天津外国语大学滨海外事学院 杨小溪

随着信息技术的迅速发展，我国高校教学管理工作迈上了新的台阶。所有高校都实现了对教务信息管理系统的建立，达到了网上办公，既方便了学生考试信息查询，又为学生学习信息的上传提供了便利，还降低了人工劳动成本。教学秘书是教务信息管理的中间环节，是教学主管领导的助手，是教学工作的基层管理者，可以说在高校的教学管理中离不开教学秘书。随着高校的发展，教学秘书的作用不断增大，也逐渐体现出了教学秘书的价值。

一、高校教学秘书在教学管理方面的价值

在高校的教学管理中，教学秘书就如同一瓶润滑剂，发挥着润滑作用的同时，协调和加速高校教学工作。随着教学秘书价值作用的体现，学院领导和教师、学生也都需要尊重教学秘书，理解教学秘书，如此方能保障学校教学管理工作的有序开展。每学期初，教学秘书要协助学院领导和教师，在检查学生的返校情况和教学运转情况后，检查教师上课的到位情况和备课情况。在期中，则需要在对教师的教学情况和科研情况进行了解后，检查每门学科的教师是否制订了明确的授课计划，是否依据计划讲解课程。教学秘书还需要在了解了学生的课程学习情况后，了解学生是否有不同的学习想法，是否对教师的教学内容、教学方法、教学方案和教学目标等提出不同的意见。以这些情况的了解为依据，书写详细的期中检查报告，送往教务处备案。在期末，教学秘书则要在学院主管的领导下，对教师的出题情况、考场纪律等进行检查，还要登录校园网，对学生的考试成绩进行查询和总结。教学秘书作为这一系列工作的执行者，通过劳动为学院教学管理工作的顺利实施提供了坚实力量，学生才能放心学习，教师才能有序教学，收获良好的教学效果。

高校教学秘书的每一项工作都有着非凡的价值意义，也有着连续性和系统性等特性，因而教学秘书的价值不仅在工作任务中有所体现，在和他人的交往中也得到了积极体现。教学活动是高校一切日常教学管理工作的核心，其看起来简单无奇，实际上纷繁复杂。教学秘书需要制定教学进度表，明确自己的职责，按照职责制度规定，有计划地安排自己的教学管理工作，使得学校可以如期展开各项教学和科研任务。教学秘书需要协助教师，对教学课表、教学日历进行设置，在了解了学生的学习情况后有针对性地安排教学任务，调整专业情况，考查学生的学习情况，以教学实情为依据，实行调课和停课。还需要帮助教师一起安排考试，在对教师每日的工作量进行统计后，对各学科教师各学期的考试试卷进行收集后，以此为基础展开教师课堂教学质量评估。在学生方面，教学秘书要协助学校的其他工作人员制作新生名单、注册课程，在征订学生的教材后组织学生选课，让学生以自己的意愿安排课程表。教学秘书还要协助档案管理人员整理学生各学期的考试试卷，归纳学生的档案，组织学生补考或者重修考试，在了解学生的学习需求后组织学生参与各等级考试，如英语四六级和计算机等级考试等。教学秘书需要对学生的期末成绩进行了解后对其进行总结，需要对学生的学籍处理情况进行统计，在整理学籍异动材料后和其他专业人员一起审查毕业生资格，要整理毕业生的毕业档案，对毕业生的毕业重修情况和毕业论文进行统计整理和归档，协助教师开展毕业生质量调查，在对毕业生的电子学籍进行归纳后对毕业生的毕业证书进行发放。除此之外，教学秘书还需要在全体教师教学会议中做好会议记录，要协助教师进行教学评估，要下达归档教学文件、教学通知，建立教务系统，绘制各类教学表格，通报教学情况等。若是在高校的教学管理工作中，没有教学秘书的辛勤劳动，那么高校许多教学工作就无法顺利展开。

