时照建

摘要:本文提出了为什么理论研究从开放现行文件“热”到政府信息公开“冷”、政府信息公开等不等于档案信息公开等问题,谈了政府信息公开引发的档案理论困惑并进行了思考。

关键词:政府信息公开;文件;档案;档案理论

中图分类号:D630文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)23—0015—02

1.为什么理论研究从开放现行文件“热”到政府信息公开“冷”

在《中华人民共和国政府信息公开条例》(以下简称《条例》)没有正式颁布实施前,在我国档案馆就普遍建立了现行文件利用服务中心,向社会开展了提供开放现行文件利用服务。这一新兴事物的出现对档案学的相关理论也提出了新的挑战。我国档案界进行了积极的探索研究,力求为开放现行文件寻求理论上的支持和解读。一段时间内发表了许多关于开放现行文件的理论研究文章,形成研究热潮。但是,令人困惑不解的是随着《条例》颁布,这种理论研究却戛然而止了,由“热”忽然变“冷”。然而,问题并没有解决。第一,对开放现行文件的理论研究并没有形成统一的观点,也没有一个观点能对开放现行文件这种现象给以合理的解释。对于现行文件公开利用的理论依据,王茂跃先生认为:主要有四种观点,其一,文件生命周期理论;其二,文件与档案管理一体化理论;其三,借用委托——代理理论;其四,现行文件的第一价值和第二价值理论。并对这几种观点进行了简评,基本上予以否定。他认为:“从我国现有的档案学理论中,我们找不到开放现行文件的理论依据”,“探索精神可嘉,但得出的结论却难以令人信服”。[1]不管是持肯定的还是否定的观点,都忽略或者回避了一个问题,就是为什么现行文件可以公开利用,而转化成档案后,却要封闭30年后才可以开放被利用。这个问题不解决,任何关于现行文件公开利用的档案学理论依据都没有说服力。第二,《条例》的颁布,并不能代替理论研究,《条例》的颁布只是对开放现行文件给以法规方面的规范,并不解决理论问题。为什么档案理论界由对开放现行文件的理论研究“热”到《条例》颁布后的理论研究“冷”?这里有没有更深层次的问题?

2.政府信息公开等不等于档案信息公开

《条例》规定:“属于主动公开范围的政府信息,应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内予以公开。”但是《档案法》则规定:“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。”于是,人们产生疑问,已经列入政府信息公开范围的文件材料,“文件在政府机关已经予以公布,待归档保存一定年限移交档案馆后反倒要经历‘形成满30年的考察,从逻辑推理上似乎具有讽刺意义,从现实执行上似乎也存在程序矛盾。”[2]那么,政府信息公开等不等于档案信息公开?对此,理明先生认为:“政府信息公开≠档案信息公开”,“承载政府公开信息的文件(以下暂限于人们通称的‘已公开现行文件)与其内容相同的馆藏档案,二者既有联系,又有区别”。“所谓联系者,即档案是由文件转化而来的,”“所谓区别者,文件转化为档案是有条件的,并非所有文件都可以转化为档案,它必须经过办理完毕、区分价值,对于有长期保存和利用价值的文件,再按照一定规律整理后,才能真正转化为档案。同时,文件归档有法定的范围,尤其要强调归档文件的原始性,即不具有原始记录性的文件,不能随意转化为档案。就拿现行文件来说吧,一份已公开的现行文件,人们能够识读到其中的内容信息,而当该份文件归档的时候,档案人员还要收集这份文件形成过程中产生的背景信息,如文件的起草人信息、修改经办人与修改经办信息、签发人与签发信息,等等。这些背景信息与正式颁发的文件一起,构成了该份文件的档案。也正是这些背景信息,保持了该份文件的原始记录性,使得该文件具有了档案的本质特征。一份重要的文件,正式发布时只有短短的几页纸,但当它归档时,要形成数十甚至数百页档案,道理就在这里。”[3]理先生提出的观点很新颖,论述的有道理,然而,仔细分析问题就出来了。理先生的论述既不符合档案学基本理论,概念也不清。其一,档案是由文件转化而来,还是由文件+文件背景信息转化而来?其二,收集“文件形成过程中产生的背景信息”是不是文件转化为档案的必要条件?其三,正式颁发的文件没有原始记录性吗?其四,理先生理解的“档案是有文件转化而来”中的“文件”指的是什么?是正式颁发的文件+文件背景信息?正式颁发的文件是不是文件?

