孙雁

摘 要：随着信息技术的不断发展，企业改革也不断深入，企业档案管理作为企业基础管理的重要内容，正面临着巨大的挑战。如何在新形势下进行科学合理的企业档案管理，使企业档案管理能够更为充分地发挥其作用，是企业档案管理人员亟待解决的问题。笔者就对新形势下企业档案的重要性进行了分析，并对如何发挥企业档案的作用进行了探讨。

关键词：企业档案；企业文化；管理作用

企业档案是记载企业文化发展的重要依据，具有丰富的文化内涵，关系到企业文化的建设与发展，在企业发展中具有重要的导向作用。企业档案管理作为企业基础管理的一部分，在社会主义市场经济的不断发展的背景下，在企业经营管理、建立企业文化等方面发挥着重要作用。因此，在新形势下，企业更需要加强企业档案管理工作，使其更好地发挥企业档案作用，更好地服务于企业文化建设。

1. 企业档案的定义

企业档案指的是企业经营过程中直接形成，具有一定保存价值的真实记录，是企业生产经营的原始记录，包括文字、图表、照片等保存形式，企业档案在企业生产、经营、管理中具有重要的参考价值。在企业运营过程中，档案信息贯穿于企业活动的各个环节，不可再生，记录了企业发展的整个历程，为企业成长发展提供了真实的资料，具有企业经营的导向作用。

2.企业档案在企业发展中的作用

企业档案是企业发展的重要参考资料，企业发展的档案反映了企业文化的历史原貌，同时企业的发展又进一步丰富了企业档案的内容，企业文化发展与企业档案间相辅相成，有着极为密切的关系。企业档案中记录了企业的相关信息，对企业文化建设具有重要的导向作用。

2.1 企业精神的提炼离不开企业档案

企业文化的核心是企业精神，只有明确了企业精神，才可以体现企业价值观，企业精神是企业经过长期运营形成的，具有重要的参考价值。企业自创立到发展历经了多个环节，在运营过程中涉及了大量资料，包括科技图纸、文件文书、财务报表等等，而企业精神正是以这些档案资料为基础进行的提炼[1]。企业档案部门需要与企业文化建设部门协调合作，为企业文化建设部门提供信息服务，从企业的发展传统、服务对象、职工素质、资源环境与社会环境中提炼企业的精神文化。

2.2 企业档案是企业发展的参考资料

企业档案中真实记录了企业运营的历史过程，可以用作企业发展的参考，企业档案为企业的文化建设提供了可以借鉴的历史文献，记录了企业的目标、长远发展方向以及企业决策，无论是何种企业发展历史活动都可以通过企业档案找到依据，虽然企业档案中记录的运营过程都是真实的，但是在企业现实中的文化建设却没有历史的影子。企业发展都是坚持着一致的企业特色与企业精神，但是企业特色与企业精神又是以过去运营过程为基础演变而来的，可以说是过去的企业精神与企业特色的继承。企业文化建设需要以企业的历史为依据，只有做好企业精神的传承，才可以在企业的发展过程中体现企业特色[2]。企业档案就记录了企业历史，因此，企业档案是企业发展的参考资料。

2.3 企业形象宣传企业档案

社会公众对企业行为的看法与感知都属于企业形象，而企业形象关系到企业的未来发展，良好的企业形象能够为企业创造经济效益与社会效益，因此，树立良好的企业形象是格外重要的。企业档案中记载了企业在运营管理中获得的各种奖项与成果，对企业形象的树立具有重要意义。企业档案部门需要对企业荣誉进行收集整理，对荣誉档案进行集中统一的管理，通过荣誉档案的整理，提取出最具代表性的企业精神与价值观念，树立良好的企业经营管理形象，提高企业的社会形象，从而提供企业的经济效益与社会效益[1]。企业运营管理人员需要充分挖掘企业荣誉档案资源，挖掘企业的品牌加上，从而树立企业良好的外在社会形象与内部形象，提升企业在市场的竞争力。

3.新形势下加强企业档案管理的方法

3.1 推动企业档案管理信息化

随着信息技术的不断发展，企业管理也需要向现代化、信息化建设方向发展，企业档案管理作为企业运营管理的基础更应该加强其信息化建设。企业档案管理细腻系化指的是利用信息手段以及先进的技术设备，对企业档案进行有效管理，在信息时代，企业在运营过程中产生的许多档案都是电子档案，这就需要档案管理工作也随之信息化，只有推进企业档案管理工作的信息化，才可以适应新形势下对信息数量与提供速度的要求。随着企业的发展会形成更多的档案数量，这就需要企业档案管理者引入目标管理、全面质量管理等先进的科学管理理念和方法，促使企业档案管理工作信息化。

企业需要将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体方案中，以实现档案管理系统与企业信息系统的统一性。企业需要积极开展数字档案室建设，通过计算机以完成电子档案的存储、分类、检索、统计等工作，逐渐实现档案数字化管理，确保电子档案能够保存完整、有效、安全，这里需要强调的是，电子档案与纸质档案需要保持一致性[3]。企业需要建立档案数据库，并完善数据库的检索网络，使企业的管理人员、技术人员、营销人员等等不同岗位的工作人员都可以自由便捷地搜索信息档案。

3.2 深入开发档案信息资源

企业档案在收集整理后大多是静止状态，并没有充分发挥其价值，浪费了巨大的信息资源。为了促使企业档案能够充分发挥其组员，需要结合企业文化建设需要对档案信息进行深入开发，将大量的档案信息资源进行归类整理并进行二次、三次信息加工，使原本静止状态的档案信息转为动态的档案信息。企业档案管理部门需要结合企业文化建设，深入挖掘企业重大事件，根据不同阶段的战略目标与经营方针，对企业档案信息进行归类整理，形成“企业发展史”、“企业荣誉史”等类别。通过挖掘企业在管理上的创新内容，对档案信息进行整理，形成例如“企业品牌名目”等专题性资料，这些资料不仅可以作为企业文化建设的参照，更可以作为企业培训的课程，使工作人员更为深入地了解企业的文化与核心精神，通过这些档案信息的深入开发，可以丰富企业文化建设内容，增强企业工作人员對自身工作的认同感与责任感，进而激发其工作的热情。

4.结语

企业档案对企业文化建设与战略决策的制定都有重要的指导性作用，在新的知识经济体系下，企业需要深入挖掘企业档案中存留的信息，并充分利用档案，使其能够充分发挥其价值，促进企业文化建设，推动企业的发展，为企业创造更大的经济效益与社会效益。

参考文献

[1] 陆华.新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策[J]. 中国管理信息化. 2014（13）：54-56.

[2] 王珑，徐跃霞，徐艳艳.刍议企业档案工作的现状及对策[J]. 黑龙江水利科技. 2010（04）：27-31.

[3] 王淑改.新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策[J]. 档案天地. 2012（02）：1-19.