二、高校教学秘书教学管理的工作实践

（一）解放思想，树立正确的价值观

教学秘书岗位是学校的正规编制岗位，也是服务师生的岗位，更是一条基层线。综合来看，其和其他同等级别的行政工作人员是同样的，所享受的待遇也该是同等的，只是服务的对象和形式存在差别。教学秘书应该正确认知自己的职业岗位，尊重和重视自己的工作职业，要对传统歧视此岗位的不良思想进行摒弃，在实际工作中各司其职。教学秘书要对陈旧的思维定式进行摆脱，突破以往行为习惯的限制，对先进的开放性思想进行学习和吸收。此外，教学秘书属于高校的“大管家”，许多工作都离不开教学秘书。为此，教学秘书需要转变以往的工作观念，树立“干一行爱一行行一行”的理念，无论是在学习还是工作中都要热爱学习，热爱工作，对工作充满热情。在新形势下，教学秘书还需要牢固树立爱岗敬业、服务育人和主人翁的意识，要在认真工作的基础上，赋予创新性和创造性，要在思维的发散中，对问题进行发现分析和解决。

（二）勤快是做好教学秘书工作的先决条件

首先，勤快是教学秘书作为自己本职工作的重要先决条件。作为一个服务性岗位，教学秘书的服务面广、服务性强，因而教学秘书应该勤快。具体来说，高校的教学秘书需要在工作中勤于思考，在问题的解决中勤于钻研，教学秘书要将刻苦钻研的态度投入工作之中，转变工作方式和工作思路。在信息化时代背景下，学校教师都广泛应用信息技术，教学秘书也需要在工作中加强自己的信息技术操作能力，要在了解了办公软件操作技能后以网络技术为基础，熟练运用教务管理信息系统，以此在增强自己的现代化信息管理技术能力后提升专业理论水平。

其次，教学秘书工作是一项需要科学排序教学活动若干环节、加强相应信息资料整理提供的复杂性系统工作。在实践中，教学秘书自然也就需要以周、月、学期和学年为单位，在对杂乱零散的工作内容进行合理分布后，以点成线、以线成面的方式对具体的工作时间段进行科学设置，在分析工作各环节中存在的潜在联系和规律后总结工作中的应办事项。教学秘书还需要在行政上接受来自学院和系部领导的指导，要以多渠道对岗位信息和行政指令进行获取；要以信息来源和工作指示为依据，上传信息下达命令；要勤记、勤跑和勤汇报，在心中排列紧急工作的顺序，勤于记录工作事项；要以事项的轻重缓急为核心制作工作日志，连贯性整理工作思路和工作事项。教学秘书还需要条理清晰和层次分明地进行工作总结，并总结自己的实践业务经验和技巧。如此一来，不仅加强了工作任务的完成度，还可以弥补工作任务累积所导致的疏漏，能够在及时的补救措施中提高工作效率，增强业务能力。

（三）加强档案管理工作

高校教学秘书实际上还需要加强档案管理工作。教学秘书要以系部的办学特色为依据，在正确认知档案管理工作后积极管理档案，建立文件资料归档制度，完善制度，严格执行制度，明朗清晰地标明每份文件的出处和去处。教学秘书还要用特殊的方式对诸如历年试卷、学生学期课程的考试成绩单等特殊的纸质文件档案进行特殊保管，要在及时整理文件档案后装订成册，以此科学化合理化和规范化工作流程。同时，教学秘书需要在教务信息管理系统寻找对应的文件档案；在工作实际的联合中，对档案资料进行分析，对有用的信息进行提炼；在丰富的资源中增强档案安全管理措施。学校方面则可以以教学秘书的档案管理工作情况为依据，组织对应的秘书工作交流会，让不同的教学秘书对自己的专业知识和工作技巧等进行面对面的深入交流。利用这样的方式，让教学秘书熟悉业务，强化归档意识，在尽职尽责的工作中积累经验，提升业务能力。

高校教学秘书岗位只是一个平凡的工作岗位，但因为工作任务的纷繁复杂而创造着不平凡的工作奇迹。一个合格的教学秘书理应在更新自己的工作理念下，尊重自己的工作，重视自己的工作，不辞辛苦地坚守岗位，勇于承担责任。在新时期，高校教学秘书将会迎接更多的挑战，承担更多的工作职责。对此，高校教学秘书需要坚守岗位，全面迎接挑战，创新方式，明确职责后挺住压力，通过教学管理方式的创新体现自己的价值，发挥自己的作用，创造非凡的业绩。