上自己的一点力量。

参考文献

［1］中国档案学会自动化技术委员会.我国档案信息化的发展与问题对策［J］.档案学研究，2006

［2］刘远，肖金良.高校档案信息化建设浅析［J］.兰台世界，2009

［3］单鹤舫.档案信息化与电子化的建设和管理［J］.兰台内外，2009

［4］杨丽辉.科学定位——档案信息化的关键［J］.办公自动化，2009

［5］熊豆豆.试论档案信息的公益性开放和商业性开发［J］.云南档案，2009

［6］方燕.国家电子政务标准化及信息化的研究和制定［C］.中国档案信息化发展战略论坛会刊.2005