鲁莉莉

（徐州市勘察测绘研究院有限公司）

为了能够更加切实可行地优化测绘档案管理工作，工作人员需要进行多方面的思考。此项工作具有较强的专业性和复杂性，其中涉及到的数据信息错综复杂，只有进行科学合理的整合，才能够真正发挥出其中的价值。测绘档案当中包含了图文信息、成果成图等资料，能够为社会各界的顺利发展提供重要保障，这便更加显现出测绘档案管理工作的重要价值。档案当中的所有内容都源于对相关资料的科学整理和有效保存，工作人员需要严格按照其中的规章制度妥善保管资料信息。在先进科学技术的支持下，测绘档案的展现形式也产生了一定的变化，有纸质档案转变为更为先进的电子档案，这就要求相关工作人员不断提升自身的综合能力，积极学习和研究先进的管理技术，更加高效地整合测绘档案信息，为我国的经济建设工作贡献出源源不断的力量。

一、测绘档案管理中存在的问题

（一）档案质量良莠不齐，归档问题较多

测绘档案管理可以说是相当关键的工作，同时也是促进国土空间利用的基本支撑，由于在测绘单位当中，档案管理工作通常是按照职责分工进行管理和利用，所以档案工作的质量将会直接关系到档案信息的质量，关系到其有效性和合理性。档案管理工作人员的交替、变更，以及人员本身业务能力和管理水平的差异性，导致测绘档案质量也呈现出良莠不齐的现象；在部分工作者开展档案管理工作的时候，经常会引发包括档案丢失和档案脱节的问题，这将会在相当大的程度上降低测绘档案信息的质量。

（二）档案工作技术落后，管理并不科学

随着现代社会的飞速发展，各种各样的新型技术开始被广泛地应用在档案管理工作当中，但是在部分单位中却依然面临着档案工作技术落后、管理缺乏科学性和合理性的情况。换而言之，长时间延续此前的传统做法，除却在最近几年应用计算机形成的文件数据保存系统以外，在其他层面仍然是将人工操作作为关键支撑，整体技术较为落后，还并没有切实有效地强化对现代化手段和技术的利用，同时也并没有切实有效地展现出档案管理的现代化的优势。对于计算机信息技术的应用也只是被简单地限制在目录拓展方面，并没有实现对所有的测绘档案资料的信息化扫描和保存，许多历史形成的测绘档案依旧是以纸质状态存在的，很容易会受到外界环境的影响，人工查找的操作相对原始困难，难以为档案保护工作提供良好的支撑，无论是测绘档案工作质量还是工作效率都非常低，档案信息化并未获得全面和具体的应用。

（三）专职业务水准较低，管理制度落后

就目前来看，部分单位的档案管理是由大量兼职工作者负责的，并没有充足的专职技术管理工作者的支持，管理人员也并不是档案管理专业毕业的，甚至在部分情况下都没有上岗证，对于文书档案管理工作的深层次理解和认识都是较为缺乏的。即便组织过有关工作者参与到短期档案管理知识更新和技术培训教育，但是难以有效地贴合现代化档案管理的发展需求，加上工作交叉问题的存在，导致档案管理工作者对于各种业务的钻研仍然是不够深刻具体，朝向精细化管理的方向发展的时候会受到诸多方面的限制，这将会严重限制和影响测绘档案的成效的发挥和利用。在与其相互关联的制度方面，也呈现出明显的缺乏，无论是管理内容亦或是管理形式都不够具体完善，追责机制也不够健全，此类问题的长时间存在将会极大程度地限制测绘档案管理和利用工作的深度开展。

二、提升测绘档案管理工作质量

（一）提高测绘档案人员思想水平

测绘档案管理人员所需要具备的不仅是精湛的业务素养，并且需要具备高尚的道德思想，具有较高的政治觉悟。在内部需要做好日常的档案管理工作，在外部需要做好相应的保密工作。为了能够让相关工作人员在执行工作任务的时候具有更高的质量，档案管理部门应该定期组织所有工作人员参与到培训工作中，让其学习和领悟相关的法律知识，并且需要对培训成果进行考核，对于无法顺利通过考试的人员要求其回炉重造，对于能够精准掌握各项业务知识的员工则需要进行相应的物质奖励，这样能够逐步形成更加完善的学习风气。对于一些具有经济条件的工作部门，则需要聘请测绘档案管理领域的专家开展讲座，让内部员工能够充分意识到测绘档案管理工作的重要性，普及相关的法律知识，让其能够拥有更为规范的工作方式。同时。还可以组织该领域的工作人员进行交流和讨论，分享工作上的经验。随着测绘档案管理工作重要性的不断提升，工作人员需要扮演许多方面的角色，不仅需要根据数据信息的性质进行合理分类和保管，还需要扮演好信息的组织者、开发者、分析者。这就要求工作人员需要做好充分的思想准备，不断学习更多的先进知识，强化工作人员的责任感和使命感。

