韩晓蕾

（山东省济宁市兖州区人事考试中心）

国家重新修订档案法，旨在促进档案管理的健康发展，能够充分利用档案，为社会主义现代化发展提供支持。特别是在新时代背景下，充分发挥出信息化技术的价值意义重大，而新档案法的落实，开展档案信息化管理是新时代下的必然要求，也是推进国家档案治理现代化的重要基础，对于打造法治化档案体系意义重大。在新档案法视域下，我们要对档案信息化管理和档案制度的相关内涵和意义有充分的了解，进一步推进了档案制度的完善。

一、我国档案法发展历程及相关制度

（一）最初形成

在第六届全国人代会上，正式通过了《档案法》，这也标志着我国的档案法从国家治理体系上有了明确的思路，对档案相关的地位和义务进行了明确，规定了国家档案的概念范围，也明确了档案的权利义务，为档案管理提供了法律依据。档案法的创立确定了内部组织系统和基本原则，划分了档案机构的体制、职责以及性质，并明确规定了档案的流程业务，实现了有法可依。

（二）逐步完善

为了满足时代发展的要求，国家在1996年第一次对《档案法》进行了修订，对新形势下面临的档案工作和制度问题进行了改善，明确了档案转让的限制，使国家利益和档案所有者的利益得到了保障。对档案馆的职责有了明确规定，确保可以将自身的职能充分发挥出来，并加强了对档案部门的行政管理职能，对行政处罚权进行了规定，使档案行政监督的责任及主体作用得到了明确。在2016年对《档案法》进行了第二次修订，对不属于国家或社会有保存价值的档案审批事项取消，包含的内容有：个人所有权、集体所有权以及其他等同作用档案审批的转让或出卖，尤其是对赠送或买卖给国外组织的规定进行了严格要求，使我国档案的利益得到有效保障。

（三）重大修改

在2021年正式实施的新的《档案法》，重新完善了档案治理能力和治理体系。首先，对档案信息化法律规定有了明确要求。在提出的档案信息化建设上，确定了网络信息技术对档案管理的重要价值，并加快了对档案工作的转型，尽快构建档案信息化，确定了档案信息化建设的方法、目标、要求以及责任主体。尤其是对于档案数字资源共享、建设数字档案馆等要求有了法律依据，也使档案管理制度更加健全。对档案开放制度进行了严格要求，拓宽了开放渠道和形式，对开发责任追究制度进行了明确，有了更加健全的制度和体系，确保我国档案信息建设的有序推进。

二、我国档案制度发展现状

（一）法律法规日趋完善

在新的《档案法》中，对档案收集和保管制度有了更加明确的要求，并对档案材料的分类标准和适用范围进行了规定，扩大了档案收集的范围。在新的档案法中，有法律条文明确规定了档案存放的单位和要求，对管理制度进行了改善优化，实现了合理存放，充分发挥出了档案的使用价值。

比如，在本次疫情中，疫情档案起到了非常重要的作用，国家也针对疫情突发事件档案保管有明确的规定，详细记录了档案的存取、移交等行为，降低了档案泄露的风险，并制定了应急预案。

（二）档案制度约束范围得到拓展

在当前信息化时代下，电子档案资源也变得越发丰富，开展档案信息化建设也逐渐加大了投入力度，在近些年取得了非常显著的成果。而且新的档案法有了健全的法律法规，对各个层面进行了细致化要求。同时，为了确保档案信息化建设的顺利推进，要求各地方加大对档案信息化的推进力度，并由技术层面和规范层面出发，规定了电子档案的高效性应用和安全性存储。

（三）档案制度约束力逐渐加强

新档案法中规定要遵循档案义务和权利的统一原则，并规定了企事业单位、政党、国家机关以及公民都有保护档案的义务，并享有利用档案的权利。档案法最初的时候是为了维护档案的基础性义务，而新的档案法中，在法律上明确规定了居民档案的应用权利，并制定了相关制度。比如，档案鉴定制度、档案服务监管制度等，都是为了对档案应用权利范围进行明确。

