胡福文

摘要:本文在分析新形势下高校图书馆与院系资料室分立的诸多弊端的基础上提出了对二者进行合并的观点,并指出了二者合并应具备的基本条件和具体思路。

关键词:高校图书馆;资料室;资源整合

中图分类号:G258.6文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)23—0162—02

高校院系资料室是随着院系学科专业的设置而建立的,它和高校图书馆分立并存,共同构成了高校的三大支柱之一。而今,随着人类进入二十一世纪和信息时代的来临,高校越来越重视图书馆的建设,纷纷改建、扩建或新建图书馆,图书馆自动化、网络化、数字化建设水平不断提高,相比之下,院系资料室的建设则显得滞后。图书馆与院系资料室之间条块分割、各自为政的传统管理模式,已经不能适应高校教学和科研工作的需要。[1]在新的形势下,高校图书馆和院系资料室的关系该如何处理,已影响到高校的进一步发展,不得不引起人们的重视和思考。对此,图书馆界有三种观点:第一种,加强资料室的建设;第二种,按大学科合并资料室,建立专业文献信息中心;第三种,资料室与图书馆合并。[2]笔者对新形势下高校图书馆与院系资料室合并做以初探,以求教与各位同仁。

1.高校图书馆与院系资料室分立的弊端

1.1管理体制方面的问题

根据《普通高等学校图书馆规程(修订)》的规定,高校图书馆是学校的文献信息中心,实行校(院)长领导下的馆长负责制。而院系资料室是院系的下属机构,在机构设置、人员编制、考核奖惩等行政管理方面归属各院系,只是在业务工作上接受图书馆的指导和协调。这种高校图书馆和院系资料室分设共存、院系资料室自成体系的管理体制,造成高校图书馆和院系资料室条块分割,各自为政。[3]这必然造成高校图书馆和院系资料室业务管理脱节,虽然二者近在咫尺,却联系不多。因此,各院系资料室名义上是接受图书馆的业务指导,实际上,高校图书馆对院系资料室的指导和协调是难以落到实处的。[4]

1.2经费保障及使用方面的问题

近几年,随着我国高等教育从精英化教育向大众化教育转变,高校纷纷加大投资,建设新校区,扩大办学规模。为此,许多高校因欠银行贷款而负债累累,不堪重负,情急之下,图书购置方面的经费就常常被挤占挪用,经费保障就成问题了。由于学校经费紧张及相关制度的不健全,为 “分一杯羹”,图书馆和资料室之间常常为经费分配起纷争,经费的分配及使用没有统一的规划,难免造成文献资源重复购置和经费浪费现象,使原本紧张的经费得不到充分利用。另外,即使有的高校已明确将院系文献资源建设费划归各院系管理,虽然各院系也知道资料室建设的重要性,但由于各院系对资料室建设的重视程度不一样,也难免出现有的院系将此经费挪作他用,造成各院系资料室建设发展的不均衡。[5]

1.3资源共享方面的问题

在资源共享方面存在的主要问题有三。其一,如上文所述,传统的高校图书馆和院系资料室的管理体制造成二者各自为政,相互之间联系甚少,比较封闭、孤立,在文献资源的采购上难以做到统筹、协调,容易出现“大而全”、“小而全”的现象,必然造成高校图书馆和院系资料室在图书资料采购上的重复购置和浪费。[6]其二,有些高校图书馆和院系资料室之间未联网,没有建立联合书目中心,读者无法从网上检索到院系资料室的藏书,资源共享缺乏网络基础。其三,由于条块分割,管理分散,各院系资料室一般只为本院系师生服务,不对其他院系开放,致使院系资料室的图书资料利用率降低,难以做到资源共享。

1.4提供服务方面的问题

院系资料室提供服务方面的问题主要表现在四个方面。一是时空条件受限。院系资料室的开放时间大多按行政坐班制执行,开放时间太短;院系资料室开放需要院系提供场地,但由于办公用房紧张和领导重视不够,院系资料室的场地常常受到挤占,难以保障。二是服务手段比较落后。许多院系资料室仍采用传统的服务方式,图书资料的采访、编目、借阅等以手工操作为主。这种落后的技术和服务手段不利于文献资源的充分利用,也难以适应网络时代读者的服务需求。[7]三是服务的水平较低。院系资料室一般只提供一次文献的借阅服务,很少进行二次、三次文献的开发,难以满足读者深层次的文献信息需求。四是服务人员方面的问题。资料室管理员很少受过图书情报专业方面的培训,业务素质普遍不高,而且大多身兼数职,人少事杂,在时间和精力上难以满足读者的服务需求。

2.高校图书馆与院系资料室合并的条件

要克服以上高校图书馆与院系资料室分立的弊端,就需要对高校图书馆与院系资料室进行整合。笔者认为,最彻底、最有效的办法就是撤销院系资料室的建制,将院系资料室与图书馆合并,实行集中管理。为此,需具备以下条件:

2.1馆舍条件

撤销院系资料室的建制,将院系资料室与图书馆进行物理空间的合并,既可以节省院系的办公场地,又便于实现集中管理和资源共享。这就要求图书馆要有较大的馆舍面积和较多的阅览座位,以适应全校师生读者来馆集中借阅图书资料的需求。要满足这一条件,各高校可以根据自身的实际情况,采用两种办法解决:其一,如果学校的校园面积不大(比如,不超过3000亩),也没有分校区,各院系师生来馆比较方便,学校只需要在校园中心位置改建、扩建或新建一个较大的图书馆就可以了。其二,如果学校的校园面积很大,或在其他较远的地方设有分校区,为方便各院系师生利用图书馆,学校除了设立一个较大的中心馆外,还应根据需要设立相应的分馆。