（二）强化档案室基础设施建设

测绘档案管理工作的顺利开展，不仅需要工作人员具有较高的职业素养，还需要档案室紧跟时代的发展趋势不断革新内部的基础设施建设，保持良好的工作秩序，保证相关数据信息的安全，这样能够在最大程度上提升档案管理工作的质量，资料档案的寿命也可以因此延长。在对档案室布置的时候，需要尽量做到办公室、档案室、阅览室具有各自独立的空间。在日常办公的过程中，需要保证档案室建筑结构的牢固，内部的门窗要严实，并根据工作环境的实际情况，设置好相应的防火、防虫、防潮等设施。对于存放摄影设备以及其他电子设备的库房，应该注重保持具有适合的湿度和温度。在保存磁盘、胶片等的时候，应该让档案室符合防磁场干扰、防潮等方面的要求。同时，当然是需要有警卫人员随时看管。在信息化技术不断革新的环境中，工作人员也需要注重提升电子档案的建立进程，将测绘信息以多种方式保存起来，并做好相关电子设备的维护工作，并给予相应的资金支持。

（三）做好测绘档案的分类归档工作

测绘管理工作涉及到的内容是较为复杂的，不仅包含一些技术性的资料，还包括验收报告、成果表、航空拍摄鉴定表等方面的内容，这些资料的形成过程较为复杂，涉及到的专业较为广泛，并且存在一些学科交叉的情况，如果存在分类归档不到位的问题，便会造成文献存档不规范的现象，其中的数据信息无法进行妥善处理。工作人员在开展归档工作前需要对各项资料进行系统化的分类，并对资料的内容进行严格审查后验收，从多个角度了解到测绘项目的主要内容，明确归档工作的范围，做好归档移交手续。在进行移交工作的时候，还需要记录好移交的期限，移交材料的最终版本，并对其中涉及到的数据信息验收结果进行检查。在归档时，工作人员需要严格依照国家的相关法律规定执行此项任务，对其中涉及到的机密信息需要严格按照执行标准进行相应处理。只有做好上述工作才能够保证各项资料得到更好的保存。

三、充分发挥测绘档案利用价值

（一）强化自主服务意识

测绘档案工作在实施过程中需要进行多角度的延伸，不能仅停留在收集和保存数据信息上，还需要根据当前的社会发展形势以及经济建设工作需要不断革新原本的管理模式，这样才能够更加高效地利用测绘档案内部的数据信息，其中包含的信息产品可以彰显出其具有的社会价值。为此，相关工作人员应该不断提升自身的自主服务意识，积极利用工作之余时间研究各类用户的实际需求，并结合测绘档案当中的要点内容改变自身的工作方式，让其能够在社会发挥出更加重要的作用。在使用测绘档案的时候，需要严格依照国家相关规定和程序提供相应的借阅服务，在进行复印工作的时候也需要对其中的内容进行严格审查，对于一些机密性的数据信息不予外借，只有出示相关部门的审批材料方可借阅。其中产生的各种费用需要按照规定收取，并做好各项登记工作，经手人以及借用人需要签字确认。同时，测绘档案管理人员还需要对电子信息技术进行精细化的研究，利用网络平台做好相应的信息库开发工作，这样能够更加高效地传播最新的测绘信息，并且能够进一步完善测绘工作的成果，为社会提供更加便捷的服务。

（二）搭建电子网络平台

在当今社会中，传统的档案借阅方式已经无法满足人们的基本需求，工作人员需要研究和使用更加先进的科学技术解决相关问题。如今，电子化、信息化的工作模式已经成为历史发展的必然趋势，相关测绘工作部门应该给予高度的重视，根据当地的实际情况建设信息公开服务平台，并且需要重视构建测绘档案网络，这样能够更加高效地分享测绘成果，并且能够帮助各行各业的工作人员查询自己所需要的档案信息。进而提供更好的借鉴作用，为客户群体提供更为广阔的探索空间，让测绘档案信息查询工作可以突破时间的限制和空间的局限，真正服务于社会各界群体。档案管理部门工作人员需要定期在互联网平台上发布测绘成果信息，并且需要提供资料查询服务，做好数据分发工作，公布各种基础服务信息，真正实现各项数据资源的共享。

