【摘 要】本文分析高校学生档案信息化建设中面临档案管理意识薄弱、归档行为欠规范、日常档案管理方式落后等问题，提出大数据时代高校学生档案信息化建设应坚持规范安全原则、共建共享原则、持续发展原则，论述就业视角下推动高校学生档案信息化建设的建议：改变旧观念，充分利用大数据，重视档案人才队伍建设。

【关键词】高校 学生档案 就业视角 信息化 大数据

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2021）07-0102-03

随着时代的发展，高校学生档案管理工作信息化越來越普遍。但是，从服务学生就业工作视角来看，目前高校学生档案信息化还处于初级应用阶段。本文分析高校学生档案管理工作的现状，阐述学生档案信息化建设原则，提出学生档案信息化的有效方式方法，以推进学生档案信息化建设。

一、高校学生档案信息化建设面临的问题

高校学生档案主要是指高中以来至大学毕业这一时期学生本人在学习生活中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。目前国内高校的档案管理状况存在一些问题，主要表现为档案管理意识有待提高、归档行为欠规范、日常档案管理方式落后，尤其在信息化方面比别的行业滞后，学生档案资源没有得到有效利用与开发。

（一）档案管理意识薄弱，缺乏信息化管理思维

目前，我国高校学生档案管理中存在学生档案管理部门、档案管理工作者、学生本人等档案管理意识淡薄现象，尤其缺乏信息化档案管理的思维。

部分高校学生档案管理的职能部门认为，档案工作不是高校的中心工作，只是为学校中心工作服务的一项辅助性工作;部分高校领导认为，学生档案一般只在学校保存四年，最长也不超过六年，只要按常规保管好学生档案，按基本要求做好相关工作即可，因此缺乏改革档案工作的积极性。尤其在学校办学经费有限的情况下，部分高校档案信息化建设方面的投入严重不足，甚至被搁置、忽略。

学生档案在大学阶段一般是集中到学生所在学院保管，其辅导员或兼职班主任是学生档案的直接负责人。由于辅导员、班主任要忙于日常行政管理事务或是教学科研工作，没有花多少时间在学生档案管理上，加上缺乏档案管理方面知识的专业训练，往往缺乏档案管理意识，只是按照学校工作布置完成相关学生档案工作，以致学生档案出现归档不全等问题。

学生本人档案意识薄弱。个人档案虽是学生自身学习成长的原始记录，但由于是学校组织整理、保管，对学生而言档案的存在感不强。家长、亲友或者教师也没有及时提醒学生注意其档案的重要性。于是在现实生活中，经常可以看到有部分学生在招考企事业单位时被用人单位发现档案不完整，要求回校补一些证明材料方能参加相关考试或被录用。这些现象的出现说明学生本人缺乏对自身档案重要性的认识。

（二）学生档案收集不完整、不规范，不利于用人单位全面了解学生

学生档案是学生在校学习、生活、表现等重要的成长记录，归档完整、规范的学生档案，对用人单位全面了解学生、选择适合单位发展的劳动者具有非常重要的作用。然而，目前高校学生档案管理存在档案收集不完整、不规范现象。高校学生档案的收集涉及学校档案馆、学工工作处、教务处、招生就业处、后勤管理处、学校团委、创新创业学院及学生所在学院等多部门，加上负责整理档案的辅导员、班主任缺乏档案学专业素养，而且事务繁多，不可避免地造成学生档案收集不全面、不规范的问题。高校辅导员大多只在学生入学初期对学生档案进行检验，毕业前夕对大学四年形成的学生档案进行收集、整理，其余时间段一般是学生会干部进行日常管理。由于学生干部流动性强，以致很多原始档案材料没有按时（年度）收集。在工作中，部分学生在更换工作后被用人单位发现档案不完整，如实习单位记录表没有班级意见、学校或学院没有签字盖章、缺少学籍档案成绩表等，导致学生不得不回校补证明材料。

（三）学生档案管理方式陈旧，软硬件设施设备需完善

目前，很多学生档案管理一直处于纸质档案管理和人工管理的阶段，由于投入资金不足，软硬件设施不完善，无法将先进技术融入学生档案管理工作中，这样的管理方式耗费了管理者大量的时间，并且收集到的档案存在碎片化信息，很多信息缺乏应用价值。

二、大数据时代高校学生档案信息化建设的原则

高校学生档案信息化建设，必须坚持管理过程规范安全原则、共建共享原则和协调发展原则。这既是适应大数据时代档案事业发展要求，也是充分利用高校学生档案资源的需要。

（一）规范安全原则

在学生档案信息化建设中，必须坚持规范安全的原则。在学生档案信息化过程中，管理者要严格按照《纸质档案数字化技术规范》《高等学校档案管理办法》《档案数字化外包安全管理规范》等制度要求推进学生档案信息化，具体包括整理、分类、鉴定、编号以及数字化外包等业务。坚持规范原则不仅可以让学生档案信息化工作具有科学适用性，操作性更强，针对性显著，而且在信息化开展过程中各个环节的处理更精细化，做到工作效率和工作质量全面提升。只有这样，才能为用人单位提供有效全面的学生档案资源，也便于用人单位全面了解学生，选择合适人选，同时也保证学生档案信息不外泄，安全规范。