三、档案信息化管理原则

（一）规范性原则

在开展档案信息化管理的时候，档案人员要对数字化应用、软件开发以及相关的硬件设施有充分的了解，在这一过程中必须遵循相关的法律法规。电子文件在整个运行周期内，不同的构成要素会随着时间的变化而变化，需要根据不同的对象和个案进行规范化控制。对于电子档案来说，必须要遵循规范的程序要求，在落实电子档案管理规范中，其中一项关键内容就是电子档案元数据的管理，要不定期开展记录和审计工作。

（二）文档一体标准化原则

作为档案信息化管理的基本要求，在构建办公自动化的时候要加强软硬件设施的投入力度，并整合档案的收传及存储，实现电子档案与纸质档案的同步归档。对于档案馆来说，要尽快搭建数字化平台，确保档案规范性发展，制定健全的标准规范，并利用信息化技术确保档案在有序运转，实现规范化、信息化和标准化的发展。

（三）归档双轨制原则

在新档案法中，对来源和可靠性有非常明确的要求，所有的电子档案都要经过法定形成者的确认和授权。将纸质档案转变为电子档案的时候，这一过程必须要遵循档案归档的双轨制原则，按照国家的相关规定要求两者要同时归档保存。

（四）安全与实用性原则

随着档案信息化和数字化的深入，管理流程和方式也主要通过计算机完成，因为网络的开放性，在管理档案工作的时候可能会受到侵袭，这就需要相关人员加强网络安全的保障工作，应用先进的保密技术，重点考虑安全保密原则。尤其是对于密级性高的电子档案，要对内外影响因素充分考虑。除了做好网络上的安全防护工作之外，对电子档案的备份、存档也要严格执行国家及地方规定，确保电子档案的存放不会出现差错。

（五）人才储备原则

想要持续发展档案信息化管理工作，需要有专业技术人才的支持。因此，档案工作者对于计算机技术、电子文件管理技能、档案专业知识要不断学习。各单位也要加大对人才的培养力度，为其提供学习进修的机会，让档案人员及时掌握先进的技术和理念，不断提升他们的综合素养，树立正确的价值观和服务观。

四、新旧档案法在信息化建设上的差别

（一）增加了大量的信息化建设内容

在最新修订的档案法中，关于档案信息化建设的内容增加了6条，主要包含的内容为电子文档的运用和管理，旨在通过网络技术、信息化技术充分发挥出电子档案的价值，也为打造数字化档案提供重要支持。尤其是在当前新形势下，如果做好电子档案的管理工作，在新的修订中有明确指示。当前需要做的是对档案信息资源利用渠道进行拓展，加大对档案信息化建设的力度，尽快建立信息化服务平台。

（二）消除了传统档案管理的弊端

在新时代档案管理工作中，要充分利用信息化技术和互联网资源，将新旧档案管理的优势充分结合起来，为档案信息化建设发展提供重要支持。并以信息技术为基础，搭建共享服务平台，利用平台为广大的人民群众提供健全、优质的档案管理信息服务，扩展查档区域，创新档案管理方式和渠道，满足用户的档案需求。

五、基于新档案法的档案信息化创新路径

随着信息化时代的到来，传统的档案管理和运用已经无法满足新时代的要求，需要充分利用先进的计算机技术、网络技术、信息技术等开展档案信息化管理，丰富档案内容，充分发挥出档案的价值。

（一）相关部门要加强重视

档案管理人员要紧跟时代发展的步伐，对档案先进的管理经验和技术有充分的了解，对自身工作的重要性有正确的认识，严格按照国家的法律法规和地方的规定要求开展档案管理。相关单位也要对人员的信息化意识培育多加关注，定期开展档案工作指导，让其树立良好的信息化意识。可以通过举办信息化讲座、思想教育大会的方式提升管理人员的档案信息化建设意识，并使他们的服务能力和专业水平得到提升。相关部门也要对档案信息管理软件的开发利用多加关注，为实现单位办公自动化系统与档案信息化平台的融合提供重要支持。

