罗敏佳

摘 要：我国高职院校是社会主义经济建设中培养高素质技能型、应用型人才的主要场所。学籍管理工作是高职院校教育教学管理环节中的重要内容，增强高职院校学籍管理工作，对于规范学校的教育教学管理工作，提升高职院校的教学质量有着至关重要的意义。本文主要从二级学院的视角全面分析学籍管理工作的现状，总结当前学籍管理方面存在的不足之处，着重为二级学院学籍管理的改进提出相关对策，为当前学籍管理工作探索出更规范更有效的管理模式，从而促进高职院校学籍管理发展进程，提高管理效率，为我国经济的快速发展培养出更多复合型高素质人才。

关键词：高职院校;学籍管理;二级学院;管理体系

学籍管理工作是高职院校教育教学工作的重要内容，是确保教学运行、实现对学生有效管理的基础性工作，高职院校日常教学秩序的稳定和教育教学质量的高低都会受到学籍管理工作的影响。而二级学院作为学籍管理工作的一线阵地，是按照教务处工作安排的具体执行者，是直接处理学生各项事宜的管理者，二级学院学籍管理的水平对整个院校的学籍管理起到至关重要的作用。然而目前，大部分人对于二级学院的学籍管理工作不够重视，二级学院层面上管理不够系统化，出现了很多亟待解决的问题。

因此，对院校两级的学籍管理职责和功能进行研究，尤其是针对本人所在的二级学院进行研究，制定出更加适用于二级学院实际情况的学籍管理制度迫在眉睫。

一、高职院校学籍管理工作的主要内容

高职院校学籍管理是指高职院校依据国家教育行政部门颁发的有关规定，并结合学校的自身发展需求而制定的规章制度和实施办法，对学生从入学到毕业的整个学习阶段中所产生的动态数据进行管理和考评。目前，高职院校学籍管理工作主要包括以下几方面内容：

（1）新生注册及信息核对。对招办录取的通过资格审查具有学籍的学生进行电子注册，注册学生学籍信息进行多次核对，确保注册无误。督促新生进行学信网学籍信息自查，保证信息的正确。

（2）学籍异动手续办理。开学初大量学生因入伍、创业、身体原因等需要休学或退学，以及休学期满要复学的，为这类学籍异动的学生办理异动手续。

（3）成绩管理。对补考学生的成绩进行录入，对学生在校期间成绩的全程管理和核实，保证学生成绩无误，最后顺利毕业。

（4）学籍处理。每年度对挂科学生进行一次学籍处理，挂科科目达到学校规定数目后不同程度的给予留级或清退处理。

（5）转专业手续办理。为在学习期间符合政策要求并提出转专业申请的在校生办理转专业的相关手续。

（6）毕业生图像信息采集。组织大三毕业生进行图像信息采集，为毕业证的发放做准备。

（7）毕业资格审查和毕业证发放。审查毕业生是否符合毕业条件，并发放毕业证。除此之外，还包括各项报表输出，各类信息查询，各项数据统计分析，比如学生名单统计、成绩单打印、成绩排名汇总、不及格门数统计、缺考人数统计、学生考勤情况统计等零散学籍信息整理工作。这些学籍管理方面的工作总结起来可以分为下图所示的几大类：

学籍管理工作内容框架图

二、二级学院学籍管理工作的现状及存在的问题

（1）学籍信息更新不及时。学籍信息是严肃的，不容出一点差错，为保证学籍信息正确无误，新生入校要进行信息核对，紧接其后还要进行学信网自查，这些信息核查要经过班主任、学生、学籍管理员、系领导、教务处等多个部门，过程烦琐且耗时耗力。然而在下一次核实时错误信息仍未更改，又要继续上报提交材料，这大大增加了二级学院学籍管理的工作量。除此之外，学籍异动的信息自学生办理完后迟迟不见更新，给学籍管理员的其他工作带来不便，也不利于院系老师了解学生的实时动态。