（二）共建共享原则

在学生档案信息化建设中，要动员多方力量，集思广益，共同策划，共同建设。招标部门要将学生档案质量列入招标文件和合同条款，确保系统可靠运行和质量过硬;业务部门要做好全面提供学生档案资料等工作;监督部门要跟进信息化工作实施进度，避免过程管理不当;档案部门要从专业角度做好验收、反馈等工作;网络安全部门要确保系统稳定运行并且学生资源安全。坚持共建共享原则，能够强化各部门沟通协调，确保资源建设安全规范。

（三）持续发展原则

学生档案平台系统的建设，既要能满足当前符合归档要求材料的收集、管理、利用、编研等各功能的要求，方便档案利用者检索、查询，又能随着技术的发展和社会的进步，不断拓展、扩充信息平台的功能，不断升级服务能力。

三、推动大数据时代高校学生档案信息化建设的建议

（一）改变旧观念

要让学生档案管理工作上一个台阶，跟上时代的节拍，必须更新学生档案管理理念。首先，要用多维视角梳理学生档案管理流程与管理内容，既要从管理者角度考虑学生档案管理工作信息化的开展，也要从档案利用者（用人单位）角度考虑学生档案的查询利用。促使学生档案管理工作形成闭环管理，做到最优流程。其次，要善于利用新技术解决工作中遇到的问题，用大数据思维落实日常学生档案管理工作。只有這样，才能把握大数据时代学生档案工作的特点，有效提高学生档案管理工作的质量。

（二）充分利用大数据

大数据具有“4V”特点，即大容量（Volume）、多种类（Variety）、速度（Velocity）、价值（Value）。“大容量”要求在学生档案信息化建设过程中，不仅要了解学生档案信息来源全面性，还要让这些来源的信息具有真实性和完整性，要求多部门加强沟通，协同处理，让参与单位认识到信息化工作人人有责。“多种类”要求信息化平台要具有接收和处理各种数据的能力。“速度和价值”要求系统在运行中具备及时响应数据、处理信息的能力。首先，在平台建设上要与学校的多部门通力协作，尽可能多地协调沟通，保证学生档案资源完整性;系统平台既能收集结构化数据，也能收集非结构化数据，还能收集半结构化数据。同时，系统要能及时、实时全面地收集数据，确保有价值的数据不遗漏。其次，要做好学生档案基础数据分类，做好数据源的质量管控，保证数据准确性、真实性、有效性。只有这样，学校才能精准施策，进行个性化管理，为用人单位提供合适人才。

（三）重视档案人才队伍建设

要做好高等学校学生档案信息化工作，必须坚持以人为本的思想，创造档案队伍成长的良好环境，建立档案管理人才激励机制，完善档案管理人员继续教育学习制度，从而加强人才队伍建设。

1.创造良好的人才成长环境

高等学校要给档案工作者创造宽松的工作氛围，给予档案工作者人文关怀，尊重档案工作人员职业，尊重档案工作者的价值观，重视档案工作者提出的合理建议。一方面可以优化档案工作者的工作环境，配备档案工作所需的先进的设施设备;另一方面可以在档案管理学、文献保护、档案资源开发利用等方面加大科研立项，让档案工作者潜心研究，获得项目立项，为职称、级别晋升创造条件。

2.建立人才激励机制

在激励机制下，“多干少干一个样”的局面会被彻底打破，从而充分调动档案工作者的工作主动性和积极性，形成档案事业发展的内动力、原动力，促进档案事业良性发展。因此，要把晋升专业技术职称、行政领导职务与工作业绩相结合，改变把档案管理人员当作学校辅助岗位的状况，更要善于利用信任激励、情感激励、荣誉激励等方式激励档案工作人员，如果遇到能力过硬的人才，要有不拘一格的气魄，及时地给他们压担子。运用激励机制，形成“优秀干部有成就感，平庸干部有压力感，不称职干部有危机感”的局面，才能真正做到事业留人、感情留人、待遇留人，促进档案事业的发展。

3.完善继续教育学习制度

要制定相关政策，明确规定高校档案管理人员的继续教育，明确在其岗位任期内既要学习档案管理学、文献学等相关理论知识，也要学习计算机知识、网络通信技术、信息学、大数据等方面技术技能，更要对其综合素质进行考查、考核，建设一支“政治觉悟高、思想素质好、敬业精神强、奉献意识浓”的工作队伍。

总之，在大数据时代，高校必须加强学生档案信息化建设，积极面对学生档案信息化过程中遇到的一系列挑战，用大数据观念，强化高校学生档案信息化管理工作，提高学生档案管理的质量与效率。

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注：广西民族大学2017年校级科研项目就业研究专项“大数据时代毕业生就业档案信息化建设的研究”（2017MDSKZX08）

【作者简介】黄金旺（1975— ），男，汉族，湖南新田人，广西民族大学电子信息学院经济师，研究方向为档案管理、实验室管理、实验教学管理。

（责编 黎 原）