侯博

摘要：随着计算机技术的快速发展，使人们步人了一个信息化的时代，信息化是当今世界经济和社会发展的主流。同时档案的电子化管理，档案信息数字化也面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，本文旨在对以计算机为代表的信息化在档案管理中的应用加以研究，以期尽可能的提高档案管理的效率。

关键词：档案管理;信息化;措施

前言

信息化档案管理是通过利用当代信息技术对资料进行管理、储存以及开发。做好信息化档案管理建设，对电子档案加强管理和使用，就要树立档案现代化的管理理念，用科技手段实现档案管理信息化，提高档案利用价值，充分发挥出档案的社会效益及隐性经济效益，这是信息化档案建设重点任务。

1什么是档案管理的信息化

档案是各单位必不可少的信息资源，档案工作反映的是一个单位的历史面貌，所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。也就是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享。这是一个长期发展的过程，在这一过程中，要不断地利用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

2档案信息化发展的影响因素

2.1档案信息化发展的水平因素

在档案管理信息化发展的过程中，因为受到守旧和单一的档案管理和技术的作用，就会致使在档案管理的处理不够合理，尽管档案管理的相关部门具有较好的高科技技术和计划，但是，其操作人员在实际操作的过程中难以把技术和档案管理的实际工作高效的进行结合，仅仅把这些机器设备应用于平时的操作中。因此，档案管理人员是否能使用计算机技术来增加自身的操作性能，对档案管理内容实施数据化分析和管理，高效的提升档案管理层次和利用效率，而这个是约束我国档案信息化发展中非常关键的因素。

2.2档案信息化发展的认知因素

在档案信息化发展中，档案管理中相关部门高层对档案信息管理的关注度不够，在相关的档案管理程序中，没有完整的档案信息管理体制，对其档案信息发展的管理认识远远不足。而在档案管理的进程中，因为其档案操作人员受到了守旧的管理思想的作用，对档案信息实施了搜集，并无法实施较为具体的处理与使用，无法发挥其自身档案的作用，造成了档案无法实施其存在意义。

3推动信息化档案管理的发展措施

3.1完善档案信息化管理体系的建设

要建立完善的档案信息化管理体系，提高档案信息化水平，制定档案管理信息化的总体规划，推动档案信息化协调发展。加强事业单位档案管理应用软件的开发和应用，档案管理信息化每个步骤都应有其相应的标准，应制定重点行业档案工作規范，标准化和规范化是衡量当代档案管理信息化水平的重要标志，它是档案信息化建设中的一项重要内容。加强档案管理信息化的标准体系建设，实现科学管理。提高档案管理部门工作的规范性和有效性，要制定规范的电子档案管理制度，要严格遵守电子档案管理的相关制度和规范，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，确保档案信息化工作有章可循。

3.2加大资金投入

虽然在信息化档案管理建设中投入资金，但是，就完善档案管理所提高的效率来说，还是非常值得的，加大信息化管理建设中的资金投入，能够更好的推进档案管理信息化建设的开展。一定要把经费切实投入到信息化档案建设中去，保证各单位在档案管理信息化建设中有足够的经费支持，更好的开展信息化建设工作。软、硬件基础设施是保证档案管理正常运行的基础，是档案信息化建设不可缺少的基本条件，只有保证档案管理的硬件设施符合标准，才能保证档案的信息化能正常的运行。要切实将经费用到档案管理的信息化建设中，按要求采购相关软件及设备，给档案管理信息化建设提供充足的物质保障。

3.3加强专业技能的培训、提高综合素质

加快档案信息化建设步伐，人才是关键，档案管理人员的专业技能和综合素质在事业单位的档案管理信息化建设中发挥着重要的作用，综合素质的高低直接影响着档案管理的信息化建设进程。所以，必须加强档案信息化人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高档案人员掌握和管理信息化技术的技能，提高他们在计算机和信息平台使用技能水平，不断提升他们的综合素质，满足社会发展对档案工作的需要，从而有效地推动档案管理的信息化建设。

3.4加强安全保障体系建设

要建立健全和完善事业单位的档案信息安全保障体系，制定信息化档案的严格安全措施，确保档案信息的安全。信息安全保障体系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性”的具有预警、保护、检测、响应和恢复能力的综合性信息系统防护体系，目的是实现档案信息及管理系统的安全，确保电子档案的安全性，是保护信息化网络安全的最有效、最经济的措施之一。安全保障是事业单位档案管理需要重点考察的问题，提高事业单位档案管理的安全水平，首先需要从优化信息系统开始，信息系统优化需要有专业的系统设计人员进行，并对系统的安全性进行有效监测，对安全漏洞给予及时补丁。其次需要确保信息的录入无误，防止重要信息在扫描或者录入时发生交错偏差。只有在信息系统和信息系统使用时按照规则及相关要求实施，才能确保档案管理信息化的安全性。

4档案管理信息化是档案管理的发展趋势

档案管理信息化是档案管理工作的重要发展趋势，也是对传统档案管理工作的有效改革。信息技术及信息产业的飞速发展为档案信息化带来难得的机会同时也提出了严峻挑战。档案信息化是现阶段档案管理工作发展的重要战略阶段，实现国家信息工程的重要步骤，其意义深远而任重道远。信息化管理在提高了工作效率的基础上，促进了档案信息的交流和共享，促进了我国档案管理工作的有效开展。因此，档案管理信息化建设是档案事业面对全球信息化浪潮的必然选择。我们必须要不断完善档案管理技术，把握机遇、开拓创新，紧跟时代的步伐，以积极的姿态、有效的措施高效开发利用档案信息资源，为国家档案管理事业的稳步发展作出贡献。

结语

档案管理信息化是新时期社会事业发展对档案行业提出的要求，档案管理部门只有在国家行政部门的统一部署下，强化档案管理信息化的科学意识，制定完善的管理制度，积极改进档案管理工作设备，同时加强对档案管理人员的素质培养和技能培训，才能在时代发展的带动下更好地进行结构调整与升级，进而更快地实现档案管理的信息化，为相关单位和企业提供便利，为人们提供优质的服务。

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