（2）办理各项学籍手续烦琐。学籍异动手续办理过程烦琐。办理过程首先需要学生填写申请书和审批表，然后逐级找班主任、分院领导、教务处领导签字审批，通过审批并提交相关证明材料后从教务处领取手续清单开始办理，接下来要通过分院院办、保卫处、财务处、学生处、教务处等部门逐一盖章，最终交到教务处存档才算办理完成。在这个过程中，需要签字盖章的部门太多，且常遇到相关老师因各种原因不在岗在校，学生需要跑很多次，增加了学生办理的困难，拖延了办理时间，有些学生会因此放弃手续办理直接离校，这给学籍管理工作带来很多不便，产生不必要的后续收尾工作。学籍处理手续烦琐。学籍管理老师先整理出挂科数据，之后相关班主任对学生在校表现情况进行提交，整理好信息后分院领导商量裁定，将处理结果提交至教务处，院领导敲定后返回分院，分院确认无误再提至教务处。此工作来回反复，数据资料更改多次，加大了学籍管理员的工作量和工作难度，且多次的修改也容易出错。此外，还有转专业、学生学籍信息核实等过程都较为烦琐。

（3）学籍管理工作不受重视。由于学籍管理面向的是学生，和大部分老师的利益和工作联系不大，长期以来，很多老师都认为学籍管理只是简单的日常数据处理，忽略了学籍管理工作对教学质量的影响，重视度不够，这在很大程度上影响了学籍管理工作的开展，特别是只在每学期的某段重要时间段里进行学籍管理，或是在教学检查等重要评估时才临时重视，导致学籍管理员开展工作不是太顺利，遇到困难比较孤立无援。另外，对学籍管理工作人员也不够重视，认为此项工作简单易做，学籍管理员的待遇不高，培训学习和晋升机会较少，造成此岗位工作人员换岗频繁，导致学籍管理工作混乱。

（4）校院两级学籍管理缺乏沟通。学籍管理工作在班级、系部、教务处和学院学生网络信息管理系统之间贯通交叉，二级学院的学籍管理工作与学校教务處是一衣带水不可分割的共同体，二级学院按照教务处总体安排执行相关工作细则，教务处按照二级学院的反馈进行总体决策。但在实际工作中，教务处与二级学院之间存在着沟通不畅、制度不明、信息更新滞后等问题，给日常管理工作带来很多麻烦。每学年各项学籍工作，如学籍注册、学籍信息核查、图像信息采集、转专业、学籍处理等常规工作，分院接到教务处下发任务后按要求执行，但是由于政策不明，来年经常发生部分变化，导致分院学籍管理员在具体执行时常常因搞不清楚执行政策，达不到院上的要求而返工，增加了工作量。再者，由于院上学籍管理员和分管学籍领导的经常更替，出现的问题得不到及时解决，影响了工作进度，消磨了工作热情。

三、二级学院学籍管理发展的对策

就学籍管理体系的建立而言，将凡是能影响学籍管理工作的相关因素都考虑进来，对这些因素根据作用不同进行分析整合，从而构成一个有序的整体，才能形成规范高效的学籍管理模式，进而维护正常的教学秩序。

（1）加强学籍信息化管理。随着时代发展，管理方法也应不断跟进，必须利用现代化的管理手段和技术，实现管理信息化。通过加强信息建设，将网络化与学籍管理相结合。可将学籍异动办理过程和转专业手续办理都纳入网络办公平台，学生可通过网上办事大厅办理各项手续，通过网上平台提交至相关领导审批，同时将纸质材料拍照上传作为佐证材料，审核记录可在系统查询，学生的综合信息也可直接导出，避免人文书写出现的纰漏。通过这种方式可简化工作流程，减轻学籍管理员的工作压力和相关审批领导的麻烦，手续办理便捷快速，也避了学生跑来跑去找各个部门签字，对维护正常的教学秩序起着极为重要的作用。同时，学校领导人要加大对学籍管理工作的重视程度，一方面要增加资金投入，为提升信息化管理提供资金支持;另一方面，转变固有观念，从自身做起学习新的网络技术和管理办法，提升学籍信息化管理水平。