（三）开发应用地理信息资源

众所周知，测绘档案是静态化的信息资源，如果想要最为有效地发挥和呈现出其在社会发展过程中的价值，将其转变为动态化信息是具有极为重要的理论意义和现实作用的，纵观目前测绘档案管理工作的形态和模式，可以发现许多单位仍然将传统管理模式作为核心，这不仅会导致档案作用和效益无法被有效地发挥和呈现，而且还难以且和社会经济建设和发展的目标需求。所以这就自然要求在实际开展工作的过程中，如果想要最为有效地展现出测绘档案的效益，强化对其的应用，就有必要做好前期针对测绘档案资料的收纳、整理和保存，这是前提支撑更是重中之重，具体来讲，首先，相关工作者需要积极有效地优化和改进服务思想，切实有效地促进服务质量的提升，全面优化和完善服务的形态和模式；其次，切实有效地形成完整的开放化意识，从深度和广度这两方面同步着手，优化和完善服务的形态和模式；再次，全面促进测绘档案管理信息化工作建设力度和效益的提升，充分意识到测绘档案信息安全的重要性；最后，促进对各种新技术和新思想的应用，使其成为测绘管理工作的重要组成部分，积极有效地推进测绘档案管理质量和效率的上升，以此来保障地理信息资源可以获得更为充分的应用。

（四）改进资料检索方法

针对测绘档案的利用需要追求高效化这一重要原则和特征，在针对性地完成资料收集工作以后，应该及时有效地做好整理，同时完成登记工作。资料登记不仅是资料收进的明细账，而且还是供相关工作人员查询资料的重要检索工具，同时也可以为编制其他各种检索工具提供必要的材料支持。需要构建完整化的信息检索机制，换而言之，不仅需要应用到卡片目录、书本目录，而且还需要充分增强对计算机信息管理技术的应用，以此来保证资料信息检索现代化目标可以被有效地贯彻落实，这包括对此前的各种测绘信息资料进行适当的标引，同时还需要全面地搜集更为充足的资源信息，以便于真正意义地促进资料信息检索的质量和速度的提升，保证资料可以被及时地进行应用。

（五）做好公开和保密工作

测绘档案管理部门工作人员需要按照国家规定依法提供信息，保证其中各项数据的真实准确，为公众提供高质量的服务。同时，工作人员需要对测绘档案的性质进行合理划分，严禁外泄涉及到国家安全机密的信息，并且需要主动公开其他测绘档案信息，如基础的测绘成果，以及地理信息标准目录等内容可以在各个平台公开展示，提供更加便捷的服务。不仅如此，相关部门的工作人员在进行信息公开的时候需要严格遵循相关程序。比如，业务主管部门的负责人需要对拟公开信息的内容进行多角度的核实，确保内容的真实性；如果需要对人员的信息进行公开处理，则需要对其进行保密审查；对于不涉及国家机密的公文，在公开之前，需要注明能否在网上进行展示；公开工作需要有关负责人进行严格的审核；任何的测绘信息都需要使用适合的方式予以公开。测绘档案室需要有专门的负责人进行看管，并根据需求，制定严格的保密制度，每个管理人员都需要明确自身职责，做好公开和保密工作。为了能够切实提升管理人员的工作质量，还需要制定科学合理的奖惩机制。对于能够妥善处理各项工作的员工需要给予适当的物质奖励，而在工作中出现失误的员工则需要根据所犯错误的程度实施相应的惩罚。在处理电子档案信息时，工作人员一定要做好定期的更新工作，并且需要对其中的数据信息进行维护，数据信息库需要及时进行备份，这样才能够在最大程度上排除各种不定因素对档案库安全性的影响，防止出现因网络故障或者病毒攻击等造成的信息丢失情况。

四、结束语

综上所述，做好测绘档案管理工作对于社会的发展有着十分重要的作用。测绘档案管理科技的进步不仅能够提供重要的历史凭证，也能够促进国家经济建设工作的顺利发展，可以为军事、政治等工作领域提供重要的基础参考资料。测绘档案所提供的数据信息以及图文资料等能够直接用于国防建设工作，帮助国家做好军事部署，为重大的政治决策提供参考。因此，做好新时代的测绘档案管理工作具有重大意义，促进相关工作更加规范，并且具有信息智能化的特点，为我国发展建设提供源源不断的动力。