林臻珍

摘 要 当下高校办公室行政管理和服务上存在诸多问题，如行政人员工作态度倦怠、办事效率低下、服务意识浅薄等，不仅仅是由于传统理念和体制上的束缚，还在于未能对办公室的文化建设给予足够的关注。办公室文化建设不仅仅是高校内部行政工作和服务水平的总体体现，还制约着其进一步的发展，更是高校整体文化形象的重要组成部分。高校办公室的文化建设从根本上要以人为本，以人文关怀为导向，从物质文化、制度文化和精神文化三个层面上具体着手，并结合高校本身特有的人文文化优势，进而建设起稳固、协调、高效、公平的办公室文化。

关键词 高校办公室 文化建设 人文关怀 以人为本

中图分类号：G647                                 文献标识码：A  DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2021.12.007

Abstract At present， there are many problems in the administrative management and service of university office， such as the administrative staff's work attitude burnout， low efficiency， shallow service consciousness， which are not only due to the constraints of traditional ideas and system， but also due to the lack of enough attention to the cultural construction of the office. The construction of office culture is not only the overall embodiment of the internal administrative work and service level of colleges and universities， but also determines its further development， and is an important part of the overall cultural image of colleges and universities. The cultural construction of university office should be people-oriented， humanistic care oriented， from the material culture， system culture and spiritual culture， and combined with the unique humanistic and cultural advantages of universities， so as to build a stable， coordinated， efficient and fair office culture.

Keywords university office; cultural construction; humanistic care; people oriented

由于传统高校办公室行政管理和服务理念的僵化、欠缺所导致的行政人员办事积极性不高、效率低下、服务意识浅薄、工作作风不良等等问题，不少论者都进行了各方面的研究和提出了针对性的解决方案。但对于高校办公室行政工作和服务的改进，以往相对重视从具体规章制度上入手，而忽视了重要的高校办公室文化层面的建设，从而导致行政人员长期只盯着眼前的具体工作，而没有形成较高的精神素养，逐渐消极、倦怠，这样的做法显然是不够全面的。高校办公室文化不仅仅是高校办公室行政工作和服务水平的总体体现，还是高校整体文化建设中不可或缺的一部分，其文化精神的高低优良不仅仅决定了其内部行政服务水平的优劣，还与整个高校校园文化息息相关，[1]因而是高校办公室行政服务建设中的重点，需要进行更深入的探索和研究。

1 立足角色层面，以人为本，抓住“人文关怀”的内涵

一般而言，高校办公室文化可以以下几个方面来衡量和提升，即物质文化、制度文化和精神文化等主要方面。[2]从物质文化上而言，首先应该营造整洁、轻松、舒适的办公环境，缓解办公人员和来访人员潜在的负面情绪，对相关技术设备应予以完善和配套，满足行政服务人员的办公需求，更好地助力行政人员专心工作和提升服务水平。更进一步而言，高校办公室作为高校校园整体建设的一部分，其物质文化建设应根据学校校园的形象文化特点来予以建设和匹配，从而发挥出自身的优势特色，形成統一独特的文化风格。相对于其他几个方面而言，物质文化层面的建设比较容易实行，而且易于改进和更换，往往可以一步到位，而制度文化和精神文化层面的建设则需要更长期的培养和塑造，因此应当是高校办公室文化建设的重中之重。

对于制度文化和精神文化方面的建设，最根本的是要立足角色层面，以人为本，[3]营造出以“人文关怀”为核心的文化内涵和特征。首先，从角色层面来说，高校办公室无论其独特性和复杂性如何，说到底，仍是关于不同人群之间的分工和协调关系。在同一个行政体系中，这些人群扮演着不同的角色，承担着不同的社会功能，因而想要高校以各个办公室为基本单位的行政体系稳固、流畅的运转，就需要从最基本的入手，让每个角色层面最大限度完成自己的本职工作。这些角色层面，一般而言，分为个人层面、部门层面和学校层面。[4]从个人层面来说，需要办公室从上到下的成员互相协作，以办公室领导为中心团结办公室的全体成员。领导要发挥好带头作用，为成员树立榜样，形成高尚价值观的认同;成员要积极提升自我能力，互相协调完成工作任务，不为一己之私而扰乱整个团体的工作。从部门层面来说，就需要不同部门的办公室之间相互协作，特别是校级办公室与院系办公室之间要保障信息沟通及时流畅，完成上通下达，连接内外的效果。而从学校的整体层面而言，不仅仅要顾及学校整体的文化形象和利益，还要结合各单位部门的具体实际情况，保证学校整体行政服务体系的运转流畅。