2.2思想条件

院系资料室作为学校文献保障体系的组成部分,曾为院系及全校的学科及专业建设等做出了重要的贡献,可谓功不可没。现在,要将其与图书馆合并,受惯性思维的影响,学校师生尤其是院系的领导在思想上一时是难以接受的。因此,在二者合并之前,要转变学校师生尤其是院系领导的思想观念,形成共识。在这方面学校有许多工作要做,图书馆要当好主角。

2.3体制条件

馆舍条件是关于物的方面的,思想条件是关于人的方面的,而体制条件是关于制度方面的。所谓体制条件,就是要将不适应图书馆和院系资料室资源共享的管理制度进行彻底转变。也就是图书馆要得到学校领导、院系领导的大力支持,将原来二者的分散管理变为集中管理,变原来的各自为政为统一协调,从学校的制度层面上拥有原图书馆和原院系资料室的人事、经费等行政管理权、业务管理权等。只有这些管理权限合二为一,图书馆和院系资料室才能从实质上做到合二为一,融为一体。

3.新形势下高校图书馆与院系资料室合并的思路

3.1撤销建制

图书馆和院系资料室合并是学校管理体制改革的一件大事,是学校的一项重大决策。在“依法治校”的当今时代,决策应在科学论证的基础上履行规范的程序,比如事前召开二者合并专家论证会、干部研讨会、读者座谈会等广泛听取意见,在合并条件基本成熟,合并意见基本统一的情况下,最后由学校召开党委会讨论决定。

3.2人员安排

在撤销院系资料室的建制,将其与图书馆进行合并后,图书馆已具有统一的人事管理权。图书馆应将二者的人力资源进行整合,统一规划,对原院系资料室的人员进行合理安排。第一,妥善安排,平稳过渡。对于原院系资料室的专职资料员,图书馆应无条件接收;对于兼职的,应尊重其个人意愿和选择,并与院系协商安排。第二,公平竞争,双向选择。合并后的图书馆的岗位应公开透明,岗位的应聘条件要在考虑历史、立足现实与面向未来之间取得平衡,保证原院系资料员平等参与竞聘,实行双向选择,做到人尽其才,用其所长。第三,及时培训,提高技能。由于原院系资料员业务素质参差不齐,且整体上与图书馆员有一定差距,因此,为保证图书馆工作稳步向前,合并后,图书馆应有计划、有步骤地对其进行业务培训,帮助其尽快提高业务技能。

3.3资料整合

由于资源共享、功能增强、服务提升是二者合并的根本目的,因此,合并后,图书馆应将二者原有的文献资源进行整合,统一规划,重新构建合理的学校文献保障体系。笔者认为,这里需要注意的是:其一,做好查重工作,保证文献资源不重复采购;其二,保持原院系特有的文献资料采购的稳定性和连续性,以保持和增强原院系资料室的情报功能;其三,根据各院系学科、专业建设的实际和远期规划,适时调整文献资源建设的布局;最后,搞好文献资源的数字化、网络化建设,建设统一规范的书目数据库,方便全校读者网上检索和共同利用原院系资料室的文献资源。[8]

3.4经费整合

院系资料室和图书馆合并后,图书馆对二者的经费应进行整合。这里的经费既包括行政管理开支,也包含文献资源购置费。特别是文献资源购置费,图书馆应科学规划、统筹安排。首先,要根据全校学科、专业建设的长远规划来分配经费,向重点或特色学科、专业倾斜,做到统筹兼顾、重点突出,不能搞一刀切;其次,与资料整合相适应,不浪费经费进行重复采购;再者,充分发挥网络的强大的功能,逐年增加硕博士论文网络数据库等电子资源的购置比例;最后,在二次、三次文献的开发上要增加投入,增强图书馆的情报功能,努力满足各院系对图书馆的情报服务需求。

3.5场地整合

所谓场地整合,就是指,院系资料室和图书馆合并后,为便于集中管理、统一协调、规范服务,各院系资料室的场地仍由各院系管理,留作他用。如上所述,图书馆可以通过改建、扩建或新建等途径建一个较大的中心馆,通过科学布局保留并增强图书馆对院系的情报服务功能,不再内部单独设置一个个院系的资料室。当然,如果一个中心馆不能满足使用需求,可以再建一个或多个分馆,通过总馆分馆的管理模式来解决。

参考文献:

[1]果青.王祖艾.构建军队院校图书馆与系资料室文献信息资源保障模式[J].图书馆服务均等化与资源共享,2008,(10):486-488.

[2]郑伟青.浅论高校图书馆与系部资料室的一体化管理[J].科教文汇,2007,(7):108.

[3]张秀丹,张国慧.高校图书馆与系资料室文献资源的一体化建设.科技情报开发与经济,2006,(22):23-24.

[4]李化祥.高校图书馆与院系资料室资源整合研究[J].科技情报开发与经济,2008,(10):54-55.

[5]江文芬.高校图书馆与院系资料室一体化管理的实践[J].图书馆工作与研究,2008,(5):92-94.

[6]高燕.共建共享──高校图书馆与院系资料室资源整合的思考[J].湖州职业技术学院学报,2008,(1):89-91.

[7]陈秀华.略论高校图书馆与院系资料室的共建共享[J].农业图书情报学刊,2008,(5):156-158.

[8]董燕平.试论高校图书馆与院系资料室的协调发展.河南科技,2008,(2):20-21.

(责任编辑/彭巍)