陈莉娟

摘要：文书档案是企事业单位在从事行政管理事务活动时产生的会议记录、通知、报告、请示、决定、计划以及工作总结等文件资料，随着信息技术的快速发展，各单位相继建立了文书档案信息管理平台，这一智能化平台的建立不仅给文书档案的整理与管理提供了诸多便利，而且文书档案的利用价值也逐步突显出来。因此，本文将针对文书档案整理与管理工作中存在的主要问题以及采取的有效解决方法展开论述。

关键词：文书档案;整理;管理;方法

近年来，文书档案整理与管理工作逐步由人工操作模式向智能操作模式转变，这种新型的管理模式不仅节省了大量的纸张、油墨等耗材成本，同时，也使文书档案逐步实现了规范化与标准化管理。但是，受到内部管理机制以及人为主观因素的影响，文书档案的整理与管理工作仍然暴露出诸多亟待解决的问题，因此，档案管理部门应当不断对现有的管理模式与方法予以创新，并建立一套高效、快捷、安全、可靠的文书档案管理机制，以发挥文书档案的最大化应用价值。

一、文书档案整理与管理工作存在的问题

（一）基础工作环节薄弱

文书档案管理作为企事业单位中的一项基础性工作，本身并不会为单位创造任何经济效益，因此，决策层领导对此项工作的关注度相对较低，在这种形势之下，档案管理人员的工作积极性也受到严重影响，尤其在资料收集、整理、建档、借阅、保管等基础工作环节，常常出现人为失误，以至于给其它工作的正常开展造成巨大阻碍。比如在编制档案编码时，经常出现编码重复或者分类混乱的情况，在制作档案卷宗目录时，没有统一格式，进而增加了档案检索难度。

（二）管理系統功能缺失

虽然各单位已经建立了文书档案管理系统，但是，由于管理系统的应用软件并没有一个固定的行业标准，导致每个单位所使用的系统应用软件，在使用功能方面存在较大差异，这就使工作效率大打折扣。比如在检索档案资料时，有的检索系统需要输入文件资料的完整信息才能查寻到相关结果，有的系统软件的建档功能无法对文件资料的类别进行自动识别，因此，资料整理过程仍然需要人工介入，这不仅增加了人工成本，而且也影响了文书档案的信息化建设进程[1]。

（三）监督管理机制欠缺

由于单位领导忽略了文书档案管理工作的重要性，以至于在文书档案管理过程中，也未形成一个统一有效的监管机制，在这种情况之下，部分档案管理人员岗位职责权限不清晰，个人行为与态度不端正，进而经常发生文书档案资料丢失、损毁的情况。另外，部分单位为了节省人工成本，在设置文书档案岗位时，往往将其设置成为兼职岗位，而档案管理人员也由其它部门的人员来兼任，这就使得文书档案管理工作漏洞与错误频出。

（四）档案保管安全风险高

自建立文书档案管理系统后，文书档案数据库经常受到木马程序、计算机病毒以及网络黑客的攻击，使得文书档案资料所面临的安全风险指数不断增加。究其原因，主要是由于文书档案管理系统直接与外网相接，一些破坏和篡改文件扩展名的计算机病毒乘机侵入系统当中，造成大量文件资料丢失或者损毁。另一方面，由于外部人员或者单位内部人员经常使用U盘或者移动硬盘等外部存储设备来拷贝文件资料，而这些存储设备事先并未经过杀毒处理，以至于木马程序以及计算机病毒在系统中扩散，这也给文书档案资料埋下了巨大的安全风险隐患。

二、文书档案整理工作创新方法

（一）合理划分档案类别

类别划分是文书档案整理工作的一道关键工序，为了避免出现档案资料保管混乱情况的出现，档案管理人员可以遵照以下原则，对文书档案资料进行科学分类。第一，根据保存期限分类，即永久保存、长期保存以及短期保存，目前，对于永久保存的文书档案资料，保存期限上限值为70年左右，比如单位内部的各项重大决议、决定以及历年来的工作规划或者总结等，长期保存的文书档案，保存期限一般为15年到30年左右，一般是指单位内部或者外部的各种请示、批复、报告等。而短期保存年限一般在15年以下，比如各种会议记录、信函、简报等。第二，根据业务职能部门分类，比如行政部门、财务部门、人事部门、基建部门等，可以将各部门在工作当中产生的文书档案资料进行分门别类，这样，在查阅资料时也能够节省大量的时间。

（二）优化装订与编码程序

明确文书档案类别以后，将进入到装订与编码环节，通常情况下，在装订档案资料时，应当一份文件装订一次，这样能够在短时间内查找到所需的文件资料。由于一些文书档案分包括正文、附件、来文与批复等内容，因此，在装订时应当遵循便捷性原则，逐一进行装订。在档案编码过程中，档案管理人员可以在档案封页的右上角加盖印档号章，并同时注明档案编号、建档时间以及保管期限等内容，编码时可以利用阿拉伯数字依次进行排序，这样，将给后续的档案资料检索工作提供诸多便利。

三、文书档案管理工作的创新方法

（一）完善管理机制，加大监督力度

为了约束档案管理人员的个人行为，使其树立高度的主人翁责任意识与大局意识，各单位应当结合文书档案管理工作流程与具体内容，制订一套高效、适用的文书档案管理制度，制度内容应当涵盖文书档案管理办法、档案管理系统操作规程、档案借阅与保管须知等。为了增强管理制度的执行力，单位应对档案管理人员的工作内容与工作成果进行监督与考核，对考核成绩不合格的人员应当根据单位内部的奖惩机制，对直接责任人进行严肃处理[2]。

（二）树立信息意识，加大硬件投入

众所周知，文书档案管理系统需要大量硬件设施的支持才能正常运转。比如服务器、计算机、交换机等，为了进一步优化管理系统的各项功能，各单位应当定期对硬件设备进行维护维修，如果发现硬件设备出现运行故障或者出现功能丧失的情况，应当及时予以更换，以确保文书档案管理系统能够始终保持正常运营状态。因此，各单位可以建立档案管理系统专项使用基金，并指派专人负责对基金的使用情况进行全程监督，如果发现擅自挪用资金的现象，应当及时对当事人采取处罚措施。

（三）提高专业水准，健全培训机制

对于新上岗的档案管理人员来说，首先应当接受单位内部组织的专业技能培训，培训内容涉及文书档案管理基础知识、管理系统的操作技能、单位内部的各项管理机制等，对于现有的档案管理队伍，单位应当于每年年初制订一套科学实用的文书档案业务培训计划，并对档案管理人员每年至少进行一次集中培训。为了验证培训效果，培训结束以后，应当由档案管理部门牵头，专门对参训人员进行专业技能与专项业务考核，并将考核成绩纳入到评优争先的标准当中，以此来调动档案管理人员的工作积极性，打造文书档案规范化、标准化管理格局。

结束语

文书档案作为企事业单位具有重要参考价值的文件资料，其整理与管理工作的重要性不言而喻，基于此，档案管理人员应当不断提升自身的学习能力，在适应新观念、新方法的同时，不断对档案整理与管理方法进行创新与改良，以提升文书档案的利用率。

参考文献

[1]李治.探讨文书档案整理与管理工作的方法[J].办公室业务，2021（3）：111 -112.

[2]赵洁.浅谈办公室文书档案管理效率提升对策[J].办公室业务，2021（6）：63-64.