摘要：强化人大履职档案管理，及时收集整理人大及其常委会日常履职所产生的各种工作报告、视察检查报告、建议督办报告、人事任命报告和文件等履职材料，做好整理归档工作，强化日常管理，提升管理实效，这不仅有助于推动人民代表大会制度贯彻落实，推进地方民主法制建设，对确保人大及其常委会监督工作走向规范化和法制化道路等方面具有重要意义。

关键词：人大档案需求导向管理实效

人大档案全面客观地反映人大及其常委会履职全貌，人大及其常委会履职内容包含执法检查、工作视察、专题调研、专题询问、旁听庭审、人事任免、听取专项工作报告、意见建议督办以及人大常委会代表工作和信访工作等内容，强化人大履职档案管理，及时收集整理人大及其常委会日常履职所产生的各种工作报告、视察检查报告、建议督办报告、人事任命报告和文件等履职材料，做好整理归档工作，强化日常管理，提升管理实效，这不仅有助于推动人民代表大会制度贯彻落实，推进地方民主法制建设，对确保人大及其常委会监督工作走向规范化和法制化道路等方面具有重要意义。本文将从人大档案构成、人大档案利用、人大档案管理实践中遇到的问题等方面入手，探讨如何以档案需求为导向，加强和提升人大档案管理实效。

一、人大档案构成

（一）会议档案。一是会务材料，包括人大会会议、人大常委会会议、人大常委会主任会议以及人大常委会组织召开的其他会议（如代表履职培训会议、人大常委会指导基层人大工作会议、县（乡）人大工作座谈会会议等）的工作报告及会议产生的相关材料;二是其他材料，包括人大会议宣传材料、人大及其常委会开展履职活动的音像资料、会议做出的决议决定、人大常委会会刊、人大会会议汇编等。

（二）履职档案。一是人大及其常委会开展的视察、检查、调研、询问、质询、评议等履职活动产生的相关材料，以及人大会议案、代表建议、常委会审议意见等;二是人大及其常委会听取和审议的各种专项工作报告及相关材料、组织开展旁聽庭审活动的相关报告、开展履职活动的照片、音频和视频材料;三是政府及其相关职能部门向人大及其常委会所做的各种工作报告和答复应询报告、议案建议办理报告等;四是代表议案、建议及督办报告，代表述职和评议报告等。

（三）出台文件。一是人大及其常委会出台的各种法律法规，如《泉州市历史文化名城保护条例》《泉州市非物质文化遗产保护条例》《泉州市华侨历史遗存保护条例》等;二是人大及其常委会出台的部门规章，如《石狮市人大常委会议事规则》《石狮市优秀议案建议评选办法》《石狮市人大常委会会议中心发言人制度》等。

（四）其他档案。除会议档案和履职档案外的其他档案材料，如代表履职活动档案、人大常委会信访档案、人大志编撰资料档案、人大及其常委会大事记、人大代表外出学习考察档案、全国人大及省人大领导莅临检查指导档案（如全国人大常委会委员长、副委员长来石狮视察检查相关档案）等。

二、人大档案利用

（一）人大内部用档。一是为制定年度监督工作计划做参考，人大常委会及其各内设工作委员会在制定专题调研、执法检查、工作视察、专题询问等年度监督工作计划时，需分析研究往年监督工作档案，才能制定出既有延续性又具针对性的监督计划;二是为开展个案监督作参照，人大及其常委会开展个案监督前，需全面了解该议题以往的监督情况，如开展“水污染防治”工作监督，需通过监督档案了解水污染存在问题、治理现状、人大审议意见落实情况等，为再次开展监督作好准备。

（二）政府部门用档。一是人大监督的政府职能部门通过学习研究人大履职档案，了解人大运行机制、监督方式、监督程序、议事规则等，确保本部门依法行政;二是政府人事部门通过人大人事任命档案了解政府工作人员任免时间、工作履历，更好地开展人力资源管理;三是政府相关部门在开展某项重大活动时（如市庆、国庆），或组织策划某项重大活动，或开展城市文化宣介等活动时，需借助人大档案获取基础的信息和数据。

（三）编撰史志用档。一是编撰“地方史志”用档，如为编撰“市志”“人大志”“年鉴”“镇志”“村志”以及机关事业单位的“部门志”提供史料支持;二是编撰“地方文史资料”用档，如为编撰“石狮改革开放史料选编”“石狮人大履职经验汇编”“石狮建市30年”等文史资料和书籍提供资料和佐证。

（四）其他用档。一是个人用档，人大任命的政府职能部门负责人和获得人大授予荣誉称号的民间人士，可以通过人大人事任命档案和人大做出的决议决定，查找、核对和确认个人履历信息;二是公共事务用档，通过人大履职档案还原和求证某些历史事件，如通过人大水务工作视察报告了解石狮引水工程建设情况、水务建设土地征迁情况，通过人大环卫工作视察报告了解石狮市政府推动环卫工作体制改革情况等;三是民间用档，一些经过拆分和重组的镇村，通过人大做出的相关决议决定和报告，了解镇、村演变和发展沿革，理清集体资产等。

