龙良菊

摘要：在信息化环境下，个体行为数据看似毫无用处，但是当数据呈指数增长的背景下，群体行为数据能够找到一定的规律。信息化技术就是基于海量数据的收集与分析，从而总结群体行为规律，然后有的放矢的为不同个体提供个性化服务。目前我国很多企业正处于发展改革的关键时期，企业作为社会经济发展的重要力量，需要适应社会环境的变化，加强企业管理，引入先进的管理技术和理念，推动企业各方面管理的信息化建设。信息化技术在企业档案管理中的应用是必然的，符合时代发展的趋势。文章主要针对信息化环境下企业档案管理展开探讨。

关键词：信息化;油气田企业;档案管理

随着信息化进程的加快，海量的数据给很多企业带来了新的发展机遇。除了互联网公司之外，信息化技术在企业相关行业中也有重要的作用，我国很早就关注到了信息化技术在经济领域中的作用，我国很多油气田企业都已经开始了信息化建设，不仅能够推动自身技术的发展，还可以减少部分管理支出。信息化技术在企业档案管理中的应用能够提高档案收集、制作以及管理的效率，解决档案管理工作量持续增长与企业费用成本支架的矛盾。

一、油气田企业档案管理中存在的问题分析

随着现代信息技术的快速发展，企业管理正逐步朝着信息化发展，建立完善的信息系统对于企业的发展来说具有重要意义。电子产品信息的应用代表了部分企业信息化建设达到了一定的层次，信息化建设对于油气田企业管理具有较大的影响。但是电子档案由于没有比较完善的操作规范，并且不同企业采取的管理方式不同，没有专门的档案管理人员，更是没有详细的管理制度，电子档案在保存与使用过程中容易发生档案缺失或损坏的情况。

1.权责不清、管理分散

油气田企业档案管理主要包括了以下几种类型：①文书档案、人事档案、经济档案，这些通常都是由行政部门负责上传与管理的;②图片、影像等资料，这些通常都是由宣传部门负责保存;③部分科学研究的影像资料，通常都是由技术部门负责保存;⑤日常办公中的电子文档，这些文档主要是储存在部分科技人员的办公电脑中;⑥文献、教研档案，此类档案多储存在企业图书馆。企业电子档案来源不同且由不同的部门负责管理，并且档案之间又有密切的关联，很难划分各个部门在档案管理中的权责。

2.档案管理意识薄弱

虽然油气田企业积极开展信息化建设，建立了档案管理系统，但是部分油气田企业没有加强院内宣传，系统虽然建立了，但是一些该作者并没有电子档案收集与储存的习惯，在企业运行过程中所产生的海量电子档案没有及时上传至系统中，只是简单的保存在其办公电脑中，缺乏及时归档的意识，导致电子档案经常出现丢失或缺损的情况。因此缺乏良好的档案管理意识也是限制企业档案管理发展的重要原因之一。

3.缺乏完善的档案管理制度以及软硬件设施

目前由于缺乏完善的管理制度，导致企业档案管理混乱，加上权责不清，容易导致档案管理开展受到较大的阻碍。同时领导的不重视导致档案管理系统建设缺乏足够的资金，设备陈旧，数据库建设之后，安全系统建设缺乏资金支持，这些也是限制油气田企业档案管理发展的常见原因。

二、信息化环境下企业档案管理策略

1.提高档案管理人员的专业素养

档案管理的主体终究还是人，因此要想做好档案管理，其前提就是不断的提升档案管理人员的专业素养。而要想推动油气田企业档案管理的信息化发展，首先需要提高档案管理人员的信息化专业水平，其是档案管理工作的负责人，需要不断提高其服务意识、业务能力以及专业素养。档案管理人员的专业水平对于企业档案管理工作效率与质量有着直接的影响。随着电子档案的投入使用，对于档案管理人员的工作素养也提出了更高的要求。档案管理人员需要具备认真负责的工作态度，档案管理从本质上来说还是一项服务企业发展的支持工作，电子档案往往涉及到企业的科技部门以及行政部门，需要确保这些部门工作的顺利开展。同时档案管理者需要确保其完整性与准确性，学习行政管理以及相关法律法规等方面的知识，才能够察觉到电子档案中的问题，确保电子档案的应用价值。

2.充分利用电子档案，为社会提供更加便捷的领域服务

油气田企业电子档案的应用需要服务于企业工作的完善，从而提高企业的社会效益与经济效益。电子档案不仅仅是将纸质档案数字化，而是需要利用先进的信息技术，在实际工作中获得的相关信息，在信息共享的基础上，建立相应的信息平台，从而提高企业的服务质量，为使用者提供更加快捷的查询途径。由于现代相关领域需求不断增长，为了确保需求的便捷，需要充分发挥信息技术的优势，提高企业核心竞争力。例如目前很多企业利用微信平台开通了企业公众号，并且在公众号上通过实名认证的方式进行企业产品信息查询，并且在公众号上就可以了解到相关产品信息以及产品型号等。这些工作的开展都离不开电子档案的建设，需要对企业活动数据进行汇总，从而对油气田企业管理分析有着重要的作用。

3.加大电子档案保护措施

档案管理系统要想平稳运行需要大量软硬件设施的支持，需要购入设备与专业软件，而很多企业在这方面的投入资金不足，是造成档案管理发展速度慢的主要原因。因此需要不断完善电子档案软硬件设施的建设，并且还要做好数据备份，除了常规的硬盤储存之外，还可以利用云储存技术将电子档案传输到网盘中，能够随时随地对网盘档案急性调取。同时在使用过程中还需要做好防火墙防护，确保电子档案的安全性。除了防火墙之外还需要架设网络入侵检测防御系统，当发生网络入侵的情况时，能够确保电子档案的安全性。网关病毒防御系统在保护数据安全中也有较好的应用价值，能够避免被动式病毒查杀对系统安全造成的危害，因此可以引入该技术，避免计算机病毒的出现。此外在工作中还需要提高档案管理人员的安全意识，避免人为操作失误引起的计算机病毒传播，做好相应的管理制度，不能在网上下载盗版软件或打开不知道的文件。

结束语

信息化时代下油气田企业发展面临着新的挑战，加强电子档案建设，提高其应用价值与管理效率，整合企业档案资源，更好为企业发展服务。目前油气田企业正处于改革的重要时期，需要认识到电子档案的重要性，树立良好的服务意识，加强信息共享，从而为自身发展提供便捷信息服务，从而提高企业的核心竞争力。

参考文献

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