（2）完善学籍管理制度。学籍管理制度是开展学籍管理工作的基础和重要依据，制定明确的学籍管理规章制度很有必要。学籍管理工作是一项长期性的复杂化的工作，因此院校应对学校现存的学籍管理制度进行全面梳理，结合学校实际发展需求对已经建立的制度进行修订，对没有建立的制度及时补充，制定明确的学籍管理规章制度和相关细则，也可通过清晰的流程图或学生手册等来实现管理的制度化，明确学籍管理各项原则。这样二级分院能有章可循，减少了和教务处的咨询，做到职权分明，减少非必要部门的审核签字，同时对于学生而言可以清楚地明白各种手续办理过程、了解相关规则，从而实现学籍的程序化管理，提高工作效率。完善制度的同时要注重执行，执行的关键在于宣传。学校层面要做好宣传工作，可联动多个部门成立专门的宣传工作小组，利用公告栏、校园网、微信公众号等多种形式全方位宣传学籍管理制度，使教师和学生广泛了解学籍管理的各项规定。

（3）加强学籍管理队伍建设。各系部学籍管理人员的专业素质和管理水平高低直接影响我们高职院校学籍管理工作的水平与质量，稳定且高素质的学籍管理人员队伍才能稳定有序推进学校正常教学工作的运转，所以必须加强系部学籍管理人员的队伍建设。首先，提升学籍管理人员专业素质水平。一方面学籍管理员自身要多学习多思考花心思，熟稔各项学籍管理规章制度，使手上的工作更有序;另一方面学校要提供各种培训活动，如各種网络办公平台系统的使用培训，以使其更好地适应现代化管理快速发展的要求，保证学籍管理工作的规范和高效。其次，提高学籍管理人员待遇，制定相应的激励制度。增加管理人员晋升机会，适当提升经济待遇，以此增强管理人员工作的积极性与荣誉感，从而维护管理队伍的稳定。最后，加大对学籍管理工作的重视程度，在具体工作中给予学籍管理员支持，使专职教师和班主任能高度配合学籍管理工作，同时可在整个学校内部开展学籍管理员的评优活动，使管理人员在工作岗位中获得荣誉感，从而调动工作积极性。

（4）推行两级管理和校院对接工作。二级分院学籍管理的有序进行离不开大院和二级分院两级学籍管理部门的相互配合。教务处是学校学籍管理工作的总指挥，其职责主要进行学籍管理工作的全局管控、规章制度制定、任务发布;二级学院作为学籍管理的具体执行部门，其主要职责是对学生进行学籍管理，根据教务处的工作安排开展具体的工作，任务完成后将结果反馈给学校教务处。所以大院应制定明确的规章制度，下发任务前明确工作要求，这样就避免了教务处管理人员更替之后政策变化，不利于二级分院学籍管理工作的执行和开展;同时二级分院在实际工作中，遇到问题与教务处及时沟通及时对接，双方做好协调，才能有效推进各项工作。所以明确二者之间的职权，做好配合协作，尤其是形成双向反馈机制，做到信息互通，才能科学有效提升学籍管理工作效率，使其更加成熟规范。

四、结语

学籍管理工作是高职院校教学工作的重要内容，也是人才培养目标的重要环节。通过对目前高职院校尤其是二级学院学籍管理工作现状的分析，针对其中存在的问题进行思考，提出了改善学籍管理的具体措施。我们应从学校和系部两个层面进行改进，构建科学的院校两级学籍管理模式，明确职责，相互配合，同时有针对性地调整二级学院学籍管理模式，加大基层管理者的业务水平，将高职院校学籍管理进行有效整改和逐步提升，持续推进系部学籍管理工作的开展和规范化管理，从而提升高职院校整体的教育教学质量水平。

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基金项目：本文系杨凌职业技术学院2019年人文社科类研究基金项目“高职院校二级学院学籍管理体系的研究与实践——以机电分院为例”（项目编号：GJ19048）