刘东斌先生与理明先生有相同认识,也认为:“文件和档案是两种不同的事物,文件开放并不等于档案开放,所以才有现行文件的公开,才有档案的封闭期。”[4]但是,与理先生相反,刘先生却是用他的颠覆传统经典档案学理论的“档案形成在前论”来解读,刘先生的“档案形成在前论”认为:“档案形成在前,是原始记录,是文件的前身”,“文件则是档案最终稿本的复制件”。[5]刘先生说的虽有道理,然而,其理论前提是“档案形成在前论”,这毕竟是一家之言,并没有得到多数学者的认可。而且,也有一些疑点值得商榷,刘先生将收文排除在档案之外就是问题。

政府信息公开等不等于档案信息公开?《条例》第二条规定:“本条例所称政府信息,是指行政机关在履行职责过程中制作或者获取的,以一定形式记录、保存的信息。”再看《档案法》第二条:“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”历史记录也是一种信息,两者并没有什么不同。现行的可以公开,历史记录更应该公开,为什么不能公开呢?再看《条例》第十条规定:“县级以上各级人民政府及其部门应当重点公开下列政府信息:”“扶贫、教育、医疗、社会保障、促进就业等方面的政策、措施及其实施情况”;第十一条:“设区的市级人民政府、县级人民政府及其部门重点公开的政府信息”,“抢险救灾、优抚、救济、社会捐助等款物的管理、使用和分配情况”;第十二条“乡(镇)人民政府”“重点公开下列政府信息”:“抢险救灾、优抚、救济、社会捐助等款物的发放情况。”这些信息不就是民生档案吗?政府信息公开等不等于档案信息公开?实在令人困惑。

3.笔者的思考

对于政府信息应该公开而档案却要封闭30年后才可以开放被利用的问题,理明先生提出的:“政府信息公开≠档案信息公开”[3]观点和论述,虽然合理地解释了这种现象,而且论述的很有道理,也是事实。理先生说的对,文件可以开放,但是,文件的背景信息是需要一个封闭期后才能开放的。把正式文件与文件底稿及发文签一同存档,也是档案实践中经常要求和经常做的。然而,理先生的解释却引出了档案学理论的更多问题,究竟什么是“文件”?档案学理论所说的“文件是档案的前身”“档案是由文件转化而来的”中的“文件”是什么?是由“正式文件+文件背景信息”组成的吗?正式文件是不是文件?如果理先生的观点是正确的话,那么,其一,传统经典的“档案是由文件转化而来的”理论就有问题,或者是其中的“文件”概念有问题,其“文件”概念不是一般意义上的文件概念,而是包括“正式文件+文件背景信息”在内有特殊含义的概念;其二,文件生命周期理论也有问题,在文件生命周期理论中,档案是处于文件生命周期中的第三或第四阶段,也就是非现行文件。既然正式文件(现行文件)已经不具备原始性,又不含有文件背景信息,它怎么能运动到第三或第四阶段成为档案呢?它运动到第三或第四阶段就自己增加了文件背景信息了吗?其三,文件价值理论也有问题,文件第一价值(现行文件)它根本没有文件背景信息,它怎么能过渡到档案就有文件的第二价值(档案)呢?其四,“档案形成在前”的观点正确吗?刘东斌先生同样认为档案包含文件和文件背景信息,符合理先生的观点,但是,却得出了相反的结论,完全颠覆了经典的档案学理论,同样让人困惑,到底是文件形成在前,还是档案形成在前?

究竟是现有的档案理论错了,还是理先生的观点错了?刘先生的观点对吗?理先生和刘先生强调档案包含文件背景信息,这不仅是档案实际工作中经常做的,而且,在信息时代,为保证电子档案的真实性,更是强调“内容、背景和结构成为文件的三种要素”[6]看来两位先生说的没有错,那么是档案理论有问题?虽然,这有些令人困惑,但是,两位先生的观点为认识什么是档案,发展档案学理论提供了新的视角。

对于政府信息公开引发的档案学理论的困惑和问题,笔者认为,在档案学理论研究中要遵循系统性、连续性和独立性的原则。其一,系统性。档案学理论应是系统的,在这个理论系统中,尤其是档案学基本概念和档案学基础理论应基本系统一致,互相吻合,不应出现在局部合理,而与系统中的其他部分不相协调或者自相矛盾的现象。其二,连续性。档案学中的基本概念和基础理论如果是基本正确的话,那么,它就应该有连续性,它不应因不同需要的变化而变化,档案的本质应该说是不会变化的。不应不顾档案学的基本概念和基础理论,把某些非档案本质的属性放大成档案的本质属性。其三,独立性。档案学理论虽不应脱离实践,但也有相对的独立性,它不为解释实践的合理性而存在,某些实践的存在并不完全合理。某些法规也不能代替档案学理论。

参考文献:

[1]王茂跃.开放现行文件理论依据的若干观点简评[J].北京档案,2004,(3).

[2]陈永生.从政务公开制度反思档案开放——档案开放若干问题研究之二[J].浙江档案,2007,(7).

[3]理明.政府信息公开≠档案信息公开[J].浙江档案,2008,(1).

[4]刘东斌.档案形成在前说对现行文件公开利用的解读——七论档案形成在前[J].档案管理,2008,(4).

[5]刘东斌.档案形成在前说对电子档案管理的启示[J].档案管理,2007,(3).

[6]冯惠玲主编.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,2001,2.

(责任编辑/彭巍)