（二）打好信息化建设基础

首先要做的是对工作标准进行统一，严格按照相关的法律法规学习档案相关知识，对国内外的档案信息化发展现状有充分的了解，为规划电子档案管理内容提供支持。其次，按照计划以及实际情况开展数字化档案建设，使档案使用效率得到提升。最后，对档案室信息化设备设施进行健全，合理布置档案室办公区域，为确保档案信息化建设的顺利推进奠定良好的基础。档案人员在开展工作的时候，要贯彻落实《全国档案信息化建设实施纲要》中的要求，结合新的档案法明确电子档案的适用范围和要求，积极学习先进的信息技术，在档案管理工作中融入进来，提高档案的使用效率。

（三）健全档案信息安全保障体系

想要确保数字化档案资源的网络安全问题，首先需要做的是对档案源头做好把控工作，对整个环节加强管理，制定健全的档案信息安全保障体系。实际在开展工作时，要对电子档案的存储备份、归档、查阅以及修改全程进行监管记录，并对存储环境和设施不断进行改进。其次是定期对档案人员开展培训工作，让他们及时了解档案安全设备的应用、安全保密知识以及法制条例，杜绝出现档案买卖、泄密、失密事件。

（四）加大档案人才培养力度

在信息化时代背景下，对于档案信息化建设来说人才是最为核心的组成部分，对档案管理质量和水平有直接影响。要求档案机构要加强对人才的培养力度，根据新档案法的指导要求，培养复合型档案管理人员。在举办培训活动的时候，可以通过举行档案信息化操作比赛、安全知识竞赛等多样化方式，激发出档案人员的工作和学习热情，不断提升他们的综合素养，也对档案队伍结构的优化有非常显著的效果。如果单位业务部门比较多，需要管理的档案内容繁杂，需要增加专兼职档案人员，并安排相应人员到业务部门进行锻炼，这样对于档案生成机制有一定的了解，可以为档案信息化的推进提供技术支持。

（五）完善安全保密及监管机制

对于档案信息化建设管理工作，政府部门要结合当地的发展情况，从法律法规层面制定健全的监管机制和安全保密制度。以此监管档案人员的政治思想觉悟、技术能力，尽可能减少潜在安全风险对档案信息系统带来威胁。要积极引进先进的防火墙、安全防护技术，做好异地保存、数据备份工作，确保档案得到妥善保护。

六、档案信息化建设未来展望

在2019年修订2020年1月正式实施的《中华人民共和国档案法》中，对于档案信息化建设的未来发展路径有了明确指示。但由于我国的档案信息化发展时间较短，实际在落实的时候出现了很多问题，需要根据新档案法的规定要求制订科学的管理目标，提升档案人员的信息管理意识和信息化水平，加强信息化管理。各地方要结合自身的发展现状，推行数字档案馆的建设工作，实现数字化档案管理，这也未来档案事业的重要发展指明了方向。

七、结束语

综上所述，对于新修订的档案法，主要目的是满足新时代的发展要求，三次修订都是为了对档案工作制度进行改进优化。实际在落实新《档案法》的时候，要根据实际要求进一步细化规范要求，积极推动档案制度建设，加强对档案信息化建设的力度。充分利用先进技术和理念，确保档案信息化建设的有序推进，充分发挥出档案信息化的价值，不断提高单位的管理水平，也为我国实现档案治理能力现代化奠定坚实的基础。

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信息化管理是指以信息化带动工业化，实现企业管理现代化的过程，它是将现代信息技术与先进的管理理念相融合，转变企业生产方式、经营方式、业务流程、传统管理方式和组织方式，重新整合企业内外部资源，提高企业效率和效益、增强企业竞争力的过程。

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。（智能化工具又称信息化的生产工具。它一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能。）与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。