除了从行政体系的角色层面出发，提高和改善高校办公室文化还要坚持以人为本，秉着人文关怀的主旨，坚持人性化的原则。这里的“人”首先指的是高校行政体系内部的各办公室人员。对于这些人员的招聘、引进、运用和培训，都要从各方面加强，不仅要注重对新晋人员的政治思想品性、服务意识、工作态度、业务能力等诸多方面的考量和训练，还要对一些老同志、老干部倦怠、懒散、消极的工作和服务态度进行纠正和改进。其次，以人为本尤其要重视高校各单位部门办公室的人员之间沟通和交流。[5]不同办公室的工作职能、任务和重心虽然并不相同，但作为高校行政体系一个整体的不同组成部分，之间的互动和协作办公在所难免。各办公室人员应注重与其他行政人员的积极沟通，要本着尊重、平等、友善的心态与他人交往，平时要注意工作的态度与语气，不能占着部门的优势地位颐指气使、高高在上，应当减少与其他人员不必要的冲突和矛盾，不以自身利益和颜面为中心，而要以保障工作的顺利开展为重心。最后，以人为本的“人”还指代的是以全校师生为主的各类被服务群体。高校各单位部门办公室除了日常服务于校内众多的师生群体，还经常需要對接校外事务，面对校外形形色色的各类人员。面对这些复杂的人员，要具备耐心，细心沟通，对于困难和问题要及时回复和解决，一方面要保障和维护好在校师生的总体利益，与师生处好关系，营造出和谐的校园氛围，一方面作为学校文化形象的直接体现，要在内外群体面前树立好自身的形象，以免造成对学校形象不必要的损害。

总而言之，提升高校办公室文化建设既要从整体角色层面考量各单位部门从个体到部门之间的角色和职能，使它们之间能够相互协调、稳固运转、高效办公，还要立足于以人为中心，提升行政人员以服务意识和业务能力为核心的综合素质，而这最为关键的就是使各级人员掌握良好沟通的能力，面对不同群体都能够耐心、细心、友善地处理好本职工作。

2 完善职责体系和考核机制，建设长期稳固的制度文化

确保高校行政服务体系的运转高效，不仅需要立足角色层面，以人为本，以人文关怀为视野，还需要制定切实具体的规章守则予以制度上的保障。这二者可以说是一体两面，互为表里的。因为缺乏制度保障的人文关怀只能流于大而无当的理念，而缺乏人文关怀内涵的制度规章将只是刻板僵化的条例，前者不能切实保障行政人员工作的权利，为行政人员全心全意工作和服务搭建稳固的后勤保障平台，后者不能使行政人员发挥自身的积极性、主动性，去坚信自身的信仰和理念，坚决去履行自己的义务。制度建设不仅仅是具体条例的更改和变动，而是需要形成持续长久的文化建设，成为高校办公室文化中不可或缺的部分。

一般来说，传统高校行政管理观念上往往并不重视具体规章制度的建设，依靠的是各部门不成文的办事习惯来解决和处理事情，这种习惯并不是完全没有优点，它其实是每个部门或办公室中以往实践所积累的经验，但是如果遇到新问题、新困难，就难以继续依靠旧有的习惯和规则来处理，从而导致工作进展不顺畅和服务质量的降低。因此，高校办公室要想使行政服务的水平上升，不仅需要发挥好个体的主动性和协调性，还需要维护好各办公室之间和其内部的生态环境，需要从规章制度层面上明确每个办公室的职责，明确到哪个人负责哪件工作，从而化解所谓职责混淆、互相推诿的踢皮球现象，一来可以减少各部门之间、办公室各人员之间的摩擦和冲突，二来有助于各人员明确自身的职责界限，可以更好地完成自己的本职工作。

