现代企业管理中的档案规范化创新管理与信息化管理

2023-01-23牛海涛北京京能地质工程有限公司

现代企业文化 2022年31期

牛海涛北京京能地质工程有限公司

在企业发展过程中，若是能够有效利用与管理档案资源，则能够帮助企业实现现代化管理，提高企业的管理水平。企业档案资源的开发也能够促进企业生产经营效率与技术的提升。因此，企业管理人员促进企业档案实现规范化创新管理与信息化管理。在这个过程中，企业人员应首先认识到档案规范化创新管理与信息化管理的意义、要求，深入分析现代企业管理中档案管理现状，并深入探究现代企业管理中的档案管理规范化，创新管理与信息化管理路径，为企业发展提供源动力。

一、档案规范化创新管理与信息化管理的意义

对于企业而言，档案是其在发展过程中直接形成的历史记录，主要记录企业在不同时期进行生产经营的整个过程，并作为参考资料帮助企业决策。在新经济形势下，企业的生产经营过程与管理过程呈现多样化发展，其生产技术水平与管理手段也随之不断更新完善，并由此延伸出更多的管理需求[1]。在这样的情况下，档案管理工作人员应尽可能提高自己的工作效率与质量。从企业发展的角度来讲，要想构建起合理的信息系统，档案管理工作非常关键。在这样的情况下，企业可以借助一定的手段来为档案规范化、信息化建设提供推动力，从而实现可持续发展。在时代的高速发展之下，市场环境随之发生了巨大的变化，企业应与时俱进的创新工作理念与技术，在积累经验的同时实现技术进步。在这个过程中，企业可以参考借鉴保存的档案资源。所以，加强档案管理规范化与信息化建设很有必要，能够切实提升企业的管理质量，从而为企业的长期稳定发展奠定牢固的基础。从一定意义上来讲，企业要想实现现代化管理，档案规范化创新管理与信息化管理很有必要，是其重要前提，也是其高速发展过程中不可或缺的一部分[2]。

二、档案规范化创新管理与信息化管理的要求

第一，精准收集档案资料。企业要想实现档案规范化，创新管理与信息化管理，则必须能够精准收集各项档案资料。这是因为，企业在不同发展阶段都会产生大量的档案资料，档案管理人员应能够准确识别收集这些资料，并对其进行科学化的分类与归纳，做到精准收集，推动档案管理规范化建设。新时代以来，互联网等新兴技术在各行业与各领域中都进行了普遍应用与深度应用，企业档案管理也受其影响管理方向更加明确，管理手段更加多样，档案收藏方式更加便捷，资料收集质量更加高效。档案管理部门可以通过互联网等新兴技术以较快的速度准确识别各类数据信息，发挥技术优势为档案资料的完整性和有效性提供保障，让企业档案规范化、信息化管理具备技术支撑与资料支持，明确档案精准服务的方向。当然，档案管理信息化、规范化建设可以从一定意义上节省工作时间与人员精力，让与档案工作有关或需要档案资源支撑自身工作的人员都能够以更好更快的方式调阅数据信息，进一步提高档案管理工作的质量与效率，使其实现从量变到质变的飞跃，紧密联系各工作环节，最大限度地发挥档案管理工作的推动作用[3]。

第二，优化档案资源。对于企业而言，档案管理规范化建设非常重要，能够优化与整合档案资源，为后续档案管理的高效率提供基础。信息技术在档案管理过程中的应用能够加速数据资源的传播，让企业档案管理规范化有了新的途径与渠道。因此，档案规范化创新管理与信息化管理应能够让信息技术真正参与到企业的生产经营过程，实现档案资源信息化管理。显而易见，企业应借助信息技术优势对档案资源进行整合，并完成优化，从而提高工作质量与效率，让档案管理形式更加丰富。同时，借助互联网等新兴技术所建立的数字化档案管理系统，可以弥补传统档案管理模式的不足，突破传统管理模式的滞后性与封闭性，有效提升档案优化的利用效果，并准确识别用户需求，让档案管理可以成为一项服务性工作，并不断提高服务质量，使该项工作变得更加便捷与人性化。除此之外，档案资源信息化管理也可以实现资源快速整合，提高员工管理档案的效率，真正实现优质管理。要知道的是，在传统工作模式中，档案管理需要应用到大量纸质文件与资料，其所需空间较大，对存储环境要求较高，要防虫、防潮、防霉等。而档案管理信息化技术则可以将其转为数字化管理，通过档案管理系统或App 对资料进行云储存，防止出现纸质资料被损坏的情况，让相关人员能够更加方便快捷的传播和调阅，而不会出现资料丢失损坏的情况，也没有缺少存储空间的烦恼。因此，档案管理信息化建设可以提高工作实效性，为企业的长期稳定发展提供动力。

三、现代企业管理中档案管理现状

第一，不重视档案管理工作。基于企业角度，档案管理贯穿了其不同阶段与不同时期，这也说明了档案管理工作必然涉及了企业的各个领域，涵盖了企业发展的全过程，其内容包含人事、文书、科技、会计等。而要规范化管理这些内容，则必须按照一定的规范要求，很显然，这是一件较为复杂的事情。档案管理规范化，既需要具备技术层面的支撑，也应被企业所有人员所关注和重视。也就是说，当企业所有人员都能提高认知程度，关注并重视档案管理工作，从而促进档案资源规范化管理。然而，时至今日，依然存在部分企业与人员在工作过程中忽视档案管理工作的情况，单一地认为该项工作就是收集资料的过程，这一点可以从多方面体现出来。一方面，很多企业对档案管理工作的投入力度不足，也没有配套的档案管理工作流程，档案管理的职责较为模糊。因企业管理需要，很多资料都要进行反复更新，但由于档案管理工作不受重视，导致部分档案资料没能及时地进行更新替换，在后续应用时出现偏差。特别是某些技术性档案回味企业的发展带来阻碍。另一方面，很多企业在档案管理人才方面的引进力度略显不足，这也是不重视档案管理工作的直接表现。部分档案管理人员都是企业直接从内部选拔的，甚至有一人兼多职的情况，使得档案管理工作很难实现高质量与高效率。很多企业档案管理工作人员专业背景不足，档案管理要求与目标均不明确，对企业发展产生不利影响。

