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澳大利亚国家档案馆家族档案建设

2021-06-16王亚斌

档案管理 2021年3期
关键词:考察档案服务资源配置

王亚斌

摘  要:澳大利亚国家档案馆通过出版家族档案指引、建立数据库、举办展览、成立家族历史组织联合会、制定家庭档案的档案局国际标准等形式,开展家族档案建设,进行学术研究,扩大家族档案的宣传空间和社会效果,致力于为公众提供优质服务。

关键词:家族档案;考察;启示;档案服务;资源配置

Abstract: The National Archives of Australia carries out the construction of family Archives, conducts academic research and expands the publicity space for family Archives by publishing guidelines on family Archives, establishing databases, holding exhibitions, establishing associations of family history organizations, and formulating international standards for family Archives offices. Social effects, committed to providing quality services to the public.

Keywords: Family archives; Inspect; Enlightenment; Archive service; Resource allocation

1 引言

澳大利亚國家档案馆是较早建立家族档案的国家档案馆之一,采取多种措施推动家族档案建设。澳大利亚国家档案馆重视档案编研出版工作及其对开发家族档案信息资源具有的独特作用,策划编辑出版多部书籍和刊物。

1998年9月,蒂姆·鲍登出版《寻找家庭:致家谱学家的澳大利亚国家档案馆指引》,深受家谱学家和档案管理员的欢迎。2008年出版的《家庭旅行:在澳大利亚国家档案馆的故事》,为家族史研究者提供关于如何访问存档文件记录的清晰简单建议。《脚印:露西和珀西·佩珀的旅程》给公众一种洞察土著历史的眼光。《家族史社会通讯》《祖先探索者》《澳大利亚家族历史组织联合会简讯》等,也取得了广泛的影响。

公开讲座和学术研究是档案馆促进家族档案研究的另一种方式。早在1999年至2000年期间,澳大利亚国家档案馆就曾举办五场研讨会,重点是与家族史研究特别相关的主题领域。此外,成立家族历史组织联合会、家族口述历史项目指导委员会;制定法人团体、个人和家庭的档案局国际标准(ISAAR (CFP)),这些措施更进一步推动了澳大利亚国家档案馆家族档案建设。

2 澳大利亚国家档案馆家族档案功能定位和内容构建

在澳大利亚国家档案馆网站“家族史”版块下,设有“研究你的家人”“实例探究”“资源”“照顾你的家族档案”“1897至1966年乘客抵达列表”五个栏目。

澳大利亚国家档案馆家族档案的功能定位是:为公众和研究人员提供家族史料档案、出版物、研究指南等资源,为家族成员提供探索家族史、保管家族档案指导,是澳大利亚国家档案馆致力于为公众提供优质服务的重要项目。

3 家族档案服务

澳大利亚国家档案馆致力于为公众提供优质服务,服务章程列出从国家档案馆获得的服务类型和标准。家族档案服务主要可以归纳为以下几类:一是使用Record Search在线查看记录;二是国家档案馆家族档案保护建议;三是提供研究案例作为参考;四是提供家族档案主题领域相关资源以帮助研究家族档案。为保证提供优质服务,澳大利亚国家档案馆还制定了详细的服务标准,如确保网站99%的时间可用、访问申请的响应时间等。

澳大利亚国家档案馆提供家族档案服务可以提高公众和专家对馆藏家族档案的了解,促进馆藏家族档案的使用和学术活动的开展。

4 服务人员与资源配置

澳大利亚国家档案馆拥有家族档案建设方面技术精湛、多元化的员工队伍,经常为他们提供广泛的培训和再培训项目,如创新档案管理、现代记录保存实践等。重视员工绩效、诚信和服务能力,极为重视家族档案管理及其相关问题咨询等工作。

澳大利亚国家档案馆特别制定《2017-2020工作场所多元化计划》(Workplace Diversity Program 2017-2020),以支持不同服务和员工及工作场所文化的多样性,确保档案馆制定的记录管理程序和政策实现,例如使用包容性语言提高档案馆利益相关者和客户的服务效率、吸引和留住员工。

在《档案馆2020年战略计划》(Archives 2020 Strategic Plan)中,为所有员工提供有关世界领先档案馆的愿景、使命、价值观,目标和战略重点的准备指南,构建员工提供端数字传送服务能力及更新IT基础架构以支持员工更智能地工作的能力,提升员工的满意度。

在软硬件设施方面,澳大利亚国家档案馆根据实际需要配备相应的设施,致力于公平、公正、就业多样化的原则,为员工创建和维护安全健康、不受欺凌的工作环境。

5 使用指南与使用政策

澳大利亚国家档案馆通过制定家族档案使用指南与使用政策,以明确家族档案面向的对象,开展的活动,使用注意事项,便于家族档案的管理与高效使用。国家档案馆在澳大利亚各地设立的办事处和研究中心为公众提供高标准服务,包括文档和视听材料的原始记录查阅等。

澳大利亚国家档案馆制定了研究人员分步指南。该指南不是像图书馆那样按主题组织馆藏,也不是在单个主题索引或目录中列出每个项目,而是通过搜索政府机构和创建人员来查找项目。指南的内容包括收集信息、找出记录、搜索档案、查看结果和访问记录、在线副本、咨询问题、参观研究中心等方面。该指南给出了详细的研究步骤和方法。以“收集信息”为例,首先要收集所选人员或主题的基本事实,阅读背景资料和查看其他资源(书籍和网站等),了解有关主题及其历史背景的更多信息。

例如,如果正在研究一个人,应收集其出生、死亡和结婚证书,护照,信件和提供有用细节的照片;查找其名称、出生和出身的详细信息、寻找与该人有联系的地方、寻找该人工作和居住的地方。熟悉该指南后,可以使用RecordSearch搜索家庭姓氏,也可以浏览馆藏或搜索人员。

澳大利亚国家档案馆制定服务章程,列出了从国家档案馆获得的服务类型和标准,致力于为公众提供优质服务。作为访问馆藏的主要手段,国家档案馆致力于提供在线服务和在线进行访问申请。

国家档案馆提供记录的数字副本、在记录所在的研究中心中查看已发布用于公共访问的原始记录、使用自己的相机制作记录副本,档案工作人员将解释他们的服务以及如何使用参考工具和设备,回答特定研究需要查询的资源,并提供有关访问和使用的一般信息。

澳大利亚国家档案馆制定优质服务标准:确保网站99%的时间可用;根据《档案法》的要求,在收到访问申请后的90个工作日内(除非期限另有延长)做出访问决定;在30个工作日内响应重新考虑访问决定的请求;在收到付费订单后30个工作日内,在网站上提供已发布供公众访问的纸质记录的数字副本(大小不超过A3);如有需要,会在研究中心检索记录供查阅;在30个工作日内回复有关收藏档案的询问。

研究中心地址和开放时间:在周末和公众假期关闭,但国家宪章展览和堪培拉每天上午9点至下午5点开放(圣诞节除外)。澳大利亚国家档案馆研究中心开放时间一般都较多,每个工作日将记录传送到研究中心,在每天中午12点之前提供所需的记录,在中午12点之后提交的记录请求将在两个工作日(48小时)内提供。虽然大多数记录可在两个工作日内查看,但在记录有特殊保存需求或需求高峰时,可能会有延迟。为带有能够连接无线网络的设备的读者提供免费Wi-Fi接入。研究中心有一套完善的规则,如研究中心礼仪、禁止性规定、保护藏品等。

(作者单位:滁州学院 来稿日期:2021-01-25)

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