职责体系的建立和完善，也需要相关的绩效考核机制来予以搭配，因为只有从实际的奖惩出发，才能有效约束行政人员对于规章制度的遵守，从而确保制度的稳固施行。其次，有效的绩效考核机制还具有激励行政人员办事积极性和提高服务意识的作用。对于年轻的新晋人员有鼓励其积极性，提升其对工作和服务的认同感和成就感的效果，对于老人员、老干部则具有消除其倦怠、消极工作态度的效果。这样有助于在办公室内树立平等、公平的文化环境。事实上，这种体系制度的建设不仅仅是一种约束、督促和警戒功能，还具有向上提升办公室文化的积极作用。

从制度文化上而言，制定和完善相应的职责规章和制度，规范行政人员的具体职责，避免职责混乱导致的工作问题和矛盾，仅仅只是最为基础的一步。因为，制度文化的形成并不是一蹴而成的，而是需要办公室全体成员从上至下对制度形成坚定的信仰和默契，从而从内心产生认同，自愿去遵守和践行其中的规章条例，而不是仅仅因为形式上或利害上的考量去对待，这就需要办公室成员长期持久地贯彻和践行。因此，对制度文化的建设不能朝令夕改、因人而异、因事情大小而异，而应坚决执行、平等对待，确保制度长期稳固的运行，从而使民主、公平、平等的制度文化在高校办公室内扎根发芽，进而更好地促进和激励办公室成员的工作和服务的积极性。

3 提升文化建设，树立人文关怀的办公室文化精神

物质文化和制度文化的建设是办公室文化建设的基本要求，而精神文化则是办公室文化建设的目标导向。物质文化和制度文化的确立和完善，最根本的是要形成引领办公室人员不断团结、前进、奋斗的精神文化。

从精神文化方面来说，根本上要在思想政治层面以中国特色社会主义的共同理想为导向，以坚决培育和践行社会主义核心价值观为主旨，发扬群众集体的改革和创新精神，并以此来培养和塑造办公室行政人员的精神素养，指导高校办公室的精神文化建设，形成以人文关怀为核心的办公室文化;其次是要以民主、平等、公平的原则为工作准则，对工作中的奖惩、升迁等具体问题要一视同仁，维护好行政人员的积极性，形成公平、平等的办公室文化;再次，是要强调职业道德、团队意识和沟通技巧，确保行政服务人员守法守规，认真、热诚、和善地服务全校师生等群体，并与同事之间保持良好的沟通关系，形成团结协作、高效统一的团体，形成高效、协调、和谐的办公室文化;最后，要立足各自学校办校的独特理念，彰显高校自身独特的、具有人文魅力的校园文化精神。

可以看出，精神文化与办公室文化中的物质、制度层面建设是不可完全分开的，因为后者是前者的基础和保障，前者是后者成效的集中体现和表达，而又反过来促进物质文化和制度文化的发展。因此，对于办公室文化的建设，不应该有所偏废，而应该从物质、制度、精神几个层面同时入手，形成互相合力、互相协调、互相共进的文化建设体系。此外，办公室文化建设尤其需要结合高校办公室自身的特殊性，实事求是，从多个方面去优化高效办公室的行政体系，提升高校办公室的行政人员的服务态度和水准，提高各办公室之间的协调、沟通能力和办事效率，从而最终建设起稳固、协调、高效、公平的办公室文化。

总而言之，高校办公室文化既是一所学校精神气质的集中体现，是学校精神文化的重要组成部分，也是学校物质和制度建设的精神土壤，对学校整体建设都有举足轻重的影响，因此不得不予以重视。但高校的办公室文化并非一朝一夕能够塑造完成的，是其整个行政体系中具体物质组成、人员素质和行为，以及相关规章制度综合、长期呈现出来的，因而需要从以上几个方面具体切实的改进和完善，并长期贯彻施行，才能最终由内而外地显现出高校办公室独特的文化精神，为高校整体文化建设助力。

参考文献

[1] 张金山.对高校办公室在和谐校园文化建设中角色定位的思考.高等农业教育，2009（4）.

[2] 吕卫君，周国泉.生态文明视域下的高校办公室文化建设.思想政治教育研究，2015（5）.

[3] 卢余群.浅谈高校办公室文化的建设.嘉兴学院学报，2002（2）.

[4] 徐洁.基于角色层面的高校办公室文化建设路径探析.江苏理工学院学报，2019（4）.

[5] 武文军.试谈高校行政办公室的人本管理模式.华中农业大学学报（社会科学版）2001（4）.