三、人大档案管理实践中存在的问题

（一）缺乏专业档案管理员。基层人大机关基本没有配备专职档案管理员，档案管理工作大多由办公室人员兼任，这些档案管理员不专业而且身兼数职，甚至没有系统地接受过档案业务技能和档案法律法规学习培训，因为没有专业背景，他们“管理档案”只是简单地把归档材料集中在一起“保管”，收集不全，也管理不善，甚至无法满足“修志编史”之类用档需要，基层人大档案管理工作长期处于半瘫痪状态。

（二）档案管理工作严重滞后。档案管理工作普遍滞后于地方经济社会发展，有的地方经济社会发展很快，经济设取得辉煌成就，相应的史料归档等工作却很滞后，影响人大档案利用，重经济建设、轻档案管理的现象比较普遍，特别是基层人大，这种现象尤其突出。人大代表每年根据人民群众关注的热点难点问题开展调查研究、执法检查和工作视察，取得积极成效。但是，相关监督材料归档工作没有跟上，没有相应部门对“人大档案管理工作”开展情况进行监管。

（三）档案基础设施建设欠缺。硬件方面，有的地方人大机关甚至没有独立档案室，在杂物间或办公室角落添一排厨柜，连基本的避光、防虫、防盗、防潮条件都难以满足，甚至缺乏收集整理档案的基本文具、翻拍设备、存取设施等基本的硬件设备;软件方面，除了和日常办公共用的电脑，其他诸如档案管理所需的操作系统、编辑系统、存储和传输系统基本没有，无法正常开展档案管理工作，也不利用档案资源开发利用。

（四）档案信息化进程缓慢。人大档案特别是基层人大档案数字化和档案信息化程度普遍较低，档案数字化工作滞后，严重影响着档案信息化进程，制约着档案资源开发利用。有的地方虽然有开展档案数字化工作，也只停留在把文書档案通过扫描转化成电子文档而已，档案信息化基础设施建设、档案管理应用系统建设、档案目录数据库建设、档案信息资源建设、档案全文数据库建设、网上查档和远程服务等方面配套建设严重滞后，给人民群众使用人大档案造成不便。

四、提升人大档案管理实效的做法与建议

（一）强化档案人才队伍建设。一是按照档案管理工作要求，配备专业专职档案管理员，夯实人大档案管理工作基础，确保人大档案管理工作正常开展、有序推进;二是适时开展档案人员档案业务和知识技能培训，切实提高档案人员专业素养和业务水平，为档案管理工作提供智力保障，使档案管理真正服务档案利用;三是人大档案管理工作涉及档案收集、管理与修复、档案数字化和信息化、电子档案管理、音像档案制作等方面，根据档案管理工作需要有针对性地培养档案人才。

（二）因地制宜强化日常管理。一是由档案主管部门牵头，对辖区人大系统开展档案工作巡查，确保其依法依规开展档案管理，配备专职档案管理员、建立健全档案工作规章，根据档案管理工作需要配备相应设施设备，启动档案管理工作;二是对于还未开展档案工作的基层人大，以修编“地方志”和“年鉴”为契机，按年度、分主题做好档案收集整理和分类管理工作，如利用编撰史志的契机，将已收集整理的人大档案史料按专题系统地分类、整理、归档;三是通过检查了解基层人大档案管理工作开展情况，督促其按时做好人大履职档案资料（如人事任命、财务资料、履职材料等方面资料）收集、整理和归档等工作，并按年度做好增补维护。

（三）夯实档案基础设施建设。一是强化硬件设施建设，督促建立人大机关档案室，按相关规定做好防火防盗工作，根据工作需要配制计算机、刻录机、扫描仪、温湿度测量仪等设施设备;二是加强软件设施建设，建立健全电子文档数据库、档案目录数据库、多媒体数据库，根据需要配置相关档案管理软件（如计算机操作系统、数据库管理系统、全文检索软件等）;三是强化档案基础素材建设，通过扫描、拷贝、拍照等技术手段做好重点档案素材保护和归档工作，强化重点文书档案素材、实物档案素材、多媒体档案素材归档保护工作，全面夯实档案设施设备和基础素材建设。

（四）着力推进档案信息化建设。一是加快推进文书档案数字化工作，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术手段等将纸质文件、声像文件等传统介质文件数字化，建设档案信息数据库;二是提升档案信息化硬件设施建设，配置档案信息化所需的设施设备，如高像素翻拍机、高像素扫描仪、大容量数字存储设备等，为档案信息化建设铺平道路;三是提升档案信息化软件设施建设，全面夯实档案信息化基础设施建设，根据信息化工作需要，加快推进档案应用系统建设和档案目录数据库、档案全文数据库、档案信息资源、档案信息化标准规范等方面建设，全面提高档案信息化水平。

参考文献

[1]2014年福建省科协第14届学术年会档案分会场论文集[M].福建省档案学会编，2014

[2]徐平.全面推进依法治国与发挥地方人大作用[M].福州福建人民出版社，2015

[3]童万亨，福建省人大常委会百村调研文集[M].福州福建省人大农经委编，2003

作者简介

叶忠惠（1972.10—），男，福建浦城人，大学本科，副研究员，研究方向，档案管理。