第二，档案管理信息化水平不高。新时代以来，互联网等新兴技术不断发展进步，企业生产经营信息化建设已经是必然趋势。在这样的背景，企业新旧交接需求较多，其档案管理难度也随之提升。面对这样的情况，档案资源信息化管理很有必要。然而，因为部分企业不重视档案管理工作，无论是信息化投入还是资金投入都较少。例如，当前大部分企业都具有配套的档案管理软件，但因为企业之间存在区别，发展方向有所不同，所以，档案管理中心自然有所区别，信息化发展各有特色。企业为了保证自身的利益，通常会从节约的角度考虑，更倾向于直接购买现成软件，但这样的方式很容易导致企业在应用软件过程中无法完全契合，在操作上出现大量漏洞，最终无法保证档案管理的准确性与时效性。

第三，档案管理人员综合素质较低。据调查，很多企业在开展档案管理工作时，高素质专业管理人员较为缺乏，很多工作人员在实际工作过程中都只依赖于自身对档案管理的基本了解来完成工作，或者根据过往经验处理档案信息。在这样的模式下，很多工作人员理论基础不足，无法合理划分档案资料，缺乏相应的理解能力与档案管理思维，计算机素质也难以紧跟时代的发展。众所周知，档案管理工作的顺利开展，既要求工作人员能够精准收集档案，也要求档案管理工作人员能够科学整理和保存档案资源，所以他们必须具备档案管理专业能力与素养，能够准确对档案资料进行分类与收集，并具有基本的资料修复能力。还有部分员工在档案管理创新工作中不够积极主动，无论是新方法应用与新技术应用都有待提升。

四、现代企业管理中的档案规范化创新管理与信息化管理的具体路径

第一，健全档案资源管理体系。在企业发展的过程中，完善的档案管理体系非常重要，如此才能实现档案规范化创新管理与信息化管理。企业应本着精细化与科学化的理念处理数据信息，并依据企业发展实际状况与档案管理现状，一一调整并完善档案管理制度。企业管理人员也应深刻认识到档案规范化创新管理与信息化管理的重要意义，有计划地健全档案管理制度，并依据体制机制的变化随时修订与调整制度，确保其能够始终符合企业的发展，规范其管理职责，确保档案资源能够被有效利用[4]。

第二，提高档案管理人员综合素质。在信息时代，档案管理工作的重要性逐渐被越来越多的人所认知，在具备完善制度的前提下，也应提高档案管理工作人员的综合素质，明确工作标准与要求。企业应不断强化档案管理人才队伍建设，对工作人员进行专业教育和培训，并定期组织工作人员参与交流培训活动，从理论与实践等方面全方位提升档案工作人员综合能力，有效借鉴成功经验，依据企业实际情况完善管理模式与管理制度。除此之外，作为档案管理工作人员，自身也应在工作上有所追求，坚持学习，努力提高自己的专业技能水平，主动参与电脑操作培训与电子档案系统软件培训，确保自身具备信息化建设的基本能力。同时，企业也应强化人才招聘力度，引进更多的高素质档案管理人才，做好人才培养工作，确保所有工作人员都能具备较高的档案管理工作专业能力，最大程度地发挥档案管理对企业发展的促进作用[5]。

第三，强化档案管理信息化水平。新时代以来，各类新兴技术为档案管理信息化建设提供了技术保障，工作人员在实际工作过程中应依据时代发展特点选择合适的信息技术融入档案管理工作中，并始终掌握互联网时代的企业发展本质，实现档案管理设备、技术方面的更新换代，推动档案管理数字化发展。所以，档案管理部门应首先对工作流程进行统一规划，接着持续提高对不同工作环节的投资支持力度，有必要时可以对部分设备进行淘汰处理，选择市面上新型产品进行购置。同时，也应依据企业对档案的实际需求通过新兴互联网技术创建数字化平台，促进其规范化发展。当然，作为档案管理部门本身，也应积极引入先进的档案管理软件，提高档案资源利用率，从不同层面提高档案管理的价值。

第四，提高档案安全管理水平。在企业发展过程中，其重大决策与发展方向往往都较为机密。因此，企业档案管理工作也应积极进行规范化、法治化建设。在这个过程中，档案管理规范化建设应关注制度、人员与技术等不同方面。既要保证企业具有档案安全应急管理制度，并能够以此为依据做到档案管理工作的有序进行。这样一来，当档案管理工作出现问题时，工作人员可以及时防护、解决，保障档案管理系统的安全、高效运行。同时，工作人员的责任意识也必须不断提升，并加强法制建设与道德建设，提高防范力度，做好档案安全管理工作。要注意的是，档案管理工作人员应能够应用相关措施消除档案管理安全风险，应用最先进的互联网防火墙技术与监控技术，确保档案管理能够始终安全，并在档案管理不同模块中设置使用权限，对系统运行状态实时监测，分析与排除档案管理系统可能存在的故障，让企业各项工作都能够顺利开展。